Korepetycje i kursy - jak zarządzać zapisami i płatnościami?

Przyjmijmy korepetytorkę matematyki, która przygotowuje 14 maturzystów do matury. Wcześniej prowadziła grafik w zeszycie A4 i wieczorami odpowiadała na 30-40 SMS-ów typu "czy wtorek 17:00 wolny?". Teraz ma publiczny kalendarz lekcji online z wolnymi terminami we wtorki i czwartki od 17:00 do 19:00. Uczeń kupuje u niej pakiet 20 godzin za 1600 zł, wpłaca go BLIK-iem na telefon, a ona oznacza wpłatę w panelu. Telefon dzwoni już tylko wtedy, gdy uczeń ma pytanie z matematyki, a nie organizacyjne.

Korepetytorzy i małe szkoły językowe często wciąż zarządzają tym przez telefon, SMS-y i przelew bankowy. To działa, dopóki nie masz więcej niż 8 uczniów jednocześnie.

Problem z zarządzaniem zapisami na kursy

Bolączki nauczycieli i organizatorów kursów są powtarzalne. Uczeń rezerwuje termin SMS-em, a Ty zapominasz go wpisać do kalendarza, więc dwie osoby przychodzą na tę samą godzinę. Płatność za pojedynczą lekcję bez przypomnienia łatwo się przesuwa. Na godzinę przed zajęciami przychodzi wiadomość: "przepraszam, nie mogę dzisiaj".

Przyjmijmy, że korepetytor pracujący 25 godzin tygodniowo traci 3-4 godziny miesięcznie na samą administrację zapisów i rozliczeń. Przy stawce 100 zł za 60 minut lekcji matematyki w liceum to równowartość 300-400 zł utraconego czasu, który mógłby przeznaczyć na nowych uczniów albo odpoczynek.

Rozwiązaniem nie jest kolejny arkusz Google, ale system zapisu na korepetycje i szkolenia, który prowadzi kalendarz i zapisy za Ciebie.

System rezerwacji a rozliczenia za zajęcia

Gdy uczeń albo rodzic wchodzi na publiczny kalendarz, widzi tylko wolne terminy. Wybiera wtorek 18:00, wypełnia dane i rezerwuje, a termin od razu znika z grafiku publicznego, więc podwójne zapisy nie powstają.

Terminarz24 nie przyjmuje płatności od uczniów, więc rozliczasz się poza systemem: za pojedynczą lekcję 100 zł albo pakiet 10 godzin za 900 zł uczeń płaci przelewem, BLIK-iem na telefon albo na miejscu. Przy usłudze możesz włączyć opcjonalny wymóg zaliczki (włącza go firma), a status wpłaty oznaczasz w panelu. Pakiety godzin sprzedajesz w panelu w module pakietów usług, a saldo pakietu uczeń widzi na swoim koncie. Przy kursach grupowych, także tych łączonych z e-learningiem, zaliczka potwierdza zapis, a gdy grupa jest zbyt mała i zajęcia się nie odbywają, zwracasz ją uczestnikom.

Jak obsługiwać odwołania i przełożenia

Politykę odwołań ustal raz, a dobrze. Przykładowy model: bezpłatne odwołanie do 24 godzin przed lekcją, połowa ceny lekcji przy odwołaniu później i brak zwrotu za nieobecność bez zgłoszenia, zwłaszcza przy kursach grupowych, gdzie obecność innych uczestników jest ważna. Przy bezpłatnym odwołaniu termin wraca do publicznej puli i może go zająć ktoś inny, a godzinę zaliczasz uczniowi na poczet kolejnej lekcji.

Opłatę za późne odwołanie rozliczasz sam, a w panelu oznaczasz status zaliczki jako "przepadła". Uczeń może odwołać lub przełożyć wizytę przez link w SMS-ie, ale to opcja, którą włącza firma w ustawieniach. Koniec z wymianą 8 SMS-ów: "czy w środę da się o 17?", "nie, mam fizykę", "to czwartek 18?".

Pakiety zajęć i karnety - jak to ustawić

Sprzedaż pakietów i karnetów stabilizuje przychód. Zamiast opłacać każdą lekcję osobno, uczeń kupuje pakiet 10 lub 20 godzin z góry z niższą ceną za godzinę: 10 godzin za 900 zł zamiast 1000 zł, 20 godzin za 1600 zł zamiast 2000 zł. W edukacji sprawdzają się cztery ustawienia: pakiet 10 lekcji ważny 3 miesiące dla maturzystów, miesięczny abonament na kurs grupowy, karnet na 5 wejść na warsztaty weekendowe i pakiet 20 godzin na rok szkolny. Terminarz24.pl obsługuje te modele bez zewnętrznych narzędzi.

Budowanie lojalności kursantów

Stały uczeń to dobra reklama. Osoba, która chodzi na korepetycje od 6 miesięcy, często przynosi polecenia, a każde to nowy klient bez kosztów akwizycji.

Przypomnienie SMS lub e-mail jest jedno na lekcję, a jego czas ustawia firma od 1 godziny do 30 dni przed zajęciami, domyślnie 24 godziny. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 po włączeniu przypomnień odsetek nieobecności spada o około 25-40%. Uczeń, który nie zapomni, przychodzi, widzi postępy i zostaje.

Tematy omawianych zagadnień i notatki zapisujesz w kartotece ucznia, co daje poczucie ciągłości. Program poleceń możesz prowadzić ręcznie: notatka w kartotece, kto kogo polecił, i zniżka 50 zł przy kolejnym pakiecie.

Terminarz24.pl jest dedykowany dla szkół, instruktorów i ośrodków szkoleniowych: obsługuje zapisy, pakiety lekcji i grafiki wielu lektorów. Zobacz Terminarz24.pl dla szkół i kursów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.