Terminarz pracy online - jak zorganizować grafik zespołu?

Przyjmijmy salon z 5 osobami: dwie fryzjerki, manicurzystka, kosmetyczka i recepcjonistka. Właścicielka układa grafik tygodniowy w Excelu, co zajmuje jej 2 godziny w niedzielę wieczorem. W piątek manicurzystka prosi o urlop, a właścicielka musi sprawdzić jej 6 wizyt, obdzwonić klientki i ręcznie poprawić plik.

Teraz ten sam salon z grafikiem online. Godziny pracy są w szablonie tygodnia, więc w niedzielę właścicielka poprawia tylko wyjątki i kończy w 15 minut. Nieobecność manicurzystki blokuje jej terminy, a 6 istniejących wizyt przenosi na inne dni lub do kosmetyczki.

Dlaczego Excel i papier nie wystarczają?

Grafik w Excelu to statyczny plik: ktoś edytuje go na swoim komputerze, ktoś inny ma starą wersję, a trzecia osoba nie wie, gdzie go szukać. Urlop przychodzi mailem i nie trafia do arkusza, dwie osoby dostają tę samą zmianę, a klient rezerwuje wizytę u pracownika, który tego dnia nie pracuje. Każda zmiana grafiku oznacza obdzwonienie zespołu.

Grafik online jest jeden, aktualny i dostępny z dowolnego urządzenia. Zespół nie szuka właściwej wersji pliku, a klient widzi tylko terminy, w których ktoś faktycznie pracuje.

Jak działa program do grafiku pracy online?

Terminarz pracy online łączy osobne kalendarze pracowników, kalendarz rezerwacji widoczny dla klienta i powiadomienia. W panelu widzisz pracowników jako osobne kolumny (fryzjerka 1, fryzjerka 2, manicurzystka, kosmetyczka), a pracownik z własnym kontem po zalogowaniu widzi swoje rezerwacje.

Dla każdego pracownika określasz godziny pracy od-do, z przerwami, w zarządzaniu pracownikami. Szablon ma nazwę i godziny pracy na każdy dzień tygodnia, także z przerwą w środku dnia, a firma może mieć ich kilka, np. dla zmiany porannej i popołudniowej. Gotowy szablon działa w tle, więc korygujesz tylko wyjątki: urlop, zwolnienie, zastępstwo.

Kiedy klient rezerwuje online, kalendarz pokazuje mu wyłącznie terminy (kratka 15, 30, 45 lub 60 min), w których dany pracownik faktycznie pracuje.

Jeśli usługa wymaga kabiny, fotela albo sprzętu, dodajesz je jako zasoby. Zasoby nie liczą się do stanowisk, a system nie zarezerwuje tego samego zasobu dwa razy w tym samym czasie. Panel działa w przeglądarce na smartfonie, więc nie potrzebujesz osobnej aplikacji.

Urlopy, chorobowe i zastępstwa w grafiku

Rano pracownik dzwoni, że jest chory. W tradycyjnym modelu sprawdzasz jego dzisiejsze wizyty, obdzwaniasz klientów i szukasz zastępstwa. W terminarzu oznaczasz pracownika jako nieobecnego, a system blokuje jego nowe rezerwacje. Istniejące wizyty przenosisz sam na inny termin albo do innego pracownika, a klient dostaje powiadomienie o zmianie. Wybór nowego terminu zostaje po Twojej stronie, więc przy kilku wizytach dziennie to kwestia kilku minut, a nie godziny telefonów.

Urlop wypoczynkowy wynosi zgodnie z Kodeksem pracy 20 lub 26 dni rocznie zależnie od stażu. Pracownik zgłasza go, Ty wpisujesz w module nieobecności i urlopy, a terminy w tym okresie znikają z kalendarza rezerwacji online.

Dane pracownika w grafiku (imię, godziny pracy, urlopy) przetwarzasz w związku z umową z pracownikiem i obowiązkami pracodawcy, a nie na podstawie zgody, bo zgoda w relacji z pracodawcą rzadko bywa swobodna. Zgodnie z RODO pracownik ma prawo wiedzieć, jakie dane o nim zbierasz.

Od czego zacząć wdrożenie grafiku online?

Jeśli Twój grafik to arkusz albo tablica na ścianie, zacznij od wprowadzenia pracowników i ich standardowych godzin pracy, potem skonfiguruj usługi i wpisz zaplanowane urlopy na najbliższe tygodnie. Rezerwacje online, powiadomienia SMS i wizytówkę dodasz później, bo każdy element działa niezależnie. Na pierwszy tydzień wystarczy sprawdzić, czy kolumny pracowników w kalendarzu zgadzają się z Twoim dotychczasowym planem. Więcej o zarządzaniu grafikiem zespołu znajdziesz w poradniku jak zarządzać grafikiem pracowników w firmie usługowej.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych. Plan Free (0 zł, 1 stanowisko, 40 rezerwacji/mies, bezterminowo) wystarczy, żeby przetestować mechanikę grafiku. Dalej jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji (Starter 9 zł, Solo 18 zł, Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk). Powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.