System rezerwacji z powiadomieniami SMS - dlaczego warto?

Przyjmijmy hydraulika, który prowadzi jednoosobową firmę. Notuje 10 nieodbytych wizyt miesięcznie: klient umawia się w poniedziałek, w czwartek zapomina, a w piątek nie pojawia się pod drzwiami. Przy wizycie za 150 zł to 1500 zł utraconych przychodów co miesiąc. Po włączeniu przypomnień SMS nieobecności są 7 zamiast 10, więc odzyskuje 3 wizyty, czyli 450 zł. Pakiet 100 SMS-ów kosztuje 18 zł netto, więc zwrot przychodzi już po pierwszej uratowanej wizycie.

Ile kosztują zapomniane wizyty?

Przyjmijmy firmę z 20 wizytami dziennie, w której 4 terminy zostają puste. Przy wizycie za 100 zł to 400 zł dziennie, i to dla małej firmy.

Porównaj to z kosztem SMS-a: w Terminarz24 stawka pakietowa to 0,12-0,18 zł netto za wiadomość, zależnie od pakietu (od 100 do 10 000 SMS-ów). Pakiety kupujesz z góry: 100 SMS-ów to 18 zł netto, a 1 000 SMS-ów to 150 zł netto. Wysłanie 300-400 przypomnień miesięcznie to wydatek rzędu 36-72 zł netto, a aktualne stawki znajdziesz na stronie cennika.

Jakie powiadomienia SMS naprawdę działają?

Potwierdzenie rezerwacji daje klientowi pewność, że termin dotarł do systemu, więc nie musi dzwonić. Rezerwacja online domyślnie czeka na akceptację firmy, dlatego potwierdzenie przychodzi po niej, chyba że wyłączysz ręczne zatwierdzanie.

Przypomnienie jest jedno na wizytę, a czas jego wysłania ustawia firma od 1 godz. do 30 dni przed terminem, domyślnie 24 godziny. Taki odstęp zostawia czas na odwołanie i obsadzenie zwolnionego terminu. Trzecia wiadomość to powiadomienie o zmianie: gdy przesuniesz albo odwołasz wizytę po swojej stronie, klient dowiaduje się od razu i nie staje pod zamkniętymi drzwiami.

Treść wiadomości edytujesz w szablonach powiadomień SMS i email. System podstawia do nich dane rezerwacji, np. datę, godzinę i nazwę usługi. Dobry SMS jest krótki i zawiera nazwę firmy, termin oraz usługę, np. „Salon Róża: przypominamy o wizycie jutro o 10:00, strzyżenie damskie. Do zobaczenia!”. Nieobecności zapisują się w kartotece klienta, więc widzisz, kto regularnie nie przychodzi mimo przypomnień.

Dlaczego SMS, a nie tylko e-mail?

Przyjmijmy klienta, który umówił wizytę w poniedziałek i dostał potwierdzenie mailem. Mail trafił do folderu ze spamem, więc w czwartek o terminie nie pamiętał, a w piątek nie przyszedł. SMS z przypomnieniem pojawiłby się na ekranie blokady telefonu, tam, gdzie klient zagląda częściej niż do skrzynki. Dlatego e-mail zostaje na potwierdzenie ze szczegółami, a SMS na przypomnienie.

W Terminarz24 korzystasz z powiadomień SMS i e-mail, a ich treść edytujesz w szablonach. Przypomnienie o umówionej wizycie opiera się na wykonaniu umowy z klientem, a nie na zgodzie. Wiadomości marketingowe (rabaty, promocje) wymagają odrębnej zgody klienta, zgodnie z RODO i przepisami o komunikacji marketingowej, dlatego kampanie z panelu trafiają tylko do klientów ze zgodą marketingową.

Automatyzacja kontra ręczne wysyłanie

Część firm wysyła SMS-y ręcznie: recepcjonistka przegląda jutrzejszy grafik, kopiuje numery i pisze wiadomości. Przy 5 wizytach to jeszcze do ogarnięcia, ale przy 20-30 dziennie zajmuje około godziny i łatwo o pomyłkę w numerze. Automat sprawdza grafik i sam wysyła przypomnienia w ustawionym czasie.

Przyjmijmy salon fryzjerski z 4 pracownikami i 35 wizytami dziennie. Klientka rezerwuje online, salon akceptuje rezerwację i klientka dostaje SMS z potwierdzeniem, a dzień przed wizytą przypomnienie. Jeśli salon włączy opcjonalny link do zarządzania wizytą w SMS-ie, klientka sama odwoła lub przełoży termin. Odwołany termin wraca do puli wolnych, a przy włączonej liście oczekujących (opcjonalnej) system powiadamia oczekujących, którzy mogą go zająć.

W panelu masz historię wysłanych powiadomień z ostatnich 12 miesięcy. Gdy klient twierdzi, że nie dostał przypomnienia, sprawdzisz to bez zgadywania. Więcej o konfiguracji znajdziesz w poradniku o automatycznych potwierdzeniach i przypomnieniach o wizycie.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych. Cennik rośnie razem z firmą: jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji (Starter 9 zł, Solo 18 zł, Solo Max 27 zł), 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk). Powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy, a SMS-y rozliczane są osobno z pakietów (0,12-0,18 zł netto za sztukę).

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.