Wizyty cykliczne - jeden klick, cała seria w kalendarzu

Pani Anna prowadzi firmę sprzątającą w Poznaniu. Stały klient: biuro przy Garbarach, każdy poniedziałek, 12:00, 4 godziny. Wcześniej co tydzień musiała: zadzwonić, ustalić, że tak, ten sam termin, wpisać do papierowego kalendarza. 30 minut tygodniowo na samo umawianie. 26 godzin rocznie tylko na rozmowy z jedną klientką, która zawsze przychodzi w tym samym czasie.

Po wdrożeniu wizyt cyklicznych w Terminarz24: 1 klick - 52 rezerwacje na rok. Klientka ma wszystkie poniedziałki zarezerwowane do końca grudnia. Pani Anna wraca do roboty. To jest cała funkcjonalność serii rezerwacji - automatyzacja powtarzających się slotów dla stałych klientów.

Czym jest seria rezerwacji w praktyce

Wizyta cykliczna nie jest "specjalną" rezerwacją z gwiazdką. To zwykły wpis w kalendarzu, tyle że tworzony seryjnie. Ustawiasz parametry raz: usługa, pracownik, godzina, interwał (co tydzień / co 2 tygodnie / co miesiąc / custom), liczba powtórzeń lub data końcowa. System generuje N rezerwacji w jednej transakcji.

Typowe wzorce, które widzimy u klientów Terminarz24:

• Firma sprzątająca: stały klient, raz w tygodniu, 12 miesięcy = 52 wizyty z jednego ustawienia.
• Fizjoterapeuta: seria rehabilitacji 10 sesji w 5 tygodni (2 razy w tygodniu).
• Trener personalny: 3 razy w tygodniu przez 3 miesiące = 36 sesji.
• Warsztat samochodowy: serwis okresowy co 6 miesięcy (cykl 24-miesięczny = 4 wizyty).
• Salon kosmetyczny: koloryzacja co 4 tygodnie + manicure co 2 tygodnie, dwie równoległe serie u tej samej klientki.

Każda wizyta z serii jest pełnoprawną rezerwacją: ma swój ID, powiadomienie SMS na 24 godziny przed, możliwość indywidualnej modyfikacji i wpis w Google Calendar pracownika.

Modyfikacja serii - 3 tryby edycji

Stałość terminu to ideał, rzeczywistość jest mniej grzeczna. Klient wyjeżdża na urlop, dziecko ma zawody, ulubiona stylistka zachorowała. Edycja serii w Terminarz24 ma 3 tryby:

Pojedyncza wizyta. Klikasz konkretny slot, przesuwasz na inny termin albo odwołujesz. Reszta serii zostaje. Klasyczny przypadek: pani Kasia w tym tygodniu nie może we wtorek 18:00, przesuwa na czwartek 17:00. Pozostałe 23 wtorki bez zmian.

Od określonej daty. Klient wraca z urlopu 1 września - zmieniasz godzinę całej serii od tej daty (np. z 16:00 na 18:00 bo wraca do pracy na nową zmianę). Wszystkie sloty przed 1 września zostają, wszystkie po - dostają nową godzinę.

Cała seria. Klient przeprowadza się do innego miasta, kończycie współpracę. Anulujesz całą serię jednym ruchem. Albo zmieniasz pracownika obsługującego - cała seria przepisuje się na nowego.

Dodatkowo: pauzowanie serii. Klient bierze 6 tygodni urlopu - zamiast odwoływać 6 wizyt, klikasz "pauza" z datą wznowienia. System pomija wszystkie wpisy w tym oknie i automatycznie wraca po terminie.

Konflikt slotów - auto-rebook czy flaga

Najczęstsza pułapka cyklicznych wizyt: pracownik wpisuje urlop dwa miesiące po stworzeniu serii. 3 z 24 zaplanowanych wizyt nagle nakładają się na nieobecność. Co robi system?

Masz 2 polityki do wyboru w ustawieniach firmy:

Auto-rebook. System próbuje przesunąć konfliktujący slot na najbliższy wolny w tym samym tygodniu (np. czwartek zamiast wtorku, jeśli wtorek nakłada się na urlop). Klient dostaje SMS z propozycją nowego terminu i linkiem potwierdzającym.

Flagowanie do ręcznego rozwiązania. Konflikt zostaje wyświetlony w panelu, slot oznaczony jako "wymaga uwagi". Ty decydujesz: przesunąć, odwołać, dać klientowi 3 opcje przez SMS. Standardowo dla salonów medycznych i fizjoterapii, gdzie nie każdy slot jest zamienny.

Konflikt nie psuje całej serii - tylko ten jeden slot wymaga akcji.

Sync z Google Calendar - cała seria w grafiku pracownika

Każda wizyta z serii automatycznie synchronizuje się z Google Calendar pracownika obsługującego (dwukierunkowy sync OAuth 2.0). Jeśli ustawiasz serię 24 wizyt dla mechanika Marka, w jego Google Calendar pojawi się 24 wpisów rozłożonych na 6 miesięcy. Marek widzi je w telefonie razem z prywatnymi sprawami.

Działa to w drugą stronę: jeśli Marek wpisze w Google Calendar "Dentysta, środa 15:00" - ten slot zostaje zablokowany w Terminarz24 i jeśli wypada w nim cykliczna wizyta, system wyświetla konflikt do rozwiązania. To samo dotyczy urlopów wpisywanych bezpośrednio w Google Calendar - blokują sloty serii bez konieczności logowania do panelu.

Drobne triki, które zmieniają sposób korzystania

Łączenie serii z pakietami usług. Klient kupuje karnet 10 wejść na masaż. Tworzysz serię 10 wizyt co tydzień i przypisujesz karnet. Każda zrealizowana wizyta odejmuje 1 wejście automatycznie. Klient nie płaci osobno za każdą sesję - rozliczenie jest w karnecie kupowanym z góry (płatność na miejscu albo wcześniej, ale poza systemem rezerwacji).

Pre-fill z bazy klientów. Klient, który ma już cykliczną wizytę, dostaje propozycję przedłużenia serii 4 tygodnie przed jej końcem. Klikasz "przedłuż o 6 miesięcy" - kolejne 24 wizyty trafiają do grafiku.

Aktywna propozycja cykliczności. System wykrywa klientów, którzy 3 razy z rzędu rezerwowali w podobnym odstępie (np. co 4 tygodnie manicure). Wyświetla sugestię: "ten klient pasuje do cyklicznego ustawienia". Akceptujesz - 12 wizyt na rok jednym kliknięciem.

Statystyki realizacji. Z modułu statystyk wyciągniesz: ile serii aktywnych w firmie, jaki procent slotów cyklicznych jest realizowany (nie odwoływany), które serie generują najwięcej no-show. Jeśli konkretny klient odwołuje co drugi slot - sygnał, że interwał jest źle dobrany.

Wizyty cykliczne i stabilność przychodów

Stały klient na 12-miesięcznej serii to przewidywalny przychód, którego nie musisz pozyskiwać. Pani Anna z firmą sprzątającą ma 8 takich klientów - 8 serii po 52 wizyty, łącznie 416 zarezerwowanych slotów na rok. Każdy slot to konkretna kwota, którą zna z wyprzedzeniem.

To nie zastępuje pozyskiwania nowych klientów, ale daje solidną bazę. Mechanik z warsztatu samochodowego, który ma 30 klientów z cyklicznymi przeglądami co 12 miesięcy, wie z wyprzedzeniem, że w marcu i wrześniu ma po 15 zarezerwowanych slotów na przegląd. Reszta to nowi klienci i wymiany losowe.

Cena i dostępność funkcji

Wizyty cykliczne są dostępne od planu Solo (19 zł netto/mies za jednego pracownika z limitem 200 rezerwacji/mies). W planie Starter (9 zł) tworzysz pojedyncze rezerwacje. Pełna drabinka cennika:

• 0 zł - plan Free (20 rezerwacji/mies, bez cyklicznych)
• 9-29 zł - jeden pracownik z różnymi limitami rezerwacji (Starter / Solo / Solo Max)
• 39-69 zł - 2-5 stanowisk (plan Team)
• od 79 zł - 6+ stanowisk bez limitu rezerwacji (plan Enterprise)

Wszystkie ceny netto, miesięcznie, cykl roczny.

Zacznij od stałych klientów, którzy już są

Najszybszy efekt: weź listę 10-20 klientów, którzy w ostatnich 6 miesiącach przyszli do Ciebie co najmniej 3 razy w podobnym odstępie. Zaproponuj im cykliczną rezerwację na ten sam termin. Większość się zgodzi - oszczędza im to czas i gwarantuje ulubioną godzinę.

Terminarz24.pl dla firm usługowych ma wizyty cykliczne w standardzie od planu Solo. Możesz przetestować na planie Free, a serię uruchomić od pierwszego płatnego abonamentu - zarejestruj się bezpłatnie.