Kartoteka pojazdu w stacji kontroli - historia badań i usług

Przyjmijmy, że Maciej prowadzi stację kontroli pojazdów z dwoma stanowiskami diagnostycznymi i obsługuje około 1200 pojazdów rocznie. W marcu przyjeżdża do niego klient ze Skodą Octavią z 2018 roku. Diagnosta otwiera kartotekę i od razu widzi historię: trzy poprzednie badania, dodatek za instalację LPG przy ostatnim i jedną usterkę świateł sprzed dwóch lat. Klient nie musi niczego tłumaczyć, a wizyta trwa 20 minut zamiast 35, bo nikt nie szuka danych w zeszycie. Do rezerwacji skłoniło go przypomnienie, które system wysłał 30 dni wcześniej.

Stacja obsługuje tysiące samochodów rocznie, ale bez narzędzia nie wie, ile z nich wraca na kolejny przegląd do niej, a nie do konkurencji. Papierowa ewidencja albo plik Excel nie pokaże ani historii pojazdu, ani tego, komu zbliża się termin badania.

Papierowa ewidencja vs cyfrowa kartoteka

W tradycyjnym modelu stacja prowadzi ewidencję w zeszycie lub arkuszu kalkulacyjnym: data badania, numer rejestracyjny i wynik. Przy kolejnej wizycie diagnosta ręcznie szuka wpisu albo zaczyna od nowa. Nie wiadomo, kiedy pojazd był ostatnio w stacji i czy ma zaległe naprawy, np. po badaniu z wynikiem negatywnym przez usterkę hamulców, numer telefonu właściciela trzeba pytać za każdym razem, a żeby przypomnieć klientowi o terminie, ktoś musi przejrzeć całą listę. Im więcej pojazdów, tym trudniej cokolwiek znaleźć.

Cyfrowa kartoteka klienta i pojazdu zamyka te problemy: każdy pojazd ma profil przypisany do właściciela, a historia wizyt rośnie przy każdej kolejnej rezerwacji.

Co powinna zawierać kartoteka pojazdu w SKP

Dobra kartoteka pojazdu w stacji kontroli powinna przechowywać dane identyfikacyjne pojazdu (numer rejestracyjny, VIN, marka, model i rok produkcji oraz rodzaj paliwa, ważny przy badaniach z instalacją LPG), dane właściciela (imię i nazwisko, telefon do przypomnień SMS, adres e-mail) i historię badań. W historii liczy się data każdego przeglądu technicznego, wynik badania, uwagi diagnosty o stwierdzonych usterkach oraz termin kolejnego badania.

W Terminarz24.pl historia pojazdu rośnie przy każdej rezerwacji. Diagnosta zapisuje wynik badania, a termin następnego badania zależy od wyniku i pojazdu: dla nowego samochodu osobowego to 3 lata, potem 2, potem co rok. Przy kolejnej rezerwacji widać od razu, co było ostatnio badane, jakie usterki stwierdzono i kiedy kończy się ważność przeglądu.

Dane właściciela w kartotece stacji przetwarzasz na podstawie uzasadnionego interesu administratora, czyli przypominania o obowiązkowym badaniu technicznym. Klient może wnieść sprzeciw albo poprosić o usunięcie danych, zgodnie z RODO.

Automatyczne przypomnienia o kolejnym badaniu technicznym

Termin kolejnego badania jest znany z góry, więc system może zaplanować przypomnienie. Przykład: klient robi przegląd 15 marca, wynik jest pozytywny, a system zapisuje termin 15 marca następnego roku. Na 30 dni przed nim, czyli 13 lutego, wysyła jedno przypomnienie SMS lub e-mail z linkiem do rezerwacji, np. „Termin przeglądu technicznego Twojego pojazdu wygasa 15.03. Zarezerwuj termin online”.

Dla stacji to korzyść bezpośrednia: klient wraca bez działań recepcji. Dla kierowcy to wygoda, bo nie musi sam pilnować dat. Przy bazie 500 pojazdów to 500 przypomnień rocznie. Przyjmijmy, że 200 z 500 klientów zarezerwuje termin przez link: to 200 powracających klientów kosztem 500 SMS-ów, czyli 80 zł netto w pakiecie 500 SMS.

Jak budować bazę stałych klientów w SKP

Stacje kontroli mają przewagę nad innymi branżami: klient musi wrócić raz na rok lub na trzy lata. Pytanie, czy wróci do tej samej stacji. Przypomnienie to podstawa, ale wzmocnisz je kilkoma prostymi działaniami.

Przy pierwszej wizycie recepcja zawsze pyta o numer telefonu i e-mail, bo bez nich kartoteka nie wyśle przypomnienia. Firmy z kilkoma pojazdami, np. Fordem Transitem i Toyotą Corollą, docenią zarządzanie wszystkimi autami w jednym miejscu, bo przy flocie widać terminy wszystkich badań naraz. Gdy diagnosta zanotuje, że pojazd ma wadliwe zawieszenie, a klient obiecał naprawić je przed kolejnym przeglądem, przy następnej wizycie od razu sprawdzi, czy naprawę wykonano.

Korzyści dla właściciela pojazdu

Kartoteka służy też klientowi. Zamiast szukać dowodu rejestracyjnego z pieczątką diagnosty w schowku, kierowca ma w telefonie przypomnienie z linkiem i termin kolejnego przeglądu, a stacja za 500 SMS-ów rocznie płaci 80 zł netto (0,16 zł netto za SMS). W panelu klienta na stronie stacji może sprawdzić swoje wizyty i dane pojazdu, a rezerwację online złożyć także bez zakładania konta.

Terminarz24 jest dedykowany dla warsztatów i serwisów samochodowych, z wieloma mechanikami i kartoteką pojazdów. Sprawdź Terminarz24.pl dla warsztatów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.