Jak sprzedawać karnety i pakiety zajęć? Zapisy online

Przyjmijmy, że Patrycja prowadzi w Gdyni studio jogi i pilatesu, a w weekendy także kurs e-learningowy dla instruktorów i mentoring dla nowych prowadzących. Karnety zapisuje w zeszycie przy recepcji. W jednym miesiącu przy 6 z 40 aktywnych karnetów uczestniczki twierdzą, że zostało im więcej wejść, niż wskazuje zeszyt, a każda taka rozmowa przed zajęciami trwa około 15 minut. To 90 minut miesięcznie na spory o liczbę wejść. Saldo, które uczestnik sprawdza sam na swoim koncie, takie rozmowy kończy.

Dlaczego karnety są lepsze od płatności za każde wejście

Uczestnik, który zapłacił za 8 wejść, ma powód, żeby z nich skorzystać, bo każde opuszczone zajęcia to wyrzucone pieniądze. Uczestnik płacący za jedno wejście może odpuścić w dowolnej chwili bez poczucia straty.

Dla studia karnet oznacza przychód znany z góry. Przyjmijmy, że 32 z 40 uczestników ma karnet miesięczny za 220 zł: już pierwszego dnia miesiąca widzisz 7 040 zł, niezależnie od pogody i długich weekendów. Łatwiej wtedy planować grafiki instruktorów i wynajem sali, a uczestnicy wracają, bo mają opłacone wejścia.

Jakie pakiety najlepiej sprzedają się w studiach i szkołach

Karnet z limitem wejść pasuje do uczestników o nieregularnym trybie życia: podróżują służbowo, mają zmienne godziny pracy albo łączą kilka studiów. Przyjmijmy cennik: 4 wejścia ważne 60 dni za 160 zł, 8 wejść ważnych 30 dni za 280 zł, 12 wejść ważnych 60 dni za 400 zł. Cena jednego wejścia spada wtedy z 40 zł przez 35 zł do około 33 zł, więc kto płaci więcej z góry, ten dostaje niższą cenę za zajęcia.

Subskrypcja miesięczna z limitem wejść, np. 8 zajęć w miesiącu, to kompromis: uczestnik płaci stałą kwotę i planuje swój grafik, a studio zachowuje kontrolę nad pojemnością sal. Karnet bez limitu wejść sprawdza się tam, gdzie zajęcia rzadko są wyprzedane, bo aktywni uczestnicy mają wtedy najlepszą wartość i chętnie polecają studio znajomym.

Pakiet startowy dla nowych uczestników, np. 3 zajęcia próbne w cenie jednego wejścia, obniża barierę pierwszej wizyty. Ci, którzy go kupią, mogą potem przejść na regularny karnet.

Jak ustawić sprzedaż karnetów w panelu

Karnet, który kupuje się przez internet, wymaga trzech rzeczy: oferty widocznej dla uczestników, sposobu przyjęcia wpłaty i rozliczania wejść. W Terminarz24.pl uczestnik zapisuje się online na stronie studia, ale karnet sprzedajesz Ty w panelu, a wpłatę przyjmujesz poza systemem.

Najpierw definiujesz pakiety w funkcji pakietów usług. Każdy pakiet ma nazwę, cenę, liczbę wejść, okres ważności w dniach i listę usług, które obejmuje, np. jogę, ale nie Pilates Reformer.

Potem wpłata. Terminarz24.pl nie pośredniczy w płatnościach: uczestnik płaci BLIK-iem na telefon studia, przelewem albo na miejscu, a Ty po wpłacie przypisujesz mu karnet w panelu. Fakturę albo paragon wystawiasz w swoim programie księgowym lub na kasie fiskalnej. Zasady zwrotu wejścia przy późnym odwołaniu zajęć warto spisać w regulaminie i pokazać przy zakupie.

Rozliczanie wejść bez zeszytu

Odkreślanie wejść w notatniku albo arkuszu prowadzi do sporów: „Przecież byłam tylko 7 razy, a nie 10". Gdy karnet jest w panelu, wejście schodzi z pakietu przy zrealizowanej wizycie, a uczestnik widzi saldo w panelu klienta na stronie studia. Historia wizyt w kartotece klienta wyjaśnia nieporozumienie w minutę.

Po stronie instruktora albo administratora statystyki rezerwacji pokazują obłożenie zajęć, liczbę rezerwacji i przychód, więc widzisz, które grupy się zapełniają, a które warto połączyć.

Jak informować o wygaśnięciu karnetu

Uczestnik, który zapomniał odnowić karnet, wpada w inercję: tydzień bez zajęć staje się miesiącem. Okres ważności pakietu ustawiasz w panelu, ale wiadomości o wygasaniu wysyłasz sam lub kampanią z panelu do wybranych uczestników. Kampania obejmuje maksymalnie 100 odbiorców ze zgodą marketingową i może wyjść raz na 24 godziny.

Sprawdza się sekwencja trzech kroków. Kampania z panelu może wyjść raz na 24 godziny, więc każdy krok to osobna kampania:

• 7 dni przed wygaśnięciem: „Twój karnet wygasa za tydzień. Odnów go teraz i zachowaj swoje ulubione terminy."
• 1 dzień przed: „Jutro wygasa Twój karnet. Odpisz albo zadzwoń, a przedłużymy go od ręki."
• dzień po: oferta powrotu, np. pierwsze zajęcia po przerwie za 30 zł.

Przyjmijmy studio z 80 aktywnymi karnetami. Trzy wiadomości do każdego uczestnika to 240 SMS-ów, czyli 29-43 zł netto przy cenie 0,12-0,18 zł netto za SMS. Jeden uczestnik, który odnowi karnet za 400 zł zamiast po cichu odpuścić, pokrywa ten koszt z nawiązką.

Terminarz24 jest dedykowany dla szkół, instruktorów i ośrodków szkoleniowych. Sprawdź Terminarz24.pl dla szkoleń i kursów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.