Coach biznesowy i life coach - rezerwacje sesji

Przyjmijmy life coacha z certyfikatem PCC (Professional Certified Coach) od ICF, który prowadzi praktykę od 6 lat: 15-20 sesji tygodniowo, prawie wszystkie online przez Google Meet. Przez pierwsze 3 lata umawia klientów ręcznie przez Messenger, mail i telefon. Klienci kupują pojedyncze sesje po 300 zł, przychodzą 2-3 razy i znikają. Pakiet 10 sesji za 2700 zł brzmi świetnie w ofercie, ale bez kalendarza, który pilnuje terminów całej serii, nikt go nie kupuje. Gdy coach ustawia kalendarz rezerwacji online i sprzedaje pakiety w panelu z płatnością z góry, pakiety zaczynają się sprzedawać. Przyjmijmy, że w kwartale sprzedaje 6 pakietów po 2700 zł, czyli 16 200 zł, a 5 z 6 klientów kończy cały cykl.

Coach biznesowy, life coach, mentor: każdy z nich zderza się z tym samym problemem. Sesja coachingowa 60 min kosztuje kilkaset złotych (więcej przy executive coachingu z certyfikacją ICF na poziomie MCC). Ale administracja, czyli umawianie, przesuwanie terminów i przypomnienia, zjada wiele godzin tygodniowo, które można przeznaczyć na dodatkowe sesje.

Pakiety coachingowe i sesja zerowa

Coaching to biznes pakietowy. Klient potrzebuje zwykle kilku do kilkunastu spotkań rozłożonych na kilka miesięcy, żeby zobaczyć efekty pracy. Dlatego coachowie często sprzedają pakiety sesji z płatnością z góry, nie pojedynczych wizyt po fakcie.

Typowy schemat: darmowa sesja intro 30 min (rozmowa dopasowania, czy coach i klient do siebie pasują), potem pakiet 4 sesji (krótki sprint na konkretny cel) albo pakiet 10 sesji (pełny cykl pracy). Pakiet sprzedajesz w panelu jako pakiet usług, a po jego opłaceniu rezerwujesz 10 terminów co 2 tygodnie jako wizyty cykliczne. Przed każdą sesją klient dostaje SMS z przypomnieniem.

Przyjmijmy, że coach ustawia w terminarzu sesję intro (0 zł, 30 min) oraz dwa pakiety: 4 sesje za 1100 zł i 10 sesji za 2700 zł. Klient wchodzi na stronę, wybiera sesję intro i rezerwuje wolny termin. Po sesji intro, jeśli chce kontynuować, płaci przelewem albo BLIK-iem na telefon, a coach przypisuje mu pakiet w panelu.

Sesje zdalne i automatyzacja kalendarza

Wiele sesji coachingowych odbywa się online. Klienci to często przedsiębiorcy pracujący zdalnie, którzy nie chcą tracić 60 min na dojazd do gabinetu. Coach nie potrzebuje fizycznego biura, więc nie płaci za jego wynajem.

Elektroniczny terminarz automatyzuje komunikację wokół sesji online:

1. Klient rezerwuje sesję i dostaje potwierdzenie; stały adres spotkania wysyłasz mu sam, np. w odpowiedzi na to potwierdzenie
2. Przed sesją klient dostaje jedno przypomnienie SMS lub e-mail; czas ustawiasz w panelu (od 1 godz. do 30 dni, domyślnie 24 godziny przed)
3. Po sesji wysyłasz podsumowanie ze swojej skrzynki

Specjalizacje coachingowe (przywództwo, zmiana ścieżki kariery, równowaga życiowa) mają różne czasy trwania i ceny. W terminarzu każda specjalizacja to osobna usługa z własnym czasem i ceną, a godziny pracy ustawiasz w swoim grafiku. Jeśli wolisz executive coaching prowadzić w poniedziałki rano, a life coaching wieczorami, pilnujesz tego, rezerwując te godziny pod daną usługę.

Notatki sesyjne i karta klienta

Coaching to długa relacja, bo proces z jednym klientem trwa wiele miesięcy. Na sesji nr 8 klient mówi „pamiętasz, o czym rozmawialiśmy w lutym?”. Bez systemu coach nie pamięta dokładnie. Z kartoteką klientów otwiera kartę, czyta notatki i kontynuuje precyzyjnie.

Co zapisuje coach po każdej sesji? Krótkie podsumowanie (2-3 zdania), ustalone cele na najbliższe 2 tygodnie i zadania domowe dla klienta. Przykład: „Anna - delegowanie zadań, 3 rozmowy 1:1 z raportującymi do 29.05”. Na następnej sesji coach sprawdza postępy i planuje kolejne kroki.

Zaliczka i regulamin odwołania sesji

Sesja coachingowa za 300 zł to wysoka kwota, a nieobecność klienta oznacza pustą godzinę w grafiku i stratę przychodu. Przykładowy regulamin: odwołanie powyżej 48 godz przed sesją bez konsekwencji, sesja przesunięta; odwołanie 24-48 godz, sesja liczona jako wykorzystana z pakietu; poniżej 24 godz pełna opłata.

Opcjonalny wymóg zaliczki włączasz przy usłudze: klient widzi kwotę przy rezerwacji i wpłaca ją poza systemem (przelewem albo BLIK-iem na telefon), a po wpłacie coach oznacza status zaliczki w panelu. Przy pakiecie 10 sesji pełna płatność z góry motywuje klienta do regularnego przychodzenia, bo cykl ma już opłacony.

Terminarz24.pl jest dedykowany dla szkół, instruktorów i ośrodków szkoleniowych, a coachów, mentorów i trenerów obsługuje w tym samym panelu. Zobacz Terminarz24 dla szkoleń i kursów.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.