Czy każdy system rezerwacji online integruje się z Google Calendar?

Nie każdy, a jakość integracji bywa różna. Dwukierunkowa synchronizacja oznacza, że zmiany w Google Calendar wpływają na system rezerwacji i odwrotnie. Jednokierunkowa przenosi rezerwacje do Google Calendar, ale prywatne wpisy nie blokują kalendarza rezerwacji, więc przed wyborem systemu sprawdź, którą wersję dostajesz.

Co to jest dwukierunkowa synchronizacja kalendarzy i kiedy jest potrzebna?

Dwukierunkowa synchronizacja oznacza, że zmiany w Google Calendar (np. dodanie wizyty u lekarza w prywatnym kalendarzu) automatycznie blokują termin w systemie rezerwacji online (klienci nie zarezerwują tej godziny). To ważne dla profesjonalistów, którzy mają wiele zobowiązań poza rezerwacjami (spotkania biznesowe, szkolenia, urlopy).

Jak działa synchronizacja kalendarza dla zespołu pracowników?

Każdy pracownik łączy swój Google Calendar z systemem rezerwacji jednorazowo (OAuth). Jego dostępność w terminarzu firmy jest aktualizowana - gdy dodaje sobie spotkanie w kalendarzu, system blokuje ten termin dla rezerwacji klienckich, co ogranicza podwójne zapisy. Outlook dostaje jednokierunkowy eksport ICS.

Integracja rezerwacji z Google Calendar i Outlook

Przyjmijmy coacha biznesowego pracującego samodzielnie, z asystentką na pół etatu: 4 sesje dziennie, każda po 90 minut. Asystentka prowadzi kalendarz coacha w Google Calendar z osobnego komputera, a rezerwacje klienci robią online. Dwa razy w tygodniu zdarzała się kolizja: klient rezerwował termin online, a asystentka w tym samym czasie wpisywała coachowi spotkanie biznesowe, bo system rezerwacji o tym wpisie nie wiedział.

Po połączeniu kalendarza coacha z systemem rezerwacji każda rezerwacja ląduje w jego Google Calendar, a wpis asystentki blokuje ten termin dla klientów. Jedna lista zobowiązań zamiast dwóch.

Bez takiej integracji każda osoba w firmie ma 2-3 osobne źródła prawdy (system rezerwacji, Google Calendar, notatnik), a kolizje terminów są tylko kwestią czasu.

Dwa typy synchronizacji kalendarza

Różnica polega na kierunku przepływu danych.

W synchronizacji jednokierunkowej rezerwacje z systemu pojawiają się w prywatnym Google Calendar lub Outlooku jako nowe wpisy, ale prywatne wpisy w kalendarzu (np. „spotkanie z partnerem biznesowym we wtorek o 14:00”) nie blokują terminów w systemie rezerwacji. Konflikty mogą się pojawiać.

Synchronizacja dwukierunkowa dodaje kierunek odwrotny: wszystko, co wpiszesz do Google Calendar (prywatne spotkania, urlopy, szkolenia), automatycznie blokuje terminy w systemie rezerwacji, więc klienci nie zarezerwują tych godzin.

Jednokierunkowa wystarczy, gdy w kalendarzu nikt poza Tobą nie dopisuje terminów i sam pamiętasz o swoich wpisach. Dla zespołu 3+ osób, mobilnych specjalistów i profesjonalistów z wieloma zobowiązaniami przydaje się dwukierunkowa, inaczej kalendarze się rozjeżdżają, a klienci trafiają na zajęte terminy.

Jak połączyć Google Calendar z Terminarz24

Połączenie robi każdy pracownik dla swojego kalendarza, jednorazowo, przez integrację z Google Calendar:

W panelu łączysz swoje konto Google.
Google wyświetla ekran OAuth 2.0, na którym zezwalasz na odczyt i zapis wpisów w kalendarzu.
Od tego momentu rezerwacja w Terminarz24 tworzy wpis w Twoim Google Calendar, a wydarzenie dodane w Google blokuje Twój czas w systemie rezerwacji.

Zakres zgody zobaczysz na ekranie Google, zanim ją zatwierdzisz.

Outlook - eksport ICS (jednokierunkowy)

Terminarz24 nie ma natywnej integracji z Outlookiem. Rezerwacje można pobierać przez link ICS, czyli jednokierunkowy eksport do kalendarza Outlook. Pojawiają się tam jako wpisy, ale prywatne spotkania z Outlooka nie blokują terminów w systemie rezerwacji.

Dla kogo to wystarczy? Dla firm, w których Outlook pełni rolę podglądu (biura rachunkowe, kancelarie). Kto potrzebuje pełnej dwukierunkowej synchronizacji, wybiera Google Calendar z OAuth 2.0.

Synchronizacja zespołu 3-10 osób

Każdy pracownik łączy swój Google Calendar jednorazowo. Od tego momentu system rezerwacji uwzględnia dostępność każdego członka zespołu.

Klient rezerwujący online widzi wyłącznie wolne terminy. Jeśli pracownik wpisał sobie w Google Calendar „wizyta u dentysty, czwartek 14:00”, ten termin znika z rezerwacji online. Bez telefonów, przepraszania i ręcznego sprawdzania, czy Ania jest wolna.

Przyjmijmy firmę z 3-5 pracownikami, w której średnia cena usługi to 150 zł. Bez synchronizacji ktoś musi ręcznie uzgadniać kalendarze, a każda podwójna rezerwacja to odesłany klient: 10 uratowanych wizyt miesięcznie to 1500 zł.

RODO a synchronizacja kalendarzy

Wpis w Google Calendar to dane klienta, które opuszczają Terminarz24. Do kalendarza pracownika trafia samo imię klienta (bez nazwiska), nazwa usługi i numer telefonu; nazwisko i prywatne notatki nie są przesyłane. Przy koncie Google Workspace Google zwykle pełni wobec Twojej firmy rolę podmiotu przetwarzającego, więc sprawdź w swoim koncie warunki przetwarzania danych (umowę powierzenia, DPA) i zadbaj, by klient w formularzu rezerwacji zobaczył informację o przetwarzaniu jego danych zgodnie z RODO.

Terminarz24.pl jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych.

Kalendarz rezerwacji z dwukierunkową synchronizacją Google Calendar działa w każdym płatnym planie. Jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies (Starter 9 zł / Solo 18 zł / Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy.

Zarejestruj się bezpłatnie i podepnij swój Google Calendar.