Jakie są najczęstsze czynności notarialne w polskich kancelariach?

Top 5: 1) akt notarialny zakupu nieruchomości (mieszkanie, dom, działka) - 25-35% wszystkich aktów. 2) umowa pożyczki, darowizny - 15-20%. 3) testament i poświadczenie dziedziczenia - 10-15%. 4) pełnomocnictwa, poświadczenia podpisów - 15-20%. 5) umowy spółek, zmiany w KRS - 10-15%. Każda ma inny czas (45-180 min) i wymagane dokumenty.

Czy klient może podpisać akt notarialny zdalnie (online)?

Polskie prawo wymaga **fizycznej obecności** stron przy akcie notarialnym (z wyjątkiem wybranych czynności konsularnych). Klient musi przyjść do kancelarii. Jednak wstępna konsultacja, omówienie dokumentów, planowanie czynności mogą odbyć się przez wideokonferencję lub e-mail przed wizytą.

Jakie dokumenty klient musi przygotować przed wizytą u notariusza?

To zależy od typu czynności. Akt notarialny zakupu mieszkania wymaga: dokumentów stron (PESEL, dowód osobisty), aktu własności sprzedającego, księgi wieczystej, zaświadczenia o niezaleganiu z czynszem. Testament: dokumentu strony i 2 świadków. System rezerwacji online może wysyłać klientowi automatycznie listę „co zabrać" zależnie od wybranego typu czynności.

Notariusz - rezerwacja wizyty online i dokumenty

Notariusz Antoni Lewandowski z Głogowa prowadzi kancelarię jednoosobowo - on plus sekretarka, razem obsługują około 120 aktów rocznie. Poniedziałek, 9:15 - telefon od klientki, która sprzedaje mieszkanie i potrzebuje konsultacji wstępnej. Sekretarka sprawdza kalendarz papierowy, proponuje czwartek 14:00. Klientka nie może - jest w pracy do 16:00. Następny wolny termin za 9 dni. Klientka mówi "poszukam kogoś bliżej". Strata: konsultacja 150 zł plus potencjalny akt notarialny za 700 zł + VAT.

Od kiedy Antoni wstawił rezerwację online na stronie kancelarii, klienci sami wybierają slot. Konsultacja wstępna 30 min - dostępna w piątki 13:00-17:00 przez Google Meet. Akt notarialny 60-90 min - wtorki i środy, wyłącznie stacjonarnie (zgodnie z Ustawą Prawo o notariacie fizyczna obecność stron jest wymagana). Sekretarka zamiast odbierać telefony przygotowuje dokumentację.

Dlaczego kancelaria notarialna potrzebuje rezerwacji online?

Klienci kancelarii notarialnych to ludzie 30-55 lat - kupują mieszkanie, zakładają spółkę, robią darowiznę. Dzwonienie do sekretariatu w godzinach 9-15 koliduje im z pracą. Kancelaria bez systemu online traci tych, którzy po 2 nieodebranych połączeniach wpisują w Google "notariusz + miasto" i wybierają pierwszą z rezerwacją online.

Sekretariat w jednoosobowej kancelarii to wąskie gardło. Telefony z pytaniami "kiedy wolny termin?", "jakie dokumenty zabrać?", "ile kosztuje akt?" - to praca, którą system robi automatycznie. Antoni szacuje że jego sekretarka spędzała 2-3 godz dziennie na samym umawianiu wizyt telefonicznie.

Co skonfigurować w kalendarzu kancelarii?

Każdy typ czynności notarialnej ma inny czas i koszt - w kalendarzu rezerwacji ustawiasz je jako osobne usługi:

Akt notarialny sprzedaży nieruchomości - slot 60-90 min. Taksa notarialna to około 0,5-3% wartości transakcji + VAT 23% (zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości w sprawie taksy notarialnej). Przy mieszkaniu za 400 000 zł - taksa około 2000-3000 zł + VAT.

Pełnomocnictwo - slot 15-30 min, 50-200 zł. Najprostsza czynność. Oświadczenie woli - 30 min, 100-300 zł. Odpis aktu - 5-20 zł za stronę.

Konsultacja wstępna - 30 min, 100-150 zł (lub bezpłatna przy deklaracji zlecenia aktu). Można ją prowadzić online przez wideokonferencję - klient z innego miasta omawia dokumenty przed przyjazdem do kancelarii.

W kalendarzu Antoni rozdziela sloty: akty notarialne (wymagające obecności) - wtorki-czwartki 10:00-15:00. Pełnomocnictwa i poświadczenia - codziennie w 30-min blokach. Konsultacje online - piątki po południu.

Lista dokumentów - automatyczne powiadomienie przed wizytą

Klient idący do notariusza po raz pierwszy nie wie co zabrać. Efekt: "nie ma Pan aktu własności, proszę umówić się ponownie". Zmarnowane 60 min w grafiku.

System powiadomień SMS i email rozwiązuje to automatycznie. Klient wybiera typ czynności przy rezerwacji - dostaje listę wymaganych dokumentów. Dla aktu zakupu mieszkania: dowody osobiste stron, akt własności sprzedającego, numer księgi wieczystej, zaświadczenie o niezaleganiu z czynszem. SMS 24 godz przed wizytą przypomina: "Pamiętaj zabrać: dowód, akt własności, KW".

Antoni mówi że od wdrożenia list dokumentów praktycznie zniknął problem klientów przychodzących bez papierów. Wcześniej zdarzało się to 2-3 razy w tygodniu - każdy taki przypadek to stracone 60 min i przełożona wizyta.

Dane klientów i tajemnica notarialna

Kancelaria notarialna pracuje na danych wrażliwych - PESEL, struktury własności, testamenty. Tajemnica notarialna jest zaostrzona wobec ogólnych wymogów zgodnie z RODO.

System rezerwacji online przechowuje tylko podstawowe dane kontaktowe (imię, nazwisko, telefon, typ czynności). Pełne dane - PESEL, numer dowodu, numer KW - klient przekazuje bezpośrednio w kancelarii podczas wizyty, nie przez formularz online. To minimalizacja danych zgodna z RODO.

Ile to kosztuje i jak zacząć?

Antoni płaci 9 zł netto miesięcznie (plan Starter - 1 pracownik, 100 rezerwacji/mies). Przy 120 aktach rocznie plus konsultacje wstępne - mieści się w limicie. SMS-y z przypomnieniami o dokumentach kosztują 0,17 zł netto za sztukę (pakiet 200 SMS = 34 zł). Gdyby kancelaria rosła do 2 notariuszy - plan Team od 39 zł netto/mies.

Cennik rośnie płynnie razem z firmą: jeden pracownik 9-29 zł netto/mies zależnie od liczby rezerwacji, 2-5 stanowisk 39-69 zł, a od 6 stanowisk od 79 zł bez limitu rezerwacji.

Przetestuj Terminarz24 - zarejestruj się bezpłatnie i skonfiguruj pierwszą usługę w 15 min.