System rezerwacji online dla salonu fryzjerskiego - poradnik

Przyjmijmy piątkowe południe w salonie fryzjerskim. Telefon dzwoni co kilkanaście minut, a Karolina robi właśnie balayage za 420 zł: w jednej ręce pędzel, drugą sięga po słuchawkę i prosi klientkę przy lustrze, żeby chwilę poczekała. Rozmowa trwa 3 minuty, a kolejna dzwoniąca trafia na pocztę głosową i szuka salonu, który odbiera. Przy 20 telefonach dziennie to godzina z zajętymi rękami.

Przyjmijmy, że salon włącza rezerwację online i po 2 tygodniach liczy: 18 z 30 nowych wizyt wpłynęło wieczorami lub w weekend, w tym koloryzacja za 320 zł umówiona w sobotę o 22:00.

Specyfika salonu fryzjerskiego, której nie rozumie ogólny system

Klientki rezerwują do konkretnej fryzjerki, nie do salonu. Ktoś, kto od lat chodzi do Joanny po ombre za 280 zł, woli poczekać tydzień, niż trafić do innej osoby, więc system musi pozwalać wybrać pracownicę przy rezerwacji.

Usługi mają też bardzo różne czasy trwania. Przyjmijmy cennik salonu: strzyżenie damskie 80 zł (45 min), koloryzacja z odrostów 260 zł (150 minut), keratynowe prostowanie 350 zł (4 godziny). Jeśli system nie uwzględnia tych różnic w grafiku, harmonogram dnia staje się fikcją. Do tego dochodzą różne godziny pracy: jedna fryzjerka kończy o 16:00, druga o 20:00, więc system musi znać grafik każdej osobno i pokazywać klientce tylko terminy, w których wybrana osoba faktycznie pracuje.

Dochodzi też sezonowość: przed Świętami, Sylwestrem i komuniami telefony nie milkną, a recepcja jest najbardziej przeciążona.

Telefon a rezerwacja online - co się dzieje naprawdę

Rezerwacja przez telefon wymaga, by fryzjerka albo właścicielka przerwała pracę, działa tylko w godzinach pracy salonu, a przy ręcznym kalendarzu zdarzają się pomyłki i podwójne rezerwacje. Klientka online wybiera termin sama, także o 22:00 albo w niedzielę, a system blokuje zajęte terminy. Domyślnie rezerwacja online czeka na akceptację salonu, a potwierdzenie SMS klientka dostaje po niej, chyba że wyłączysz ręczne zatwierdzanie.

Wizyty z wieczoru i weekendu to często te, które wcześniej nie powstawały: klientka dzwoniła i nie zastała nikogo albo nie dzwoniła wcale, bo wiedziała, że salon jest zajęty.

Co musi umieć system dla fryzjera

Lista wymagań dla salonu fryzjerskiego jest konkretna:

• wybór fryzjerki przy rezerwacji, który umożliwiają specjalizacje pracowników (klientka widzi przy rezerwacji tylko fryzjerki wykonujące wybraną usługę),
• usługi z różnym czasem trwania, dla których system rezerwuje odpowiednio długi czas w grafiku,
• widok grafiku każdej fryzjerki w kalendarzu rezerwacji,
• blokowanie terminów na urlopy, szkolenia i przerwy,
• jedno przypomnienie SMS przed wizytą: czas ustawia salon od 1 godz. do 30 dni, domyślnie 24 godziny przed (SMS kosztuje 0,12-0,18 zł netto w pakiecie),
• historia klientki: usługi, data ostatniej wizyty, preferencje,
• lista oczekujących, gdy brakuje wolnego terminu (opcjonalna, włącza ją salon).

Przypomnienie ma największy sens przy długich usługach. Przyjmijmy keratynowe prostowanie za 350 zł: jedna nieobecna klientka to 350 zł straty i 4 godziny pustego fotela. Odwołany z wyprzedzeniem termin wraca do puli wolnych, więc salon ma szansę go obsadzić, a przy włączonej liście oczekujących system powiadamia zapisane klientki e-mailem i SMS-em.

Link do rezerwacji w Profilu Firmy w Google

Klientka, która szuka „fryzjer Kraków Krowodrza”, widzi w wynikach Profil Firmy salonu. Możesz w nim podać link do rezerwacji, więc klientka przechodzi od razu do wyboru terminu zamiast szukać strony.

Adres wizytówki online salonu (nazwa-salonu.terminarz24.pl) wklejasz tam ręcznie. Terminarz24 nie ma integracji z przyciskiem „Zarezerwuj” w Google, a ten link nie jest gwarancją wyższej pozycji w wynikach.

Jak wybrać system - praktyczna checklista

Najlepiej przetestować system na jednym dniu grafiku: dodaj dwie fryzjerki, trzy usługi o różnym czasie trwania i umów testową wizytę z telefonu, tak jak zrobi to klientka. Przed rejestracją w dowolnym systemie sprawdź:

• Czy klientka może wybrać fryzjerkę przy rezerwacji?
• Czy system blokuje tyle czasu, ile trwa wybrana usługa?
• Czy mogę ustawić różne godziny pracy dla różnych fryzjerek?
• Czy system wysyła SMS przed wizytą?
• Czy mogę wyeksportować bazę klientek?
• Ile kosztuje płatny plan i czy darmowy plan ma limit czasu? W Terminarz24 plan Free nie wygasa.

Terminarz24 jest dedykowany dla salonów fryzjerskich, kosmetycznych i SPA: Terminarz24.pl dla salonów urody. Nie pobiera prowizji od rezerwacji, a różnice względem konkurencji zobaczysz w porównaniu Booksy vs Terminarz24 i w tekście co zamiast Booksy.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.