Z zeszytu do systemu online: 5 etapów migracji klientów

Przyjmijmy, że właścicielka salonu kosmetycznego od 8 lat prowadzi wizyty w zeszycie A4 w twardej oprawie, z długopisem na sznurku przy recepcji. We wrześniu zalewa go kawa: dwa tygodnie wizyt rozmazane, telefony do klientek po pamięci, trzy osoby nie przychodzą w terminie, bo „ja mówiłam wtorek, nie czwartek”. Strata to około 1400 zł i kilka stałych klientek, które przechodzą do konkurencji.

W firmie prowadzącej zeszyt taka sytuacja to kwestia czasu, nie pecha. Do tego dochodzą godziny tygodniowo na ręczne przepisywanie terminów, telefony „czy mam dzisiaj wizytę?” i nieobecności, bo nikt nie wysyła przypomnień; z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 typowy odsetek nieobecności to 15-25%.

System online daje jedno automatyczne przypomnienie SMS w czasie ustawionym przez firmę, historię wizyt klienta i rezerwacje 24 godziny na dobę: klient umawia się w 30 sekund, nawet o 22:00 z kanapy. Jest też argument, o którym rzadko myśli się przy zeszycie: RODO. Papierowy spis z imieniem, nazwiskiem, telefonem i historią usług to zbiór danych osobowych, a w razie kontroli musisz wykazać, jak go zabezpieczasz i kto ma do niego dostęp. System z kontami pracowników ułatwia wykazanie, kto ma dostęp do danych, ale obowiązki administratora zostają po Twojej stronie.

Etap 1: Audyt obecnych danych (1 dzień)

Zanim zaczniesz przenosić dane, sprawdź, co masz w zeszycie. W naszym przykładzie przegląd daje 412 wpisów z ostatnich 6 miesięcy, ale aktywnych klientek, czyli takich, które były co najmniej dwa razy, jest tylko 87. Reszta to pojedyncze wizyty, telefony znajomych „wpisz mnie na piątek” i 23 wpisy bez numeru telefonu.

Policz aktywnych klientów, wypisz dane, które zapisujesz (imię, telefon, e-mail, usługa, uwagi), i sprawdź, czy masz numery telefonów stałych klientów, bo będą potrzebne do SMS-ów. Nie próbuj przenosić wszystkiego: przy usłudze za 80-300 zł nie opłaca się tracić godziny na przepisywanie kontaktu, który nie wróci, a dane nieaktywnych klientów niepotrzebnie zaśmiecą bazę.

Etap 2: Wybór i konfiguracja systemu (1 dzień)

Wybierz system pasujący do branży i skali, z prostą obsługą i bazą klientów z historią wizyt; pomoże w tym przewodnik po systemach rezerwacji online. Terminarz24 ma plan Free na 1 stanowisko, 40 rezerwacji miesięcznie, 100 klientów i 10 usług, więc 87 aktywnych klientek z przykładu mieści się w nim bez opłat.

Na start skonfiguruj listę usług z cenami i czasem trwania, godziny pracy firmy i pracowników (grafik pracownika wyznacza dostępne terminy), kalendarz rezerwacji z podziałem na stanowiska oraz powiadomienia SMS i e-mail.

Etap 3: Stopniowe przenoszenie danych klientów (3 dni)

W Terminarz24 klientów dodajesz ręcznie w panelu, więc zacznij od „złotej listy”, czyli garstki stałych klientów, która robi większość wizyt:

1. Dzień 1: 10-15 najczęstszych klientów z pełnymi danymi (imię, nazwisko, telefon, e-mail, notatki).
2. Dzień 2: kolejne 20-30 osób z ostatnich 3 miesięcy.
3. Dzień 3: pozostali aktywni klienci.

Dla każdego uzupełnij kartotekę, bo im więcej informacji przeniesiesz teraz, tym mniej będziesz szukać w zeszycie. W przykładzie 87 aktywnych klientek zajmuje 4 godziny przez 3 wieczory, czyli około 22 wpisy na godzinę. Przy okazji popraw literówki w nazwiskach i nieaktualne numery. Zbierz też zgody marketingowe na SMS i e-mail: RODO wymaga osobnej zgody na komunikację marketingową, a „była już u mnie 3 razy” to za mało.

Etap 4: Szkolenie zespołu (1 dzień)

Nawet najlepszy system nie zadziała, jeśli pracownicy wrócą do zeszytu. Pokaż na żywo (30 minut), jak wygląda kalendarz, jak dodać wizytę ręcznie i jak sprawdzić dane klienta, a potem niech każdy pracownik samodzielnie doda 5 rezerwacji, prawdziwych lub testowych. Następnego dnia zespół pracuje normalnie na systemie, a Ty zbierasz pytania. Na ten czas obowiązuje jedna zasada: od dnia szkolenia każda nowa rezerwacja idzie do systemu, nawet jeśli ktoś zapisuje ją jeszcze w zeszycie.

Etap 5: Praca równoległa i odcięcie zeszytu (2 tygodnie)

Nie wyrzucaj zeszytu od razu. W 1. tygodniu nowe rezerwacje trafiają tylko do systemu, a zeszyt służy do odczytu starych danych. W 2. tygodniu system jest głównym narzędziem, a zeszyt leży w szufladzie na wszelki wypadek. Jeśli przez ostatnie 3 dni nikt po niego nie sięgnął, migracja się udała i zeszyt idzie do archiwum. W przykładzie następuje to w 11. dniu: właścicielka wpisuje w wyszukiwarkę systemu nazwisko klientki i znajduje pełną historię 4 wcześniejszych wizyt z notatką „alergia na olejek lawendowy”.

Najczęściej pojawiają się trzy obawy. „A jak padnie internet?” System działa w chmurze, więc obsłużysz go z telefonu przez sieć komórkową. „Moi klienci nie korzystają z internetu”: nie muszą, bo rezerwujesz za nich w panelu, a oni dostają SMS z przypomnieniem. „A co z RODO?” Dane stałych klientów przetwarzasz na podstawie wykonania umowy, a na kampanie SMS potrzebujesz osobnej zgody.

Całość to około tygodnia pracy plus 2 tygodnie pracy równoległej. Zwraca się już po pierwszym kliencie, którego dzięki SMS-owi nie tracisz na no-show.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych. Poza planem Free jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji, 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk wycena jest indywidualna, przez formularz kontaktowy.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.