Biuro rachunkowe - rezerwacja konsultacji online

Przyjmijmy biuro rachunkowe w śląskim mieście: 9 lat na rynku, 80 stałych klientów, 2 księgowe i doradca podatkowy. Tuż przed szczytem PIT telefon dzwoni co 4 minuty. Recepcja zapisuje terminy w zeszycie, a doradca podatkowy ma kolejkę na 3 tygodnie. Przyjmijmy, że gdy klienci sami wybierają wolną godzinę w kalendarzu online, telefon dzwoni co 10 minut, a kolejka do doradcy skraca się do tygodnia: recepcja przestaje być pośrednikiem i zajmuje się dokumentami.

Marzec-kwiecień w biurze rachunkowym to kilkukrotnie więcej zapytań niż latem. Bez elektronicznego terminarza online biuro traci klientów w szczycie (idą do konkurencji z rezerwacją online) i siedzi na pustych terminach poza sezonem.

Sezonowość - kalendarz roku księgowego

Rezerwacja online musi rozumieć rytm pracy biura rachunkowego:

Styczeń - zamykanie ksiąg za poprzedni rok, rejestracje nowych firm na ZUS i CEIDG. Klienci szukają „biuro rachunkowe do założenia firmy”.

Marzec-kwiecień - szczyt PIT. Klienci szukają „rozliczenie PIT”, „doradca podatkowy w okolicy”. Maj-lipiec - bieżąca obsługa, comiesięczne JPK_VAT, szkolenia.

Wrzesień-grudzień - planowanie podatkowe, optymalizacje na koniec roku, faktury grudniowe.

W cenniku usług online ustawiasz osobne usługi na każdy sezon. Przyjmijmy przykładowy cennik biura:

• Konsultacja PIT (luty-kwiecień): 60 min za 300 zł
• Rejestracja działalności (cały rok, szczyt w styczniu): 45 min za 250 zł
• Pakiet roczny: abonament ustalany indywidualnie, zależnie od skomplikowania firmy

Konsultacje vs obsługa stała - dwa modele biznesowe

Biuro rachunkowe ma dwa typy klientów:

Stali klienci (umowa miesięczna) - księgowość prowadzona regularnie, konsultacje bezpłatne w ramach umowy. To zwykle duża część przychodów biura.

Konsultacje jednorazowe - klient z konkretnym pytaniem (PIT, sprzedaż firmy, optymalizacja podatkowa), płaci za godzinę wg cennika.

Rezerwacja online obsługuje oba modele. Nowy klient widzi cennik (w przykładzie wyżej 300 zł za 60 min), wybiera termin i płaci przelewem albo na miejscu. Biuro może też włączyć opcjonalny zadatek przy usłudze: klient wpłaca go poza systemem, a biuro oznacza status zaliczki w panelu. Stałych klientów umawiasz z wyprzedzeniem sam, dodając rezerwacje w panelu, a nowym zostają wolne terminy z kalendarza online.

Konsultacje zdalne - standard branżowy w 2026

Wiele konsultacji księgowych odbywa się zdalnie: klient wysyła dokumenty e-mailem dzień wcześniej, księgowy się przygotowuje, a rozmowa wideo (Zoom albo Teams) trwa 30-60 min.

W systemie rezerwacji to osobna usługa „Konsultacja zdalna”, krótsza o 15 min niż stacjonarna. Powiadomienia SMS i email obsługują przepływ przed spotkaniem:

1. Klient rezerwuje termin i dostaje potwierdzenie e-mailem; adres spotkania podajesz mu sam, np. w odpowiedzi na to potwierdzenie
2. Przed konsultacją klient dostaje jedno przypomnienie; czas ustawiasz w panelu (od 1 godz. do 30 dni, domyślnie 24 godziny przed)
3. Po konsultacji wysyłasz podsumowanie i fakturę ze swojego programu księgowego

Konsultacja zdalna oszczędza czas obu stronom: księgowy nie traci 15 minut na powitania i kawę, klient nie traci godziny na dojazd.

Dokumenty klientów i RODO

Biuro rachunkowe pracuje na danych wrażliwych: PESEL, NIP, dane finansowe firm, deklaracje podatkowe. Terminarz24 służy do rezerwacji, nie do obiegu dokumentów księgowych, więc PIT-y, JPK_VAT i faktury przekazujesz bezpiecznym kanałem biura (np. portal klienta), nie zwykłą pocztą ani komunikatorem. W systemie trzymasz tylko dane potrzebne do rezerwacji, zgodnie z zasadą minimalizacji danych RODO.

Historia aktywności pokazuje, kto z zespołu i kiedy zmienił dane w systemie. Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) z dostawcą systemu jest dostępna w serwisie Terminarz24.

Każda konsultacja kończy się fakturą: wystawiasz ją w swoim programie księgowym, a Terminarz24 trzyma historię wizyt klienta, więc wiesz, za co ją wystawić.

Statystyki dla biura rachunkowego

Bez liczb biuro nie wie, czy idzie do przodu. Narzędzie do statystyk rezerwacji pokazuje trzy kluczowe mierniki:

Obłożenie w szczycie (marzec-kwiecień) - czy księgowe mieszczą się w terminach. Obłożenie stale bliskie pełnego oznacza, że nowi klienci idą do konkurencji.

Liczba rezerwacji w miesiącu - porównaj sezon z resztą roku i zaplanuj urlopy poza szczytem.

Przychód z konsultacji - przyjmijmy cel 300 zł za godzinę. Niżej to sygnał za niskich cen lub za dużo bezpłatnych konsultacji.

Terminarz24.pl jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych i dopasowuje się do skali biura rachunkowego: jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies, 2-6 stanowisk 36-72 zł netto/mies, plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy. Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie i zacznij od planu Free (0 zł, 1 stanowisko, 40 rezerwacji/mies).