Kursy i szkolenia - jeden formularz, cała grupa zapisana

Szkoła jazdy "Start" w Gdańsku otwiera zapisy na kurs prawa jazdy kategorii B: 30 godzin teorii (15 spotkań po 2 godziny w poniedziałki i środy, 18:00-20:00) plus 30 godzin praktyki rozłożonych na indywidualne jazdy. Karnet kosztuje 3200 zł, limit grupy to 25 osób, lista oczekujących otwarta po wyczerpaniu miejsc. Przed wdrożeniem Terminarz24 sekretariat spędzał 4 godziny dziennie na potwierdzaniu zapisów przez telefon i Excela. Dwa razy w roku zdarzało się, że na pierwszą lekcję teorii przychodziło 28 osób - bo nikt nie zdążył zamknąć formularza Google Forms.

Po wdrożeniu zapisy przeniosły się na publiczną wizytówkę szkoły. Klient widzi liczbę wolnych miejsc, wypełnia formularz, dostaje SMS z potwierdzeniem i link do panelu kursanta. Po 25 zapisach formularz automatycznie się zamyka i włącza listę rezerwową. Sekretariat odzyskał 3 godziny dziennie na obsługę klientów i rozliczenia.

Czym kursy różnią się od zwykłych rezerwacji

W standardowym modelu mamy prosty schemat: jeden klient, jeden pracownik, jeden termin. Klient rezerwuje wizytę przez moduł rezerwacji online, pracownik ją realizuje. To działa świetnie dla mechanika, fryzjera czy fizjoterapeuty.

Kursy i zajęcia grupowe wymagają innej logiki:

Wielu uczestników, jeden termin. Na zajęcia angielskiego Pre-Intermediate o 18:00 w poniedziałek zapisuje się 8 osób. System śledzi w czasie rzeczywistym, ile miejsc jest zajętych. Trzy osoby wypełniające formularz jednocześnie nie zarezerwują tego samego ostatniego miejsca - rezerwacja jest atomowa.

Limit miejsc i lista oczekujących. Sala mieści 8 osób, więc kurs ma twardy limit 8 uczestników. Po wyczerpaniu miejsc otwiera się lista rezerwowa - klient zapisuje się na nią, dostaje SMS, kiedy ktoś zrezygnuje. To gotowa baza klientów na kolejną edycję kursu.

Cykl spotkań i karnet. Kurs angielski Pre-Intermediate to 15 spotkań po 4 godziny rozłożonych na 15 tygodni. Klient kupuje karnet (np. 1800 zł za cały semestr), a system zapisuje go na wszystkie 15 terminów jednym kliknięciem. Karnet i lista uczestników są w jednej kartotece klienta.

Lista obecności na każde spotkanie. Lektor musi wiedzieć, kto przyszedł na dzisiejsze zajęcia i komu odjąć obecność z karnetu. W panelu kursu zaznacza obecność jednym tickem przy każdym uczestniku, dane trafiają do kartoteki klienta.

Grupowe powiadomienia. Zmiana sali, odwołanie zajęć z powodu choroby prowadzącego, przypomnienie o egzaminie końcowym - system wysyła SMS lub email do wszystkich zapisanych jednocześnie. Nie dzwonisz do każdego osobno.

Jak działają kursy w Terminarz24

Krok 1: Tworzenie kursu. Definiujesz w panelu nazwę kursu, prowadzącego, czas trwania pojedynczego spotkania, limit uczestników i cenę. Kurs może być jednorazowy (warsztat 3-godzinny) albo cykliczny (15 spotkań co tydzień).

Krok 2: Konfiguracja terminów. Dla kursu cyklicznego ustalasz dzień tygodnia, godzinę i liczbę spotkań. System generuje terminy w kalendarzu i otwiera zapisy. Dla kursu szytego na miarę (np. prawo jazdy z konkretną rozpiską teorii) możesz ręcznie zaplanować poszczególne sesje.

Krok 3: Zapisy online. Kurs pojawia się w Twoim cenniku usług i na publicznej wizytówce. Klient widzi liczbę wolnych miejsc, wybiera kurs i wypełnia formularz. System atomowo rezerwuje miejsce i aktualizuje licznik. Po wyczerpaniu limitu otwiera się lista oczekujących.

Krok 4: Karnety i rozliczenia. Jeśli kurs jest płatny z góry za cały cykl (np. karnet 1800 zł za 15 spotkań), opisujesz go jako pakiet usług. System śledzi liczbę wykorzystanych spotkań i pokazuje pozostałe wejścia w kartotece klienta. Rozliczenie pieniędzy odbywa się poza systemem (przelew, gotówka, BLIK na terminal w recepcji) - Terminarz24 prowadzi tylko ewidencję karnetu.

Krok 5: Zarządzanie grupą. W panelu kursu widzisz pełną listę uczestników z kontaktami, statusem płatności i obecnością na każdym spotkaniu. Dodajesz nowych uczestników ręcznie (gdy ktoś dzwoni), usuwasz zapisy, wysyłasz wiadomości do całej grupy jednym kliknięciem.

Scenariusze z trzech branż

Szkoła językowa - karnet na semestr

Szkoła "Lingua" w Krakowie prowadzi 12 grup językowych w semestrze: angielski A2/B1/B2, niemiecki A1/A2, hiszpański A1. Każda grupa to 15 spotkań po 4 godziny rozłożone na 15 tygodni, limit 8 osób, cena karnetu 1800 zł. Wcześniej zapisy odbywały się przez Messengera - 3 dni przed startem semestru sekretariat tonął w wiadomościach.

W Terminarz24 każda grupa ma swoją stronę z licznikiem wolnych miejsc. Klient wybiera grupę, kupuje karnet, system zapisuje go na 15 terminów. Lektor zaznacza obecność po każdym spotkaniu, dane lecą do kartoteki klienta. Po 12 spotkaniach system wysyła SMS z ofertą zapisu na semestr letni. 40% uczestników korzysta z wcześniejszej rezerwacji miejsca, jeszcze przed otwarciem zapisów dla nowych klientów.

Studio jogi - cotygodniowe zajęcia z karnetem wejściowym

Studio "Harmonia" w Poznaniu prowadzi 18 różnych zajęć tygodniowo: hatha, vinyasa, joga dla początkujących, joga prenatalna. Każde zajęcia mają innego prowadzącego i inny limit (8-16 osób). Klienci zapisują się na pojedyncze spotkania, a nie na cykl - kupują karnet 10 wejść za 350 zł i bookują dowolne terminy.

W Terminarz24 każde zajęcia to osobny slot z limitem miejsc. Klient z karnetem 10 wejść loguje się, wybiera np. "vinyasa wtorek 19:00" - system odejmuje 1 wejście z karnetu i zapisuje na zajęcia. Jeśli odwoła zapis 12 godzin przed (zgodnie z regulaminem studia), wejście wraca do karnetu. Właścicielka Magda widzi w panelu, kto zapisał się na dzisiejszy wieczór i ile osób ma jeszcze 1-2 wejścia do końca karnetu - to sygnał do wysłania oferty przedłużenia.

Szkoła jazdy - kurs B z teorią grupową i jazdami indywidualnymi

Wspomniana wcześniej szkoła "Start" obsługuje 4 grupy kursu B w semestrze, po 25 osób. Teoria (15 spotkań) jest w Terminarz24 jako kurs grupowy z karnetem 800 zł. Praktyka (30 godzin jazd) to indywidualne rezerwacje u konkretnego instruktora, opisane jako pakiet usług 2400 zł = 30 godzin po 80 zł. Oba elementy współdzielą jeden kalendarz i jedną kartotekę kursanta - sekretariat widzi w jednym miejscu: ile godzin teorii zaliczone, ile jazd jeszcze do wyjeżdżenia, data egzaminu wewnętrznego.

Dlaczego dedykowany moduł kursów wygrywa z arkuszem kalkulacyjnym

Prowadzenie zapisów na kursy w Google Sheets wydaje się prostsze - do czasu, gdy pojawią się realne problemy:

Limit miejsc w czasie rzeczywistym. Arkusz nie blokuje zapisów automatycznie. Gdy trzy osoby jednocześnie wypełniają Google Forms, wszystkie trzy się zapiszą - nawet jeśli było tylko jedno miejsce. W Terminarz24 system atomowo rezerwuje miejsce i natychmiast aktualizuje licznik dla pozostałych użytkowników.

Integracja z kalendarzem prowadzącego. Arkusz nie pokaże kursu w grafiku lektora ani instruktora. Trzeba ręcznie sprawdzać, co jest na dzisiaj. W Terminarz24 kurs trafia do Google Calendar prowadzącego (dwukierunkowy sync OAuth 2.0) - widać go w telefonie razem z indywidualnymi wizytami.

Karnet i obecność w jednym miejscu. Arkusz nie odejmie wejścia z karnetu po obecności na zajęciach. W Terminarz24 lektor zaznacza obecność jednym kliknięciem przy uczestniku, system odejmuje 1 z 15 wejść karnetu i aktualizuje saldo w kartotece. Sekretariat nie liczy ręcznie, ile zostało.

Historia kursanta. W arkuszu trudno śledzić, które kursy klient ukończył i ile razy się zapisywał. W Terminarz24 baza klientów przechowuje pełną historię - od pierwszego kursu A1 angielskiego sprzed 2 lat po dzisiejszą grupę B2. To podstawa do ofert sezonowych dopasowanych do poziomu klienta.

Lista rezerwowa. Arkusz nie zarządza listą oczekujących. W Terminarz24 po wyczerpaniu limitu otwiera się lista rezerwowa - klient zapisuje się, dostaje SMS gdy ktoś zrezygnuje. Po zakończeniu kursu wszyscy z listy dostają ofertę kolejnej edycji. 30-40% z nich się zapisuje.

Praktyczne wskazówki zarządzania kursami

Ustal realistyczne limity miejsc. Nie ustawiaj 12 osób, jeśli sala komfortowo mieści 8. Przepełnione zajęcia obniżają jakość i zniechęcają do powrotu. Lepiej prowadzić 2 grupy po 8 osób niż 1 po 16.

Otwieraj zapisy z wyprzedzeniem. Najlepszy moment to 3-4 tygodnie przed pierwszymi zajęciami. Zbyt wcześnie - klienci zapominają. Zbyt późno - nie zdążysz zebrać grupy.

Wykorzystuj listę rezerwową aktywnie. Po zakończeniu kursu wyślij ofertę kolejnej edycji do wszystkich z listy. To gotowa baza ludzi, którzy już raz powiedzieli "chcę".

Komunikuj się z grupą proaktywnie. Przypomnienie 24 godziny przed zajęciami zmniejsza absencję o 25-35%. Terminarz24 wysyła SMS-y automatycznie (0,12-0,17 zł netto za SMS w pakiecie) - nie musisz o tym pamiętać.

Łącz kursy z usługami indywidualnymi. Kursantka jogi może być zainteresowana indywidualną sesją z instruktorką. Uczestnik kursu A2 angielskiego może chcieć dokupić lekcje konwersacyjne 1:1. Terminarz24 obsługuje oba modele w jednym systemie.

Cena i dostępność modułu kursów

Moduł kursów i zajęć grupowych jest dostępny od planu Starter (9 zł netto/mies, 100 rezerwacji/mies, 1 prowadzący). Dla małej szkoły z 1 lektorem i 4 grupami semestralnymi to wystarczy. Większa szkoła z 5 lektorami i 12 grupami potrzebuje planu Team (od 39 zł za 2 stanowiska, do 69 zł za 5 stanowisk). Pełna drabinka cennika:

• 0 zł - plan Free (20 rezerwacji/mies, do testu)
• 9-29 zł - jeden pracownik z różnymi limitami rezerwacji (Starter / Solo / Solo Max)
• 39-69 zł - 2-5 stanowisk (plan Team)
• od 79 zł - 6+ stanowisk bez limitu rezerwacji (plan Enterprise)

Wszystkie ceny netto, miesięcznie, cykl roczny. Sama platforma Terminarz24 nie pobiera prowizji od zapisów na kursy. Płatność za karnet odbywa się poza systemem (przelew, gotówka, terminal w recepcji) - Terminarz24 prowadzi ewidencję karnetów, obecności i listy oczekujących, ale nie pośredniczy w transakcji między kursantem a szkołą.

Zacznij od jednej grupy testowej

Najszybszy efekt: weź jedną grupę z najbliższego semestru (np. angielski A2 dla 8 osób) i otwórz na nią zapisy w Terminarz24. Klienci wypełniają formularz online zamiast pisać do Ciebie na Messengerze. Po dwóch tygodniach zobaczysz, ile czasu zaoszczędził sekretariat i ile osób dopisało się z listy rezerwowej po wyczerpaniu miejsc.

Terminarz24.pl dla szkół i kursów obsługuje zapisy grupowe od planu Starter, z karnetami od planu Solo, z wieloma prowadzącymi od planu Team. Możesz przetestować na planie Free (20 rezerwacji/mies wystarczy do sprawdzenia jednej grupy) - zarejestruj się bezpłatnie.