Trener personalny - kalendarz online z rezerwacjami

Przyjmijmy trenera personalnego Bartka: jednoosobowy biznes, 22 stałych podopiecznych, pakiety po 10 sesji za 1500 zł. Przez kwartał zapisywał nieobecności i wyszło mu od 4 do 6 w miesiącu. Przy stawce 150 zł za sesję to 600-900 zł miesięcznie wartości grafiku, której nie dało się sprzedać nikomu innemu, bo o odwołaniu dowiadywał się na kilka minut przed treningiem.

Wtorek, 22:30. Klient pisze na Messengerze: „Cześć, jest jeszcze wolny termin na środę 7:00?”. Czytasz wiadomość rano, sprawdzasz w głowie grafik i odpisujesz „tak”. Pięć minut później przychodzi kolejna: „A może 7:30?”. Tak jest kilka razy dziennie, z różnymi osobami i w różnych komunikatorach. Każde pytanie o termin przerywa pracę, a każde przesunięcie treningu to następna wiadomość.

Ile czasu i terminów traci trener bez kalendarza online

Przyjmijmy 30 wiadomości dziennie o umawianiu, przesuwaniu i odwoływaniu treningów, po 2 minuty na odpowiedź. To godzina dziennie, czyli około 20 godzin miesięcznie na pracę administracyjną zamiast na trenowanie.

Druga strata jest mniej widoczna: puste okienka między klientami. Odwołanie treningu o 6:00 zostawia wolną godzinę, o której nikt nie wie. Klient szukający terminu trafia na „wszystko zajęte” i idzie do konkurencji. W publicznym kalendarzu zwolniony termin widać od razu i można go zarezerwować.

Jak skonfigurować grafik treningów dla różnych pakietów

Treningi personalne to nie tylko 60-minutowe sesje jeden na jeden. Przyjmijmy cztery typy spotkań:

Konsultacja zerowa - 30 min, bezpłatna lub za 50 zł. Pomiary i test wydolności, plan okresowania, ustalenie celów oraz wywiad o urazach i chorobach. To dane dotyczące zdrowia, czyli szczególna kategoria w RODO: zbieraj tylko to, co potrzebne do planu, i trzymaj je w kartotece klienta z kontrolą dostępu, a nie w notatkach w telefonie.

Trening indywidualny - 60 min, 150 zł. Standardowa sesja z kettlebell i TRX, także w ramach pakietu 10 sesji.

Trening duo - 60 min, 100 zł od osoby. Dwie osoby na jednego trenera, np. HIIT w parach.

Sesja online - 45 min, 100 zł. Rozmowa wideo (link wysyłasz sam), plan w aplikacji, mniejsza intensywność.

W cenniku usług każda z nich ma własny czas trwania i cenę, a dostępność wynika z Twojego grafiku pracy. Klient wybiera typ, widzi wolne terminy w kalendarzu i rezerwuje. Domyślnie rezerwacja online czeka na Twoje potwierdzenie; jeśli wolisz, wyłączasz ręczne zatwierdzanie w ustawieniach.

Automatyczne przypomnienia i ograniczanie no-show

Trening o 6:00 rano łatwo przespać, zapomnieć albo odwołać w ostatniej chwili. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 typowy odsetek nieobecności to 15-25%, a po włączeniu przypomnień spada o około 25-40%. Automatyczne przypomnienie SMS wysyłane jest raz, a jego czas ustawiasz sam, od 1 godziny do 30 dni przed treningiem (domyślnie 24 godziny).

Drugi mechanizm to zasada odwoływania. Wpisujesz ją w opisie usługi i regulaminie: „Trening można odwołać najpóźniej 24 godziny wcześniej, w przeciwnym razie sesja przepada z pakietu”. Klient zna reguły, zanim zarezerwuje termin, więc rzadziej odwołuje o 5:30.

Trzeci element jest opcjonalny i włącza go firma: link w SMS-ie, przez który klient sam odwołuje albo przekłada wizytę. Zwolniony termin wraca wtedy do kalendarza od razu, a nie po telefonie tuż przed treningiem.

Lista oczekujących i wykorzystanie wolnych terminów

Lista oczekujących jest opcjonalna i włącza ją firma. Klient szukający treningu w godzinie szczytu (np. we wtorek o 18:00) widzi, że termin jest zajęty, i zapisuje się na listę. Gdy ktoś odwoła, system powiadamia oczekujących e-mailem i SMS-em, a termin może zająć pierwsza osoba, która zdąży go zarezerwować.

W praktyce odwołanie o 18:00 w grafiku 17:00-21:00 może znaleźć nowego klienta jeszcze tego samego dnia. Bez listy to okienko za 150 zł zostałoby puste.

Pakiety treningów i wpłaty poza systemem

Trening personalny często opiera się na pakietach. Przyjmijmy pakiet 10 sesji za 1500 zł, z którego klient korzysta w ciągu kilku tygodni. Pakiet sprzedajesz sam i prowadzisz go w panelu (pakiety usług): może mieć okres ważności, a klient w swoim panelu widzi saldo pozostałych sesji. Wpłatę przyjmujesz poza systemem, przelewem albo BLIK-iem na telefon.

Stałe terminy (np. wtorek i czwartek o 6:00 przez 6 tygodni, czyli 12 sesji) dodajesz w panelu jako serię, więc klient nie musi zapisywać się co tydzień. Gdy pakiet się kończy, sam proponujesz kolejny.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych. Jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies w zależności od liczby rezerwacji (Starter 9 zł / Solo 18 zł / Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy. Plan Free (0 zł, 1 stanowisko) pozwala przetestować system z 40 rezerwacjami miesięcznie.

Sprawdź, jak to działa w Twoim grafiku - zarejestruj się bezpłatnie.