Kiedy klienci SKP rezerwują badanie online po wdrożeniu systemu?

Zapisy przychodzą często wieczorami i w weekendy, czyli wtedy, gdy stacja jest zamknięta. Z czasem część klientów przechodzi na rezerwację online, a telefon zostaje kanałem dla osób, które wolą zadzwonić.

O ile system rezerwacji online zmniejsza no-show w stacji kontroli pojazdów?

Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 automatyczne przypomnienia SMS zmniejszają wskaźnik nieobecności o około 25-40%. Jedno przypomnienie, domyślnie dzień przed wizytą, daje klientowi czas na odwołanie, a zwolniony termin może zająć inny klient.

Jakie funkcje systemu rezerwacji są kluczowe dla SKP?

Obsługa wielu typów badań z różnym czasem (LPG 45-60 min, motocykl 15-30 min), kartoteka pojazdu z VIN i rejestracją, przypomnienia o kolejnym przeglądzie oraz osobne zasoby dla linii diagnostycznych.

Jak poinformować klientów SKP o nowym systemie rezerwacji online?

Nalepka z kodem QR do strony rezerwacji przy kasie i drzwiach, zmiana wiadomości poczty głosowej, post na profilu firmy w Google oraz informacja na paragonie. Po kilku tygodniach część klientów zaczyna rezerwować online.

Rezerwacje online dla stacji kontroli pojazdów - poradnik

Przyjmijmy poniedziałek rano w stacji kontroli pojazdów: dwa telefony równolegle, na podjeździe czeka Skoda Octavia z 2018 roku przed badaniem technicznym, a kierowca w środku pyta o cenę badania. Opłata za badanie osobowego jest urzędowa i wynosi około 100 zł. Diagnosta przez pół godziny odbiera telefony zamiast badać, więc traci jedno badanie, czyli około 100 zł. Stacja kontroli pojazdów to jedno z niewielu miejsc, gdzie klienci muszą się pojawić osobiście i w ściśle określonym terminie ważności przeglądu technicznego. Mimo to wiele SKP nadal przyjmuje zapisy przez telefon albo na zasadzie „wpadnij i poczekaj". Diagności tracą czas na odbieranie telefonów, a klienci stoją w kolejce.

Problem kolejek w SKP

Największe obłożenie bywa rano i po południu, gdy kierowcy jadą do pracy lub z niej, oraz wtedy, gdy kumulują się terminy ważności przeglądów. Telefony nie milkną, a przy wejściu czeka kilka samochodów bez wcześniejszego umówienia. Każde nieplanowane przyjęcie rozrywa harmonogram diagnosty o 15-30 minut, więc każda zgubiona godzina to realny ubytek przychodu.

Dla właściciela SKP to podwójny problem: traci klientów, którzy rozłączają się po kilku sygnałach, i nie jest w stanie sensownie zaplanować dnia pracy. Kierowca, któremu nikt nie odbiera, dzwoni do kolejnej stacji w okolicy.

Jak rezerwacja online zmienia pracę diagnosty

Po wdrożeniu systemu rezerwacji online klient wchodzi na stronę SKP, wybiera typ badania (osobowe, ciężarowe, LPG, motocykl), dostępny termin i wysyła rezerwację. Diagnosta widzi zaplanowany dzień pracy w kalendarzu rezerwacji - bez niespodzianek.

Telefon dzwoni rzadziej, bo zapisy przychodzą przez internet, często wieczorem lub w weekend, a system blokuje terminy tak, żeby wizyty się nie nakładały. Jedno przypomnienie SMS wysyła się samo, domyślnie dzień przed badaniem (czas ustawia stacja, od 1 godziny do 30 dni). W praktyce to mniej rozmów o same terminy.

Jakie funkcje są kluczowe dla SKP

Nie każdy system rezerwacji sprawdzi się w stacji kontroli pojazdów. SKP potrzebuje kilku specyficznych funkcji:

Obsługa wielu typów badań - każdy typ przeglądu technicznego trwa inaczej (badanie LPG to zwykle 45-60 minut, przegląd motocykla 15-30 minut). System musi respektować te różnice przy blokowaniu terminów.

Kartoteka pojazdu - numer rejestracyjny i VIN powinny być przechowywane, żeby przy kolejnej wizycie klient nie musiał wpisywać ich od nowa.

Przypomnienia o kolejnym przeglądzie - nowe auto ma pierwsze badanie po 3 latach, potem po 2, a następnie co rok, więc stacja może umówić powracającą wizytę z dużym wyprzedzeniem albo ustawić follow-up: SMS lub e-mail po określonej liczbie dni bez wizyty. Follow-up trafia tylko do klientów ze zgodą marketingową, a RODO pozwala tę zgodę w każdej chwili wycofać. To dobry sposób na powracających klientów.

Osobne zasoby dla linii diagnostycznych - SKP z jedną linią ma w kalendarzu jedną rezerwację naraz, a stacja z dwiema liniami przyjmuje dwie równoległe rezerwacje.

Jak poinformować klientów o nowym systemie

Klienci muszą się dowiedzieć, że można rezerwować online. Sprawdzają się cztery drogi:

Nalepka przy kasie i na drzwiach wejściowych z kodem QR prowadzącym do strony rezerwacji
Zmiana wiadomości w poczcie głosowej - „Zarezerwuj termin online na [adres strony], unikaj kolejki"
Post na profilu firmy w Google - wielu kierowców szuka SKP właśnie przez Google
Informacja na paragonie/pokwitowaniu - przy kolejnej wizycie klient już wie, jak się umówić

Po kilku tygodniach część klientów rezerwuje online, a telefon staje się kanałem dla starszych klientów.

Co zyska SKP po wdrożeniu rezerwacji online

Mniej połączeń zostaje nieodebranych, bo klienci, którzy wcześniej rozłączali się, rezerwują teraz w nocy. Obłożenie jest równiejsze, bo system nie pozwala „wcisnąć" czwartego auta między trzy zaplanowane. Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 automatyczne przypomnienia SMS zmniejszają wskaźnik nieobecności o około 25-40%, a klienci z sąsiednich miejscowości chętniej wybierają SKP z wygodną rezerwacją online.

Klient rezerwujący online może zaznaczyć zgodę marketingową w formularzu, więc stacja wie, komu wolno wysłać SMS z ofertą lub przypomnieniem o kolejnym badaniu.

Sprawdź, jak wygląda strona rezerwacji dla warsztatów samochodowych i SKP na Terminarz24.pl. Terminarz24 jest dedykowany dla warsztatów i serwisów samochodowych, z wieloma mechanikami i kartoteką pojazdów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.