Kalendarz rezerwacji z zaliczką - jak to połączyć?

Przyjmijmy, że Kamil prowadzi warsztat motocyklowy: on i jeden mechanik. Klienci umawiają się przez Messenger i telefon, a w piątki 4 z 12 terminów zostaje pustych, bo część osób po prostu nie przyjeżdża. Przy średnim zleceniu za 400 zł to 1600 zł mniej w każdy taki piątek.

Przy wymianie sprzęgła w Kawasaki Z650 za 800 zł warsztat może wymagać zaliczki 240 zł: klient wpłaca ją BLIK-iem na telefon warsztatu zaraz po rezerwacji na piątek 16:00, a Kamil oznacza ją w panelu jako wpłaconą.

Problem, który kosztuje Cię tysiące złotych miesięcznie

Nieobecności bez uprzedzenia (no-show) to codzienność firm usługowych. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 typowy odsetek nieobecności to 15-25%. Przy 25 wizytach dziennie, 22 dniach pracy i średniej wartości usługi 120 zł nawet dolna granica tego przedziału to około 9 900 zł miesięcznie utraconego przychodu.

Zaliczka zmienia dynamikę: klient, który wpłacił nawet symboliczną kwotę, przychodzi albo odwołuje z wyprzedzeniem, bo chce odzyskać pieniądze. Pieniądze wydane z góry działają jak koszt utopiony, więc ten, kto wpłacił 50 zł na zabieg za 200 zł, rezygnuje trudniej niż ten, który nic nie wydał.

Jak działa kalendarz rezerwacji z zaliczką?

Proces z perspektywy klienta trwa 2-3 minuty. Wybiera usługę, widzi wolne terminy u konkretnych pracowników, wybiera termin i w podsumowaniu widzi kwotę zaliczki, jeśli usługa jej wymaga. Rezerwacja trafia do grafiku: domyślnie czeka na Twoje potwierdzenie, a po wyłączeniu ręcznego zatwierdzania jest potwierdzona od razu. Zaliczkę klient wpłaca tak, jak opisałeś w regulaminie: przelewem, BLIK-iem na telefon firmowy albo na miejscu.

W systemie rezerwacji online zaliczka jest opcją przy usłudze: włączasz ją osobno dla każdej usługi, jako kwotę stałą albo procent ceny. Droższe zabiegi mogą ją wymagać, szybkie wizyty nie muszą. Rezerwacja pojawia się w kalendarzu rezerwacji ze statusem zaliczki, który zmieniasz ręcznie: oczekuje, wpłacona, zwrócona albo przepadła. Kamil rano sprawdza przelewy i BLIK-i, odznacza wpłaty w panelu i od razu widzi, które piątkowe terminy są zabezpieczone.

Terminarz24 nie przyjmuje płatności za wizyty, nie widzi wpłat i nie jest zintegrowany z żadną bramką dla płatności Twoich klientów. Jeśli chcesz pobierać zaliczki kartą, możesz sam założyć konto u operatora płatności i wysyłać klientom link do wpłaty, a status w panelu oznaczać ręcznie.

Zaliczka czy pełna płatność - co wybrać?

To zależy od branży i wartości usług. Zaliczka równa całej cenie sprawdza się przy usługach o stałej, znanej cenie, np. strzyżenie, manicure czy przegląd okresowy, a także przy zajęciach grupowych i zabiegach z drogimi materiałami, jak ampułki w gabinecie kosmetycznym. Zaliczka częściowa pasuje do usług o cenie zależnej od zakresu pracy (diagnostyka samochodu, konsultacja), do droższych zabiegów, przy których pełna przedpłata odstraszałaby klientów, i do nowych klientów, którzy jeszcze nie znają firmy.

Przedpłata bywa zbędna, gdy bazę stanowią głównie stali bywalcy albo gdy wizyta kosztuje poniżej 50 zł. Im wyższa wartość usługi, tym bardziej zaliczka się opłaca.

Co z anulowaniami, zwrotami i fakturowaniem?

Obawa „a co, jeśli klient zapłaci i odwoła?” dotyczy sytuacji, która jest dla Ciebie korzystna: klient odwołujący z wyprzedzeniem daje czas na zapełnienie luki, a to lepsze niż klient, który po prostu nie przychodzi.

Przykładowa polityka w warsztacie Kamila: odwołanie na 24 godziny przed wizytą lub wcześniej to zwrot całej zaliczki, odwołanie w ostatnich godzinach to potrącenie zapisane w regulaminie. Zwykła zaliczka podlega zwrotowi, więc zatrzymanie jej części wymaga podstawy w regulaminie, a przepada tylko zadatek. Nazwij wpłatę w regulaminie jednoznacznie, bo zaliczka i zadatek to różne pojęcia prawne.

Zwrot robisz tą samą drogą, którą przyszła wpłata, a w panelu oznaczasz zaliczkę jako zwróconą. Paragon albo fakturę wystawiasz w swoim programie księgowym lub na kasie fiskalnej, tak samo jak za pozostałe wpłaty.

Zaufanie klienta i zgodność z RODO

Klient musi wiedzieć, za co i na jakich zasadach płaci. Kwotę zaliczki widzi w podsumowaniu rezerwacji, więc nie dowiaduje się o niej z telefonu. Politykę zwrotów podaj w regulaminie akceptowanym przy rezerwacji, a numer rachunku lub telefonu do BLIK-a trzymaj stały, bez zmieniania go co miesiąc. Status zaliczki widzisz w rezerwacji, a historię wizyt i nieobecności w kartotece klienta.

Dane rezerwacji Terminarz24 przetwarza jako procesor na podstawie umowy powierzenia, a Ty pozostajesz administratorem danych zgodnie z RODO. To, jak rezerwacja online wypada na tle telefonicznej, opisuje porównanie obu sposobów.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych, od jednoosobowej działalności po zespoły z kilkunastoma stanowiskami. Jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji (Starter 9 zł / Solo 18 zł / Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy.

Przetestuj za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.