Kancelaria prawna - system rezerwacji konsultacji online

Przyjmijmy kancelarię z jednym wspólnikiem, o specjalizacjach gospodarczej i rodzinnej, której sekretariat odbiera 15-20 telefonów dziennie tylko w sprawie terminów. Gdy klient może zarezerwować online konsultację 60 min za 450 zł (umowa najmu komercyjnego), wpłacić zaliczkę przelewem i dostać potwierdzenie z terminem, część tych telefonów znika. Link do Google Meet sekretariat wysyła ręcznie, a sekretariat odzyskuje 30-60 minut dziennie, które szły na samo umawianie.

Taki schemat sprawdzi się w kancelarii adwokackiej lub radcowskiej, w której terminy umawia sekretariat. Odciążony sekretariat nie tonie w telefonach, klienci nie rezygnują po trzecim nieudanym połączeniu, a prawnik skupia się na sprawach klientów.

Dlaczego klienci chcą umawiać konsultacje online?

Wielu klientów kancelarii kupuje mieszkania, prowadzi firmy, rozwodzi się albo załatwia sprawy spadkowe. Telefon bywa dla nich kanałem ostatniej szansy: najpierw szukają informacji w Google, sprawdzają opinie i próbują zarezerwować online.

Klient szukający adwokata od spraw rozwodowych w piątek o 22:00 raczej nie zadzwoni do kancelarii. Albo znajdzie kogoś z formularzem rezerwacji online, albo odłoży decyzję na „kiedyś”, a to „kiedyś” często kończy się u konkurencji z kalendarzem online. Kancelaria udostępniająca rezerwacje online przyjmuje zapisy na pierwsze konsultacje także wieczorem i w weekend, gdy sekretariat nie odbiera.

Jakie typy konsultacji konfigurować w systemie

Praktyka prawnicza nie jest jednorodna: spotkanie z klientem rozwodowym wygląda inaczej niż konsultacja z prezesem spółki. W systemie ustawiasz je jako osobne usługi, każdą z własną ceną i czasem trwania. Przyjmijmy cztery typy:

Pierwsza konsultacja - 60 minut, 250 zł (rodzinna) lub 450 zł (gospodarcza). Zapoznanie ze sprawą, ocena szans, ustalenie strategii.

Konsultacja stała - 30 minut, 150-250 zł. Krótkie spotkanie w toku sprawy dla klienta prowadzonego przez kancelarię.

Konsultacja zdalna - 45 minut, 200-350 zł. Google Meet lub Zoom dla klientów z innych miast; link wysyła sekretariat.

Audyt prawny dla firmy - 120 minut, 500-1500 zł. Spotkanie w siedzibie klienta lub w kancelarii, wymaga przygotowania dokumentów.

Dostępnością sterujesz w kalendarzu rezerwacji przez grafiki prawników i przypisanie usług do konkretnych osób. Audyty może prowadzić tylko wybrany mecenas, który pracuje we wtorki i czwartki rano, a konsultacje zdalne możesz zaplanować na 17:00-19:00, gdy klient zdążył wrócić z pracy.

RODO, tajemnica adwokacka i bezpieczeństwo danych

Kancelaria to nie salon fryzjerski: RODO i tajemnica zawodowa narzucają wyższe standardy ochrony danych klientów. Co to oznacza dla systemu rezerwacji?

Nie zbieraj szczegółów sprawy w formularzu online. Pytanie „Opisz krótko swoją sprawę” to błąd, bo klient wpisuje dane wrażliwe (rozwód, bankructwo, sprawa karna), które trafiają do bazy systemu. Bezpieczniej zostawić informację o dziedzinie (rodzinne, gospodarcze, karne) bez szczegółów, a resztę omówić na spotkaniu, objętym tajemnicą adwokacką lub radcowską.

Dane podstawowe (imię, telefon, e-mail) przetwarzasz w celu wykonania umowy, bo klient rezerwuje konsultację. Potrzebujesz też umowy powierzenia danych (DPA) z dostawcą systemu. Terminarz24 przetwarza dane na serwerach w UE, a umowę powierzenia z listą podprocesorów znajdziesz na stronie platformy.

Dostęp do kalendarza i bazy klientów powinni mieć tylko sekretariat i prawnicy, a nie cały zespół. Asystenci, stażyści i obsługa techniczna nie muszą widzieć danych klientów, więc nadawaj role zgodnie z zakresem obowiązków.

Rozliczenia i zaliczki za konsultacje

Konsultacja ma konkretną wartość: godziny pracy mecenasa razy stawka. W systemie masz historię odbytych konsultacji każdego klienta, a fakturę wystawiasz w swoim programie księgowym. Klient dostaje potwierdzenie i przypomnienie o konsultacji w czasie ustawionym przez kancelarię, domyślnie dzień wcześniej.

Żeby ograniczyć no-show, kancelaria może wymagać zaliczki za pierwszą konsultację (opcjonalnie, włącza ją firma przy usłudze). Klient widzi kwotę, np. 250 zł, przy rezerwacji i wpłaca ją przelewem poza Terminarz24, a sekretariat oznacza status zaliczki w panelu. Taka zaliczka filtruje „ciekawskich”, którzy umawiają się dla sprawdzenia opinii i nie przychodzą.

Przyjmijmy stawkę 300 zł za godzinę pracy. Każda nieodbyta konsultacja to wtedy 300 zł utraconego czasu, więc dwie-trzy uratowane w miesiącu dają 600-900 zł.

Wizerunek profesjonalnego biura

Klient kancelarii oczekuje profesjonalizmu od pierwszego kontaktu. Strona z lat 2010-2015, formularz wysyłany e-mailem i telefon dostępny „od wtorku 14:00 do czwartku 11:00” sygnalizują, że biuro nie nadąża za czasem.

System rezerwacji online z logo kancelarii, czytelnymi opisami usług i jasnym cennikiem buduje wiarygodność jeszcze przed spotkaniem. Klient widzi kancelarię, która ogarnia swój biznes, więc zakłada, że i jego sprawą zajmie się odpowiedzialnie.

Cennik Terminarz24 dopasowany do skali firmy: jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji, 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk). Powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy. Kancelaria z dwoma prawnikami zmieści się w planie Team za 36 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.