E-rejestracja pacjentów - jak przejść na system online?

Poniedziałkowy ranek w gabinecie dr Anny. Telefon dzwoni co kilka minut, bo pacjenci chcą umówić wizytę na ten tydzień. Elżbieta, rejestratorka, odbiera, odwiesza, wpisuje termin ręcznie do kalendarza, a za chwilę dzwoni następna osoba. Tymczasem przy okienku czeka kolejka po wyniki badań. Do południa Elżbieta odbiera 18 telefonów w sprawie wizyt, a 6 osób rozłącza się przy zajętej linii i już nie oddzwania.

Problem z telefoniczną rejestracją - ile czasu marnujesz

Przyjmijmy, że rozmowa telefoniczna z pacjentem dotycząca rejestracji trwa 3-7 minut. Przy 30 telefonach dziennie to od 1,5 do 3,5 godziny spędzone wyłącznie na umawianiu wizyt - bez żadnej wartości medycznej. Przy 3 lekarzach i 50-80 wizytach dziennie takich telefonów może być nawet 60-120, a to obciążenie na miarę dwóch etatów recepcji.

Dochodzi do tego problem dostępności. Pacjent dzwoni o 18:30, gdy gabinet jest już zamknięty. Nie może umówić wizyty, więc odkłada ją na później - albo w ogóle rezygnuje. W gabinetach, które polegają wyłącznie na telefonie, część pacjentów nie wraca po nieudanej próbie rejestracji. Przyjmijmy, że to 5 wizyt tygodniowo po 200 zł: wychodzi 1000 zł tygodniowo, czyli kilka tysięcy złotych miesięcznie.

Telefoniczna rejestracja generuje też błędy: źle zapisane imię, zła godzina, pominięta informacja o typie usługi. Każda pomyłka to stres i dodatkowy telefon z wyjaśnieniami.

Co zyska gabinet po przejściu na e-rejestrację

Gabinet po przejściu na e-rejestrację odzyskuje część czasu recepcji. Elżbieta może go poświęcić na obsługę pacjentów przy okienku, porządkowanie dokumentacji medycznej (to dane o zdrowiu, więc RODO wymaga tu szczególnej staranności) albo przygotowanie gabinetów.

Pacjenci rejestrują się samodzielnie: w nocy, w weekend, w przerwie w pracy, bez kolejki telefonicznej i sygnału zajęte. System pokazuje wolne terminy z grafiku lekarza, a po rezerwacji wysyła potwierdzenie SMS lub e-mail; domyślnie rezerwację zatwierdza gabinet, ale możesz wyłączyć ręczne zatwierdzanie. Przed wizytą system wysyła jedno przypomnienie, a jego czas ustawia gabinet od 1 godz. do 30 dni, domyślnie 24 godziny. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 odsetek nieobecności spada wtedy o około 25-40%. Przy konsultacji specjalistycznej za 200-300 zł i USG za 150-400 zł każda odzyskana wizyta to konkretna kwota, której nie trzeba szukać u nowych pacjentów.

Gabinet zyskuje też statystyki rezerwacji: liczbę wizyt w miesiącu i obłożenie lekarzy, co pomaga układać grafik.

Jak wdrożyć e-rejestrację w 3 krokach

Najpierw wybierz system, który obsługuje kalendarze wielu lekarzy lub specjalistów, pozwala ustawić rodzaje wizyt z różnym czasem trwania i wysyła powiadomienia. W Terminarz24 gabinet dostaje wizytówkę online z formularzem rezerwacji pod adresem nazwa-gabinetu.terminarz24.pl, którą konfigurujesz bez programisty.

Potem skonfiguruj usługi i grafik. Zdefiniuj usługi, np. wizyta ogólna 15 min, konsultacja specjalistyczna 45 min i badanie profilaktyczne 30 min. Dostępność wynika z grafiku lekarza, więc ustaw godziny przyjęć i przerwy, a system pokaże pacjentom tylko faktycznie wolne terminy.

Na końcu uruchom system i przetestuj go. Przez pierwszy tydzień prowadź równolegle rejestrację telefoniczną i online, zapytaj pacjentów o opinie i sprawdź, czy grafik się nie nakłada. Po tygodniu możesz ograniczyć rejestrację telefoniczną do minimum i zachować ją dla sytuacji pilnych.

Jak poinformować pacjentów o nowym systemie

Pacjenci przyzwyczajeni do telefonu potrzebują wyraźnego sygnału, że mogą się już rejestrować online.

Sprawdzone metody informowania:

• Karteczka przy okienku rejestracji z adresem e-rejestracji
• Komunikat na automatycznej sekretarce: „Zapraszamy do rejestracji online pod adresem..."
• Adres e-rejestracji w profilu gabinetu w Google
• SMS do stałych pacjentów z krótką informacją o nowej możliwości

Nie zakładaj, że pacjenci sami to odkryją. Szczególnie starsze osoby mogą potrzebować krótkiej instrukcji - wystarczy wydrukowany schemat w 3 punktach: wejdź na stronę, wybierz termin, wpisz dane.

Ważne: nie rezygnuj z telefonu całkowicie. Zawsze zostaw opcję dla pacjentów, którzy nie korzystają z internetu - ale ustaw automatyczną sekretarkę poza godzinami pracy, żeby przekierowywała do rejestracji online.

Czy pacjenci w Polsce korzystają z rezerwacji online?

Tak, zwłaszcza osoby pracujące, które nie mogą dzwonić w godzinach pracy gabinetu. Wielu pacjentów korzystało już z teleporady lub e-rejestracji i oczekuje podobnej wygody u prywatnego lekarza, a nie wszyscy chcą czekać na wolną linię.

Gabinety, które opierają się wyłącznie na telefonie, ryzykują utratę pacjentów na rzecz konkurencji, w tym sieci medycznych z rozbudowanymi systemami online. Różnice względem ZnanyLekarz opisuje porównanie. Prywatny gabinet ma jedną przewagę: może być bardziej elastyczny i szybszy we wdrożeniu niż duże przychodnie.

Terminarz24 jest dedykowany dla gabinetów lekarskich, fizjoterapii i medycyny estetycznej: Terminarz24.pl dla gabinetów medycznych.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.