Jak zarządzać serią zabiegów rehabilitacyjnych w systemie online?

System rezerwacji pozwala ustawić wizyty cykliczne - terapeuta ustala harmonogram na całą serię za jednym razem (np. 10 sesji co 2-3 dni). Pacjent dostaje przypomnienie przed każdą wizytą z serii.

Czy system rezerwacji obsługuje różne czasy trwania sesji fizjoterapii?

Tak - każdą usługę konfiguruje się osobno z innym czasem trwania. Wstępna ocena funkcjonalna to 60-75 minut, sesja terapeutyczna 30-60 minut, a przerwę po wizycie wlicza się w czas trwania każdej usługi.

Ile kosztuje brak systemu przypominającego o wizytach w fizjoterapii?

Przy sesji za 130 zł każde 10 nieobecności w miesiącu to 1300 zł straconych przychodów. Jedno przypomnienie SMS lub e-mail przed wizytą pomaga ograniczyć odwołania w ostatniej chwili.

Fizjoterapia i rehabilitacja - rezerwacje online (poradnik)

Q: Ile czasu oszczędza fizjoterapeuta dzięki systemowi online?

Przyjmijmy, że terapeuta traci 2 godziny tygodniowo na telefony i wpisywanie terminów. Gdy pacjenci rezerwują sami i podają dane przy rejestracji, większość tej pracy znika z jego dnia.

Przyjmijmy, że Adam prowadzi gabinet rehabilitacji z drugim fizjoterapeutą. Jego pacjentka, pani Ewa po artroskopii kolana, ma plan 12 wizyt po 60 minut, dwa razy w tygodniu: terapia manualna, kinezyterapia i USG terapeutyczne. Sesja kosztuje 130 zł, razem 1560 zł, a pacjentka płaci prywatnie. Adam nie oddzwania po każdej wizycie, żeby ustalić następny termin: wpisuje całą serię od razu, a w kartotece widzi 4 wizyty odbyte i 8 przed nią.

Specyfika fizjoterapii - co odróżnia ją od innych gabinetów

Gabinet fizjoterapii ma cechy, które komplikują grafik. Czas sesji jest zróżnicowany: wstępna ocena funkcjonalna trwa zwykle 60-75 minut, a sesja terapeutyczna 30, 45 lub 60 minut, zależnie od etapu rehabilitacji. Pacjenci wracają regularnie i chcą stałej godziny, stałego terapeuty i tej samej sali zabiegowej, inaczej niż przy jednorazowej wizycie u internisty.

Do tego dochodzi sprzęt. Stół do masażu, urządzenie do elektroterapii i kabina do hydroterapii obsługują po jednym pacjencie naraz, więc system musi pilnować ich dostępności. W Terminarz24 sprzęt i sale są zasobami bez limitu i nie zużywają puli stanowisk.

Wreszcie kontekst medyczny. Pacjent po endoprotezoplastyce biodra potrzebuje innego podejścia niż sportowiec z naciągniętym mięśniem, więc opis urazu warto zebrać już przy rejestracji online. Dane o zdrowiu to szczególne kategorie danych w RODO: gabinet zbiera tylko dane niezbędne do terapii, zgodnie z zasadą minimalizacji danych RODO.

Cykl wizyt - jak zarządzać seriami zabiegów

W rehabilitacji standardem jest leczenie seriami: 10 sesji krioterapii, 8 sesji masażu leczniczego albo 6 tygodni ćwiczeń pod okiem fizjoterapeuty. Przyjmijmy serię 10 sesji krioterapii po 100 zł, czyli 1000 zł za kurację. Umawianie takiej serii telefonicznie oznacza, że pacjent dzwoni przed każdą wizytą, a terapeuta musi pamiętać, gdzie skończyła się poprzednia.

Najwygodniejsze są wizyty cykliczne: terapeuta ustala harmonogram na całą serię za jednym razem, a pacjent dostaje przypomnienie przed każdą wizytą. Gdy pacjent odwoła jedną sesję, gabinet przesuwa ją na inny termin z kalendarza. Historia wizyt w kartotece pacjenta pokazuje, ile sesji z 10 zaplanowanych już się odbyło, więc nikt nie przeszukuje notatek.

Różni terapeuci i różne usługi - jak to skonfigurować

Gabinet z 3 terapeutami oferuje zwykle kilkanaście usług, a każdy specjalista ma inne kwalifikacje: jeden prowadzi terapię manualną kręgosłupa, drugi pracuje z neurologią, trzeci z terapią sportową.

Konfiguracja ma dwa poziomy. Pierwszy to definicja usług: czas trwania, opis i cena. Drugi to przypisanie usług do terapeutów przez specjalizacje pracowników. Pacjent, który chce kinesiotaping, widzi tylko terapeutów wykonujących tę usługę, a system filtruje dostępność przy rezerwacji online.

Przerwę po intensywnej terapii manualnej wliczasz w czas usługi: 45 minut sesji plus 15 minut na umycie rąk, notatkę z przebiegu i przygotowanie gabinetu daje usługę na 60 minut.

Przypomnienia dla pacjentów o kolejnej sesji

Odwołania z krótkim wyprzedzeniem są w fizjoterapii kosztowne, bo sesji zwolnionej z dnia na dzień rzadko da się obsadzić nowym pacjentem. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 typowy odsetek nieobecności to 15-25%, a po włączeniu przypomnień spada o około 25-40%. Przyjmijmy gabinet z 200 wizytami w miesiącu po 130 zł: przy 15% nieobecności to 30 wizyt, czyli 3900 zł.

Przypomnienie SMS lub e-mail jest jedno na wizytę. Domyślnie wychodzi 24 godziny przed terminem, ale gabinet ustawia czas od 1 godziny do 30 dni.

Gdy gabinet włączy opcjonalny link do odwołania w SMS, pani Ewa sama przełoży czwartkową sesję na piątek, zamiast dzwonić do Adama. Zwolniony termin pomaga obsadzić opcjonalna lista oczekujących, także włączana przez gabinet: powiadamia zapisanych pacjentów e-mailem i SMS-em.

Po zakończeniu serii warto zaproponować wizytę kontrolną. Opcjonalny follow-up, który ustawia gabinet, wysyła SMS lub e-mail po wybranej liczbie dni bez wizyty, domyślnie tylko pacjentom ze zgodą marketingową.

Jak skrócić czas administracji w gabinecie fizjoterapii

Przyjmijmy, że fizjoterapeuta prowadzący własny gabinet traci 2 godziny tygodniowo na telefony z pacjentami i wpisywanie terminów. Gdy pacjenci rezerwują sami, podając imię, numer telefonu, typ wizyty i krótki opis problemu, nie musi niczego przepisywać, bo kartoteka pacjenta powstaje z rezerwacji.

Rezerwacja online domyślnie czeka na akceptację gabinetu, a SMS z potwierdzeniem pacjent dostaje po akceptacji, chyba że gabinet wyłączy ręczne zatwierdzanie. Dzięki SMS-owi z potwierdzeniem pacjenci rzadziej pytają telefonicznie, czy ich wizyta jest potwierdzona.

Terminarz24 jest dedykowany dla gabinetów lekarskich, fizjoterapii i medycyny estetycznej: Terminarz24.pl dla gabinetów medycznych.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.