Jak ustalić wysokość zaliczki w firmie usługowej?

Zależy od ceny usługi i ryzyka nieobecności. Przyjmijmy jedną trzecią ceny przy zwykłych usługach i połowę przy długich albo drogich zabiegach. W Terminarz24 przy usłudze włączasz zaliczkę jako kwotę stałą albo procent ceny.

Czy zaliczka jest zgodna z polskim prawem?

Tak. Zadatek reguluje Kodeks cywilny, a zaliczka to zwykła wpłata na poczet ceny, którą co do zasady zwraca się. Zasady zapisz w regulaminie, z którym klient zapoznaje się przed rezerwacją. Sprawdź też, czy do Twojej usługi stosuje się prawo odstąpienia z ustawy o prawach konsumenta.

Ile kosztuje przyjmowanie zaliczek od klientów?

Przelew albo BLIK na telefon firmowy zwykle nic nie kosztują. W Terminarz24 klient wpłaca zaliczkę poza systemem, więc nie ma prowizji od wpłat ani od rezerwacji. Własną bramkę płatności zakładasz u wybranego operatora na jego warunkach, niezależnie od Terminarz24.

Zaliczki, przedpłaty i opłaty no-show w rezerwacjach

Przyjmijmy właściciela warsztatu z dwoma mechanikami, który przez pół roku notował 4-5 nieobecności miesięcznie. Typowe zlecenie to diagnostyka komputerowa i wymiana klocków hamulcowych za 600 zł, więc każda pusta rezerwacja oznaczała utracony przychód. Wprowadził zaliczkę 200 zł, czyli jedną trzecią ceny, płatną przelewem albo BLIK-iem na telefon firmowy. Po trzech miesiącach nieobecności spadły do jednej miesięcznie: straty zmalały z 2400-3000 zł do 600 zł miesięcznie.

Klient, który wpłacił zaliczkę, zwykle pamięta o wizycie, a gdy musi odwołać, robi to z wyprzedzeniem, bo wie, że odzyska pieniądze.

Zaliczka, przedpłata i opłata za nieobecność: czym się różnią

Zaliczka to częściowa wpłata zaliczana na poczet ceny usługi. Przedpłata oznacza większą część albo całość kwoty z góry, co sprawdza się przy sesjach ślubnych, konsultacjach online i pakietach treningów. Opłata za nieobecność to kwota naliczana po fakcie, na podstawie regulaminu firmy. Terminarz24 jej nie pobiera, robisz to sam.

Różnica ma też wymiar prawny: zadatek według art. 394 k.c. w razie niewykonania umowy przez klienta możesz zatrzymać, a zwykłą zaliczkę zwraca się. Jeśli chcesz zachować wpłatę przy nieobecności, napisz w regulaminie wprost, że ma charakter zadatku. Przy zwykłej zaliczce możesz potrącić najwyżej opłatę za nieobecność, o ile przewiduje ją regulamin. W razie wątpliwości skonsultuj treść z prawnikiem.

Ile pobierać: trzy przykładowe modele

Wysokość zaliczki zależy od ceny usługi i ryzyka, że klient się nie pojawi. W ustawieniach usługi możesz ustawić ją jako kwotę stałą albo procent ceny:

Jedna trzecia ceny - zwykłe usługi w warsztacie, salonie czy gabinecie. Przyjmijmy zabieg kosmetyczny za 150 zł: zaliczka 50 zł wystarcza, by odsiać niepoważne rezerwacje, a nie odstrasza klientów.
Połowa ceny - sesje ślubne, długie zabiegi powyżej 500 zł albo terminy rezerwowane z miesięcznym wyprzedzeniem. Wyższa kwota chroni przed zmianą planów.
Cała cena z góry - krótkie usługi, konsultacje online i pakiety. Klient nie musi pamiętać o dopłacie na miejscu.

Politykę anulowania podaj w opisie usługi i na wizytówce online. Przyjmijmy zasadę: odwołanie ponad 48 godzin przed terminem to zwrot całości, 24-48 godzin to zwrot połowy, krócej zwrotu nie ma, o ile wpłata ma charakter zadatku. Statusy zaliczki (zwrócona, przepadła) oznaczasz w panelu, a same kwoty zwracasz lub zatrzymujesz po swojej stronie.

Jak przyjmować wpłaty bez pośrednika

Klient wpłaca zaliczkę poza Terminarz24: przelewem, BLIK-iem na telefon albo na miejscu. Jeśli chcesz przyjmować karty, możesz samodzielnie założyć konto u operatora płatności; jego prowizja i warunki to osobna umowa między Tobą a operatorem.

W Terminarz24 zaliczka jest opcjonalna i włącza ją firma przy wybranej usłudze. Klient widzi kwotę podczas rezerwacji online, a rezerwacja ma status: oczekuje, wpłacona, zwrócona albo przepadła, który zmienia obsługa. Powiadomienia SMS i e-mail wysyłają potwierdzenie rezerwacji i jedno przypomnienie, którego czas ustawia firma (od 1 godziny do 30 dni, domyślnie 24 godziny przed wizytą). Zaliczka motywuje finansowo, a SMS przypomina o terminie.

Co robić, gdy klient mimo zaliczki nie przychodzi

Przy pierwszej nieobecności wpłata o charakterze zadatku przepada zgodnie z regulaminem, a zwykłą zaliczkę zwracasz, potrącając najwyżej opłatę za nieobecność, jeśli regulamin ją przewiduje. Klient dostaje wiadomość z wyjaśnieniem. Historię nieobecności widzisz w kartotece klienta, więc po drugiej w ciągu trzech miesięcy możesz poprosić przy kolejnej rezerwacji o przedpłatę całej kwoty, a po trzeciej odmówić dalszych rezerwacji.

Zgodnie z RODO klient musi wiedzieć, że prowadzisz historię obecności i w jakim celu. Opisz to w regulaminie i polityce prywatności, a politykę nieobecności pokaż na wizytówce.

Wprowadzaj zaliczki stopniowo. Zacznij od usług, przy których nieobecność kosztuje najwięcej, i uprzedź stałych klientów z 2-4-tygodniowym wyprzedzeniem. Podaj powód krótko: „Zaliczka chroni Twój termin. Odwołanie ponad 48 godzin przed wizytą to pełny zwrot”. Po kwartale oceń, czy podnieść kwotę przy droższych usługach.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych i nie pobiera prowizji od rezerwacji. Jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji, 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy. Plan Free (0 zł, 1 stanowisko, 40 rezerwacji miesięcznie) pozwala przetestować system.

Zarejestruj się bezpłatnie i ustaw zaliczki przy swoich usługach.