Akademia tańca i sportu dla dzieci: jak zarządzać zapisami?

Dominika prowadzi akademię tańca dziecięcego: balet, hip-hop, akrobatyka, 8 grup wiekowych, 95 dzieci. W pierwszym tygodniu września, jeszcze przy papierze i telefonie, dostała SMS od mamy 6-letniej Lenki: "Czy jest jeszcze miejsce na hip-hop?". Odpisała, że tak, przyjęła pierwszą składkę 180 zł BLIKiem na telefon i dopisała Lenkę do zeszytu. Dwa dni później okazało się, że grupa hip-hop dla maluchów jest pełna od poprzedniego tygodnia, bo nikt nie odnotował tego w trzech zeszytach. Skończyło się zwrotem 180 zł, rozczarowaną dziewczynką i mamą, która chodziła do akademii od dwóch lat.

Gdyby rodzic widział na stronie akademii grafik z dostępnością "Hip-hop 6-8 lat: 1 wolne miejsce" i sam zapisywał dziecko online, ta sytuacja nie miałaby miejsca. Lenka trafiłaby do akrobatyki dziecięcej, mama dostałaby potwierdzenie z terminami, a Dominika nie traciłaby pół dnia na tłumaczenie.

Specyfika zajęć dla dzieci - rodzic jako klient

W akademii tańca klientem jest rodzic, a uczestnikiem dziecko. To ma konsekwencje dla komunikacji i prawa: RODO wymaga zgody opiekuna prawnego na przetwarzanie danych dziecka poniżej 16 lat, więc to rodzic zakłada konto, akceptuje regulamin i podpisuje zgody na fotografowanie pokazów czy publikację wyników.

Rodzic decyduje, płaci, odwołuje zajęcia, gdy dziecko choruje, i denerwuje się, gdy nie dostaje informacji o zmianach. Nie siedzi jednak na sali, więc nie wie, co się działo i czy dziecko było zadowolone.

Dobry system uwzględnia to: wiadomości i przypomnienia trafiają do rodzica, a w kartotece dziecka są imię, wiek, grupa, alergie i kontakt awaryjny do drugiego opiekuna. Dane o zdrowiu są wrażliwe, więc zapisuj tylko to, co potrzebne do bezpiecznych zajęć (zasada minimalizacji danych w RODO).

Grupy wiekowe i poziomy zaawansowania

Akademia rzadko prowadzi jedną jednorodną grupę. Przyjmijmy podział: krasnale 4-6 lat (balet), maluchy 7-9 lat (hip-hop, akrobatyka), juniorzy 10-12 lat i nastolatki 13-16 lat. To 8 grup po 10-15 dzieci, każda z innym dniem tygodnia, salą i instruktorem. W grupie krasnali pomaga na zajęciach nastolatka w ramach mentoringu rówieśniczego: pilnuje, żeby maluchy nie wychodziły z kółka, a instruktor może prowadzić zajęcia.

Zarządzanie tym w trzech zeszytach i grupie WhatsApp szybko robi się chaosem. Kiedy instruktor zachoruje w środę rano, a akrobatyka maluchów jest o 17:00, musisz w 2 minuty powiadomić 15 rodziców tej grupy, nie wszystkich 95, zamiast szukać listy telefonów i dzwonić po kolei.

System zapisów powinien pozwalać na:

• przypisanie grupy do sali i instruktora
• przestawianie zajęć bez rozjeżdżania się danych
• widok tygodniowy i miesięczny dla każdej grupy osobno
• listę oczekujących, gdy grupa się zapełni (limit 15 dzieci na salę)

Zapisy sezonowe i semestry - rok szkolny IX-VI

Akademie działają sezonami: rok szkolny IX-VI to 10 miesięcy zajęć w dwóch semestrach po 5 miesięcy. Rekrutacja trwa we wrześniu i w lutym, a między sezonami są wakacje albo półkolonie taneczne.

Rekrutację otwierasz 2-4 tygodnie przed startem. Rodzic zapisuje dziecko online, podaje imię, wiek, grupę, alergie i kontakt awaryjny, akceptuje zgodę RODO w imieniu dziecka i widzi kwotę zaliczki do przelania na konto akademii. Zaliczka jest opcjonalna, włącza ją firma przy usłudze; wpłata odbywa się poza systemem (przelew, BLIK na telefon), a status zaliczki (oczekuje, wpłacona, zwrócona, przepadła) oznacza obsługa w panelu.

Gdy grupa zapełni się do 15 dzieci, kolejne osoby mogą trafić na listę oczekujących. To opcja, którą włącza firma: po zwolnieniu miejsca system powiadamia oczekujących e-mailem i SMS-em. Bez niej łatwo przeładować salę, a dwoje dzieci więcej na balecie oznacza, że instruktor nie poprowadzi zajęć bezpiecznie.

Stałych uczestników poproś przed sezonem o potwierdzenie udziału we wrześniu, np. z rabatem za opłacenie całego roku z góry (przyjmijmy 10%). Dzięki temu wiesz, ile miejsc zwolni się dla nowych dzieci. W Terminarz24 zapisy na kursy i zajęcia grupowe łączysz z kalendarzem instruktora dla każdej grupy.

Komunikacja z rodzicami - zmiany grafiku, odwołania

Brak informacji o zmianie terminu to częsty powód rezygnacji z akademii. Nie dlatego, że nie podoba się program, tylko dlatego, że "nie wiedzieli, że nie ma zajęć i dziecko stało godzinę pod zamkniętymi drzwiami".

O odwołaniu zajęć, zmianie sali czy instruktora powiadom rodziców konkretnej grupy zaraz po decyzji, a nie "jutro przy okazji". Przypomnienie przed zajęciami wysyła system: jedno na wizytę, a czas ustawia firma od 1 godz. do 30 dni, domyślnie 24 godziny przed, co jest szczególnie ważne po feriach i chorobie dziecka. Konfiguracja powiadomień SMS i e-mail zajmuje chwilę, a koszt SMS-a to 0,12-0,18 zł netto zależnie od pakietu. Ważne komunikaty kieruj do rodzica, bo informacja przekazana dziecku na zajęciach często się gubi.

Płatności miesięczne i roczne - jak je ustawić

Rozliczenia w akademiach dziecięcych to pole minowe. Przyjmijmy cennik: zajęcia 1x w tygodniu (60 min) to 150-220 zł miesięcznie, 2x w tygodniu 280-380 zł. Rodzice płacący z góry za cały rok IX-VI mogą dostać rabat, a akademia zyskuje przewidywalne przychody.

Przy 95 dzieciach 10. dnia miesiąca przychodzi lawina pytań: "czy już zapłaciłam?", "ile za marzec, bo Lenka chorowała przez tydzień?". Pomaga stała reguła: składka zawsze do 10., przelewem na jeden numer konta z tytułem „imię dziecka + miesiąc”. Składki, w przeciwieństwie do zaliczki, rozliczasz poza systemem, w jednym arkuszu zamiast w zeszytach, a listy grup z kontaktami do rodziców trzymasz w kartotekach klientów.

Gdy dziecko choruje 2 tygodnie, miejsce nie przepada. Zapisz w regulaminie, czy nieobecność odliczasz od kolejnej składki, czy dziecko może odrobić zajęcia w innej grupie wiekowej o pasującym poziomie. Zapisz też, że po 30 dniach bez wpłaty miejsce zwalnia się dla osoby z listy oczekujących. Brzmi surowo, ale chroni akademię i dzieci, które chcą chodzić regularnie.

Terminarz24 jest dedykowany dla szkół, instruktorów i ośrodków szkoleniowych: Terminarz24.pl dla szkoleń i kursów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.