Czy fotograf powinien pobierać zaliczkę przy rezerwacji sesji?

Tak - sesje fotograficzne mają wysoką wartość transakcji (sesja noworodkowa 600-1500 zł, ślubna 2000-5000 zł), więc nieobecność klienta kosztuje drogo. Zaliczkę włącza się opcjonalnie przy usłudze, a klient wpłaca ją poza systemem (przelew, BLIK na telefon), natomiast fotograf oznacza w panelu jej status.

Jak zarządzać różnymi typami sesji w jednym kalendarzu?

Każdy typ sesji (noworodkowa, rodzinna, biznesowa, ślubna) to osobna usługa z własnym czasem trwania (od 1 do 8 godz.) i ceną, a plener może być osobną usługą z opisem. Klient wybiera typ przy rezerwacji, system pokazuje tylko wolne terminy pasujące do tego typu sesji.

Ile czasu trzeba zarezerwować na sesję zdjęciową?

Sesja noworodkowa to 2-3 godz. (przerwy na karmienie), rodzinna 60-90 min, biznesowa zdjęcie portretowe 60 min, sesja ślubna 6-10 godz. W systemie rezerwacji każda usługa ma osobny czas, więc kolejne terminy się nie nakładają.

Studio fotograficzne - rezerwacje sesji i pakietów

Przyjmijmy fotografa ślubnego o imieniu Dawid. Czwartek, 22:40, zamyka Lightrooma po retuszu 80 zdjęć ze ślubnej soboty. Telefon wibruje - SMS od nowej klientki: "Dzień dobry, chcę zarezerwować sesję ślubną na sierpień, czy 16-ego ma Pan wolne?". Dawid pracuje sam, fotografuje 25 ślubów i około 60 sesji portretowych rocznie. Kiedyś na takie pytania odpowiadał ręcznie - sprawdzał kalendarz, pisał wycenę, negocjował. Teraz klientka dostaje link do strony rezerwacji online i w 2 minuty sama wybiera termin.

Sesja ślubna 16 sierpnia, 8 godzin, cena 3500 zł. Klientka rezerwuje termin i widzi kwotę zaliczki: 1000 zł. Wpłaca ją BLIK-iem na telefon fotografa, a Dawid oznacza w panelu status zaliczki jako wpłaconą - cały dzień jest zablokowany. Miesiąc przed weselem dopłaca pozostałe 2500 zł, a mailem dosyła opis oczekiwań: lokalizacja kościoła, harmonogram dnia, lista obowiązkowych ujęć. Dawid nie odebrał ani jednego telefonu w tej sprawie - wszystko przeszło przez formularz i powiadomienia SMS.

Typy sesji i ich logistyka w kalendarzu

Fotografia to nie jedna usługa - każdy typ sesji wymaga innego czasu, sprzętu i przygotowania. Każdy typ sesji to osobna usługa z własnym czasem trwania i ceną:

Sesja portretowa / biznesowa - 1 godzina w studio, 400-800 zł za 5-10 retuszowanych zdjęć. Zdjęcia do LinkedIn, strony firmowej, CV. Terminy w dni robocze 9:00-15:00.

Sesja rodzinna - 60-90 minut, 500-1200 zł za 15-30 zdjęć. Studio lub plener, 3-6 osób. Weekendy 10:00-16:00 to szczyt popytu.

Sesja noworodkowa - 2-3 godziny, 600-1500 zł. Studio ogrzane do 28-30 stopni, rekwizyty, przerwy na karmienie. Rezerwacja 8-10 tygodni przed terminem porodu.

Sesja ślubna - 6-10 godzin, 2000-5000 zł za 200-400 zdjęć plus album. Blokuje cały dzień (np. sobota 9:00-19:00) plus 30-60 dni na post-produkcję.

Usługa nie ma własnych godzin: klient widzi wolne terminy z grafiku fotografa, w które mieści się czas sesji. Śluby w soboty to Twoja polityka: sobotę zostawiasz w grafiku, a sesję innego typu przyjętą na sobotę przenosisz ręcznie.

Zaliczka i polityka anulowania

Sesja zdjęciowa to inwestycja czasu fotografa - klient rezerwujący ślub na sierpień blokuje całą sobotę już w styczniu. Bez przedpłaty fotograf traci cały dzień, jeśli para się rozmyśli.

Zaliczka w Terminarz24 jest opcjonalna i włącza ją fotograf w ustawieniach usługi (kwota stała albo procent ceny). Klient widzi kwotę przy rezerwacji, ale wpłaca ją poza systemem (przelew, BLIK na telefon, na miejscu), a fotograf ustawia w panelu status: oczekuje, wpłacona, zwrócona albo przepadła. Przykładowe zasady:

Sesja ślubna - zaliczka 1000 zł, płatna w 14 dni od rezerwacji, reszta miesiąc przed ślubem.
Sesje portretowe, rodzinne, noworodkowe - zaliczka 200 zł, płatna w ciągu 2 dni od rezerwacji.

Politykę anulowania spisz w regulaminie i potwierdź z klientem mailem. Przykładowo: odwołanie 14 dni lub więcej przed terminem oznacza zwrot zaliczki, a późniejsze - przepadek. Dane klienta przetwarzasz na podstawie umowy o sesję, zgodnie z RODO, a na publikację zdjęć w portfolio zbierasz osobną zgodę.

Pakiety sesji - Photo, Album, Ramki

Klient wybierający sesję rodzinną za 800 zł chętnie sięgnie po wariant z dodatkami. Każdy pakiet to osobna usługa w cenniku z własnym opisem i ceną:

Pakiet Photo - sama sesja + 20 retuszowanych zdjęć w pełnej rozdzielczości na pendrive. Cena bazowa.

Pakiet Photo + Album - sesja + 25 zdjęć + album foto 30 stron drukowany (350-500 zł wartości). Cena łączna jest niższa niż przy kupowaniu osobno.

Pakiet Photo + Album + Ramki - jak wyżej + 3 pamiątkowe odbitki 30x40 w ramkach (200-350 zł za sztukę). Prezent gotowy pod choinkę lub na rocznicę.

Klient widzi konkretną wartość dodaną i nie musi sam kompletować usług z cennika, a przeciętna wartość zamówienia rośnie, bo wiele osób wybiera środkowy wariant.

Eliminacja pytań o terminy

Fotograf bez systemu rezerwacji często dostaje kilkanaście wiadomości dziennie: "Czy w sobotę jest wolne?", "Ile kosztuje sesja rodzinna?", "Jak zarezerwować?". Każda wymaga sprawdzenia kalendarza, odpowiedzi i negocjacji. Część tych klientów odpada, jeśli nie dostanie odpowiedzi w kilka minut.

Z kalendarzem online ruch wiadomości spada. Klient klika link w bio na Instagramie, widzi cennik z opisami, wybiera typ sesji, rezerwuje wolny termin i widzi kwotę zaliczki do wpłaty. 90 sekund. Fotograf dostaje powiadomienie o nowej rezerwacji: Anna, sesja rodzinna, sobota 12 lipca 11:00, zaliczka 200 zł.

Terminarz24 jest dedykowany dla małych i średnich firm usługowych. Plany różnią się głównie limitem rezerwacji: jeden pracownik to 9-27 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji, 2-6 stanowisk to 36-72 zł netto/mies, a plan Firma dla 8, 14 lub 20 stanowisk kosztuje 90-180 zł netto/mies przy rozliczeniu rocznym i nie ma limitu rezerwacji (jest też wariant za rezerwacje, bez limitu stanowisk); powyżej 20 stanowisk obowiązuje wycena indywidualna przez formularz kontaktowy. Terminarz24 nie pobiera prowizji od rezerwacji.

Przetestuj Terminarz24 za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie i sprawdź, jak działa z Twoim studiem.