System zapisów na szkolenia: miejsca i lista uczestników

Przyjmijmy: koordynatorka firmy szkoleniowej zamyka listę na warsztat dla dorosłych, gdy przychodzi wiadomość od działu HR z kolejnymi nazwiskami. Trener ma listę wysłaną wcześniej, a opiekun klienta obiecał miejsca na podstawie rozmowy telefonicznej. Koordynatorka wstrzymuje potwierdzenia i porównuje zgłoszenia, żeby ustalić, kogo faktycznie przyjęto.

Dobry system zapisów na szkolenia pomaga uporządkować taki nabór. Przed wyborem narzędzia określ, gdzie zbierasz zgłoszenia, kto podejmuje decyzję o przyjęciu i z której listy korzysta prowadzący. Przy szkoleniach B2B dochodzi jeszcze rozróżnienie między osobą zgłaszającą grupę a uczestnikami zajęć.

Co ustalić przed otwarciem zapisów na szkolenie?

Zacznij od konkretnej edycji szkolenia: programu, terminu, miejsca lub formy online oraz pojemności grupy. Ustal, kto odpowiada za zgłoszenia od firm, kto dopisuje uczestników i kto przekazuje prowadzącemu ostateczną listę. Każda z tych osób powinna wiedzieć, gdzie sprawdzić bieżący stan naboru.

Zapisz też zasady przyjmowania zgłoszeń. Czy firma przekazuje od razu nazwiska, czy najpierw uzgadnia udział grupy? Kiedy wysyłasz odpowiedź? Jak obsługujesz zmianę uczestnika? Przejdź te pytania z opiekunem klienta przed opublikowaniem oferty.

Jak rozpisać różne formaty szkoleń dla dorosłych?

Elektroniczny terminarz szkoleń powinien odpowiadać programowi, który sprzedajesz. Porównaj konkretne oferty: Train the Trainer w LEGATO trwa 2 dni. Przy takim formacie ustalasz udział w całym warsztacie i przekazujesz uczestnikom harmonogram każdego dnia.

W programie Train the Trainers ThinkTwice część „Osoba i rola trenera” obejmuje 16 godzin szkoleniowych, warsztat online „Specjalizacja trenerska” - 6 godzin szkoleniowych, a projektowanie procesu edukacyjnego - 3 dni i 24 godziny szkoleniowe. Zachowaj jednostkę „godziny szkoleniowe” w opisie programu i osobno podaj godziny rozpoczęcia oraz zakończenia spotkań. To ułatwia uczestnikowi zaplanowanie udziału, a koordynatorowi sprawdzenie zgodności oferty z grafikiem prowadzącego.

AVENHANSEN opisuje z kolei indywidualne konsultacje trenerskie, przykładowo sesję 3 godz. Taki format wymaga uzgodnienia terminu z konkretną osobą. Dobierz organizację zapisów do własnego programu: warsztatu grupowego, części większego programu lub konsultacji.

Jak kontrolować limit miejsc i dopisywanie kursantów?

W Terminarz24 obsługę kursów znajdziesz w funkcji kursy, szkolenia i zapisy. Obsługa dopisuje kursanta z bazy klientów w panelu. Przygotuj zatem kurs i określ limit zapisów, a potem wskaż osobę odpowiedzialną za dopisywanie uczestników. Przy zgłoszeniu od firmy rozdziel kontakt z koordynatorem po stronie klienta od listy osób, które mają faktycznie uczestniczyć w zajęciach. Sprawdź otrzymane nazwiska i dane kontaktowe, odnajdź odpowiednich klientów w bazie i dopisz ich do właściwej edycji. Dopiero po sprawdzeniu listy przekaż firmie odpowiedź dotyczącą przyjętych osób. W ten sposób zespół ma określony moment, w którym zgłoszenie trafia do ewidencji kursu, a trener wie, z jakiej listy przygotować materiały. System sprawdza limit podczas zapisu i odrzuca dopisanie po jego osiągnięciu.

Przy próbie narzędzia poproś osobę prowadzącą prezentację o pokazanie zapisu, rezygnacji i kolejnego zgłoszenia na tej samej edycji.

Lista uczestników szkolenia: co sprawdza obsługa?

Lista kursu pokazuje kursanta, kontakt, status, datę zapisu i kwotę. Przed przekazaniem jej prowadzącemu sprawdź, czy odpowiada uzgodnieniom z firmą zamawiającą szkolenie. Zwróć uwagę na osoby o podobnych nazwiskach oraz zmianę uczestnika zgłoszoną po wcześniejszym potwierdzeniu. Bieżącą listę przeglądaj także po każdej zmianie, która wpływa na przygotowanie sali lub materiałów.

Pole kwoty na liście nie oznacza pobierania płatności od uczestników przez system; rozliczenie z nimi organizujesz poza Terminarz24.

Wyznacz osobę, która uzgadnia rozliczenia z firmą zamawiającą. Dzięki temu trener otrzymuje informacje potrzebne do zajęć, a opiekun klienta wie, do kogo skierować pytanie o ustalenia finansowe.

Jak wybrać system rezerwacji szkoleń do własnego naboru?

Podczas próby przejdź przez cały proces: zgłoszenie od działu HR, dopisanie kursantów, osiągnięcie limitu, rezygnację i sprawdzenie listy. Osobno przetestuj publiczny formularz rezerwacji usług: obsługuje on usługi i terminy, a zgłoszenie przez ten formularz nie dopisuje automatycznie uczestnika do listy kursu.

Rezerwacje online domyślnie wymagają akceptacji firmy. Ustal, kto przegląda je w panelu oraz jak łączy kontakt z zainteresowanym z obsługą naboru. Porównując narzędzia, pokaż im ten sam scenariusz szkolenia B2B i sprawdź cennik przed decyzją.

Przejrzyj rozwiązania Terminarz24 dla szkoleń i kursów. Przygotuj własną edycję, zgłoszenie grupy oraz listę uczestników i sprawdź, jak obsługa przechodzi przez cały nabór. Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.