Jak obsługiwać więcej pojazdów dziennie w stacji kontroli?

Przyjmijmy stację kontroli pojazdów z jednym stanowiskiem diagnostycznym, recepcjonistką na pół etatu i średnio 14 pojazdami dziennie. Właściciel liczył przepustowość na kalkulatorze: osiem godzin pracy i badanie po 25 minut dają 19 pojazdów dziennie. Wychodziło jednak tyle tylko w piątki, a w poniedziałki ledwo 12. Po uporządkowaniu czasów badań w rezerwacjach online i włączeniu przypomnień SMS stacja doszła w trzy miesiące do 15 pojazdów dziennie, bez drugiego diagnosty i bez wydłużania godzin pracy.

Każda SKP ma maksymalną przepustowość wyznaczoną liczbą stanowisk, diagnostów i rodzajami badań. Teoretycznego limitu zwykle nie osiąga przez chaotyczne planowanie terminów i nieodwołane wizyty. Lepsza organizacja pozwala obsłużyć więcej pojazdów bez nowego pracownika.

Ile pojazdów obsłuży typowa linia diagnostyczna

Okresowe badanie techniczne pojazdu osobowego (Skoda Octavia, Toyota Corolla, VW Passat) trwa zwykle 20-30 minut. Przy 8 godzinach pracy jednej linii oznacza to teoretycznie 16-24 pojazdy dziennie, a w praktyce wyraźnie mniej.

Różnica bierze się z nieplanowanych przerw. Klient spóźniony o 15 minut przesuwa wszystkich następnych, a pojazd z usterką w hamulcach albo geometrii zawieszenia blokuje stanowisko na 50 minut zamiast 25. Do tego dochodzi czas administracyjny: zaświadczenie, faktura, wpis do bazy CEPiK i rozmowa z właścicielem o usterkach.

Przypomnienie SMS z godziną i adresem ogranicza spóźnienia.

Jak planować terminy z uwzględnieniem czasu badania

Najczęściej grafik rozjeżdża się, gdy wszystkie badania dostają ten sam czas. Przegląd motocykla trwa krócej niż badanie pojazdu osobowego, a badanie ciężarówki albo pojazdu z instalacją LPG zajmuje 50-70 minut.

System rezerwacji online powinien więc blokować różne przedziały czasu w zależności od typu badania. Jeśli klient rezerwuje „badanie LPG”, system blokuje 60 minut, a nie 30 jak przy zwykłym badaniu osobówki. Jeśli LPG wpadnie do kalendarza jako zwykłe 30 minut, a trwa 60, trzy kolejne wizyty startują z półgodzinnym poślizgiem.

W Terminarz24.pl każda usługa ma zdefiniowany czas trwania w kalendarzu rezerwacji. Ustawiasz go raz, np. badanie osobowe 30 min, motocykl 15 min, LPG 60 min, ciężarowy 75 min (czas usługi wybierasz co 15 minut). System respektuje te czasy przy każdej rezerwacji online, więc recepcja nie przelicza ich ręcznie.

Zapas czasu w badaniu - dlaczego kilka minut ma znaczenie

Przy harmonogramie ściśle na minutę każde opóźnienie kaskaduje: jeden spóźniony klient powoduje, że wszyscy kolejni czekają. W 8-godzinnym dniu wystarczy pięć 5-minutowych poślizgów, żeby ostatni klient czekał 25 minut przy linii diagnostycznej.

Wlicz zapas w czas badania, czyli rezerwuj 30 minut na badanie, które trwa 25. Te 5 minut wystarcza na wydrukowanie zaświadczenia, wyjazd pojazdu z linii, krótką rozmowę z właścicielem i wpis wyników do bazy CEPiK. Pojemność dzienna spada o kilka terminów, ale diagnosta pracuje bez stresu, a harmonogram trzyma się planu.

Zapas dobierz do typu badania: w badaniu LPG diagnosta zwykle odpowiada na więcej pytań, więc warto wydłużyć je bardziej niż badanie motocykla.

Automatyczne przypomnienia a wskaźnik nieobecności

Nieobecność w SKP to zmarnowany termin, którego nie da się już wypełnić, bo ktoś inny mógłby przyjechać, ale nie wiedział, że jest wolny. Przyjmijmy 14 pojazdów dziennie i jednego nieobecnego klienta: to ponad 7% straconej przepustowości plus 99 zł przychodu z badania technicznego, które po prostu wyparowało.

Pomaga jedno automatyczne przypomnienie SMS. Domyślnie wychodzi dzień przed wizytą, a czas ustawiasz w panelu od 1 godziny do 30 dni. Daje klientowi czas na odwołanie lub zmianę terminu, a zwolniony termin może obsadzić lista oczekujących (opcjonalna, włącza ją firma) i jeszcze tego samego dnia może go zająć kierowca, któremu wygasa ważność badania. SMS w pakietach kosztuje 0,12-0,18 zł netto.

Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 typowy odsetek nieobecności (no-show) to 15-25%, a po włączeniu automatycznych przypomnień SMS spada o około 25-40%. Diagnosta ani recepcjonistka nie muszą pamiętać o dzwonieniu.

Raportowanie obłożenia stanowisk

Żeby zwiększać przepustowość, trzeba wiedzieć, kiedy stacja jest przeciążona, a kiedy ma wolne moce. Statystyki rezerwacji pokazują liczbę rezerwacji w miesiącu, przychód i obłożenie pracowników, a kalendarz tygodnia od razu pokaże, które dni są pełne.

Na tej podstawie możesz modyfikować ofertę. Przyjmijmy, że wtorkowe popołudnia są pełne, a środowe przedpołudnia zapełnione w połowie. Opłata za badanie jest urzędowa i stała, więc nie obniżysz jej rabatem. Możesz za to użyć reguły cenowej dla usług dodatkowych, które stacja oferuje (np. sprawdzenie geometrii zawieszenia), z rabatem w środy przed południem. Zachęci to część klientów do przesunięcia wizyty na wolniejszy dzień.

Dane z rezerwacji pomagają też planować zatrudnienie: zamiast zgadywać, kiedy potrzebny jest dodatkowy diagnosta, właściciel SKP patrzy na historyczne obłożenie i decyduje na podstawie liczb.

Terminarz24.pl jest dedykowany dla warsztatów i serwisów samochodowych, z wieloma mechanikami i kartoteką pojazdów: zobacz, jak warsztaty samochodowe i SKP zarządzają grafikiem.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo - zarejestruj się bezpłatnie.