Jak wybrać system rezerwacji? Checklist 15 pytań

Przyjmijmy właścicielkę dwóch firm rodzinnych: 3-stanowiskowego salonu beauty i 2-stanowiskowego salonu fryzjerskiego męża. Przez trzy tygodnie wieczorami testuje siedem systemów rezerwacji online, każdemu dostawcy zadaje tę samą listę 15 pytań, a odpowiedzi wpisuje do arkusza. Gdyby zaczęła od pierwszego z brzegu i podpisała umowę po obejrzeniu strony głównej, po 3-4 miesiącach musiałaby przenosić bazę 600 klientek do innego systemu. Stracony czas i nerwy.

Poniżej ta sama checklista: 15 pytań w pięciu grupach. Zadaj je każdemu dostawcy, a odpowiedzi szybko odsieją tych, którzy nie pasują do skali Twojej firmy. Szerszy kontekst znajdziesz w przewodniku po wyborze systemu rezerwacji.

Funkcjonalność podstawowa - czy system robi to, czego potrzebujesz?

1. Czy system obsługuje kalendarz z podziałem na pracowników? Zespół potrzebuje kalendarza rezerwacji z osobnym grafikiem dla każdego pracownika, inaczej szybko pojawią się kolizje terminów.

2. Czy klienci mogą rezerwować samodzielnie 24/7 bez instalowania aplikacji? Podstawą jest publiczna wizytówka online z formularzem rezerwacji. Sprawdź, czy strona działa pod własną subdomeną albo Twoją domeną i czy klient widzi opis, czas trwania i cenę przed kliknięciem „rezerwuj”.

3. Czy system wysyła automatyczne powiadomienia SMS i e-mail? Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 przypomnienia SMS i e-mail obniżają odsetek nieobecności o około 25-40%. W Terminarz24 wychodzi jedno przypomnienie na rezerwację, domyślnie dzień przed wizytą (czas ustawia firma, od 1 godziny do 30 dni). SMS-y kupujesz w pakietach po 0,12-0,18 zł netto za sztukę, co jest normą w branży.

4. Czy mogę samodzielnie zarządzać usługami, cenami i czasami trwania? System powinien pozwalać skonfigurować różne czasy trwania, ceny, opisy widoczne dla klienta i przypisanie usług do pracowników. Nasza bohaterka potrzebowała tego dla 47 pozycji w salonie beauty (od balayage po hybrydę) i 12 u męża.

5. Czy jest baza klientów z historią wizyt i notatkami? Kartoteki klientów z historią wizyt, danymi kontaktowymi i notatkami to fundament obsługi. Sprawdź limity bazy w planach: plan Free Terminarz24 to 100 klientów i 40 rezerwacji miesięcznie, a od planu Starter limit klientów znika.

Cena - ile naprawdę zapłacisz w skali roku?

6. Czy jest darmowy plan lub okres próbny bez karty? Plan Free w Terminarz24 nie wymaga karty i nie ma limitu czasowego. U każdego dostawcy sprawdź, czy ceny są netto czy brutto, miesięczne czy roczne i jak rosną ze wzrostem firmy.

7. Czy system pobiera prowizję od rezerwacji? Marketplace'y pobierają prowizję za klientów, których same przyprowadzą. W Booksy (więcej: alternatywa dla Booksy) to 45% netto wartości pierwszej wizyty nowego klienta z Boost, maksymalnie 250 zł netto. Przyjmijmy 10 nowych klientów miesięcznie i pierwszą wizytę za 150 zł: to 675 zł prowizji miesięcznie. Terminarz24 nie pobiera prowizji od wizyt, a wpłaty od klientów trafiają bezpośrednio do Ciebie.

8. Czy cena rośnie płynnie z liczbą pracowników, czy skokowo? Sprawdź, czy między 1 a 6 stanowiskami płacisz za każde stanowisko osobno, czy za sztywny pakiet z nadmiarowymi miejscami. W Terminarz24 w tym zakresie jest jawna drabinka: 2 stanowiska 36 zł, 3 stanowiska 45 zł, 4 stanowiska 54 zł, 5 stanowisk 63 zł, 6 stanowisk 72 zł netto miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Takiej skali potrzebowałaby nasza bohaterka dla swoich 3+2 stanowisk.

Wygoda obsługi i wsparcie

9. Czy system działa wygodnie na telefonie? Właściciel firmy często jest w ruchu, więc kalendarz i potwierdzanie rezerwacji z telefonu to codzienność. Sprawdź, czy interfejs działa w przeglądarce, czy wymaga osobnej aplikacji.

10. Czy wsparcie techniczne jest po polsku? Gdy system przestaje działać w środku dnia, potrzebujesz pomocy w swoim języku. Terminarz24 oferuje wsparcie przez e-mail, formularz kontaktowy i telefon w dni robocze od 10:00 do 16:00, bez czatu na żywo.

11. Czy system obsługuje nieobecności i urlopy pracowników? Urlopy, zwolnienia i zmiany grafiku powinny blokować terminy w kalendarzu publicznym, żebyś nie zamykał ich ręcznie co tydzień.

Bezpieczeństwo, RODO i ciągłość danych

12. Gdzie przechowywane są dane klientów i czy dostawca udostępnia umowę powierzenia (DPA)? Zgodnie z RODO dane klientów powinny być przechowywane na serwerach w UE, a dostawca powinien udostępnić umowę powierzenia przetwarzania danych z listą podprocesorów. Jeśli nie potrafi odpowiedzieć, to czerwona flaga. Terminarz24 działa na serwerach w UE, a umowa powierzenia jest dostępna na stronie serwisu.

13. Czy mogę wyeksportować swoje dane i czy system prowadzi dziennik zmian? Bez eksportu bazy klientów i historii wizyt jesteś uzależniony od dostawcy. W Terminarz24 wyeksportujesz rezerwacje do pliku CSV, a historia aktywności (kto, co i kiedy zmienił) pomaga wykazać rozliczalność zgodnie z RODO.

14. Czy system ma kopie zapasowe i deklarowaną dostępność (SLA)? Awaria serwera, atak, błąd człowieka: sprawdź, jak często dostawca robi kopie zapasowe i jak szybko przywróci dane. Deklarowaną dostępność traktuj ostrożnie, dopóki nie jest zapisana w umowie.

15. Czy dostanę zaawansowane funkcje na przyszłość bez zmiany planu? Dziś potrzebujesz kalendarza i powiadomień, za pół roku możesz chcieć pakiety usług, reguły cenowe, statystyki albo asystenta AI. W Terminarz24 wszystkie funkcje są dostępne od pierwszego płatnego planu (Starter 9 zł netto), a droższe plany dają większe limity. U części konkurencji droższe pakiety odblokowują funkcje wycięte z tańszych.

Jak Terminarz24 wypada na tych 15 pytaniach

Większość odpowiedzi sprawdzisz sam w planie Free, bez karty i bez prowizji od wizyt. Terminarz24.pl jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych.

Cennik rośnie razem z firmą: jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji (Starter 9 zł / Solo 18 zł / Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy.

Zamiast porównywać tabelki, przetestuj sam, tak jak bohaterka tej historii: zarejestruj się bezpłatnie i odpowiedz na 15 pytań własnymi rezerwacjami.