Gabinet medycyny estetycznej - system rezerwacji

Weźmy gabinet medycyny estetycznej w średnim mieście: 1 lekarz, 1 kosmetolog, 180 stałych pacjentek. We wtorek rano zadzwoniła pacjentka z pytaniem o konsultację kwalifikacyjną przed botoksem na 3 obszary (czoło, kurze łapki, lwie zmarszczki - 3500 zł). Lekarka wpisała ją ręcznie w kalendarz, potem spędziła 12 minut na telefonie tłumacząc wywiad medyczny (alergie, ciąża, leki). Tydzień później pacjentka wpłaciła depozyt przelewem i pojawiła się punktualnie. Ale te 12 minut pomnożone przez 8-10 telefonów dziennie to prawie 2 godziny pracy recepcyjnej.

Po wdrożeniu e-rejestracji pacjentów online pacjentki same rezerwują konsultację za 300 zł i widzą przy rezerwacji kwotę zaliczki (wymóg zaliczki to opcja, włącza ją firma), którą wpłacają przelewem albo BLIK-iem na telefon, poza systemem. Lekarka odzyskuje te prawie 2 godziny na zabiegi, a wywiad medyczny (alergie, ciąża, leki przeciwzakrzepowe) zapisuje w notatkach w kartotece pacjenta online.

Najczęstsze zabiegi i jak je konfigurować w kalendarzu

Gabinety medycyny estetycznej opierają ofertę na kilku typach zabiegów. Każdy ma inny czas, cenę i wymagania logistyczne.

Botoks (toksyna botulinowa) - 30-45 min, 800-1500 zł za 1 obszar (czoło / kurze łapki / lwie zmarszczki). Zabieg na kilka obszarów 2500-4500 zł. Pacjentki wracają co 4-6 miesięcy - najczęściej rezerwowany online.

Kwas hialuronowy (Juvederm/Belotero/Restylane) - 45-60 min, 1000-2500 zł za 1 strzykawkę. Usta 1500-3500 zł. Korekta warg, doliny łez, fałdy nosowo-wargowe. Pacjentki wracają co 9-12 miesięcy.

Mezoterapia - 30-45 min, 400-800 zł za sesję. Pakiety 3-5 sesji w odstępach 2-tygodniowych.

Peeling chemiczny (kwas glikolowy / TCA) - 30-60 min, 200-400 zł. Sezonowy szczyt jesień-zima. Pakiety 3-4 zabiegów co miesiąc.

Lifting nici PDO / collagen - 60-90 min, 1500-3500 zł. Zabieg z wyższej półki cenowej, zwykle 1× na 12-18 miesięcy. Wymaga dokumentacji fotograficznej przed/po.

Laser frakcyjny CO2 - 60-90 min, 800-2500 zł. Pojedynczy zabieg lub seria 2-3 w odstępach 4-6 tygodni.

W kalendarzu pacjentów każdy zabieg ma osobny czas trwania i cenę, a dostępne dni wyznacza grafik lekarza. Konsultacje kwalifikacyjne wpisujesz w te godziny grafiku lekarza, w których ma wolne miejsce na dłuższą rozmowę.

Konsultacja kwalifikacyjna - wymagany krok przed zabiegiem

Każda nowa pacjentka przed pierwszym zabiegiem wymaga konsultacji kwalifikacyjnej. To wymóg medyczny - lekarz musi:

1. Ocenić stan zdrowia ogólny (nadciśnienie, leki, ciąża, alergie)
2. Sprawdzić kontraindykacje do konkretnego zabiegu
3. Omówić oczekiwania pacjentki a realny efekt zabiegu
4. Wykonać dokumentację fotograficzną „przed"
5. Pozyskać świadomą zgodę pisemną

Konsultacja trwa 30-45 minut, kosztuje 200-400 zł (odlicza się od ceny zabiegu jeśli pacjentka kontynuuje). W systemie rezerwacji to osobna usługa - pacjentka rezerwuje konsultację kwalifikacyjną, a po niej (jeśli zakwalifikowana) konkretny zabieg na inny termin.

W opisie zabiegów zaznaczasz, że pierwszy zabieg poprzedza konsultacja. Po konsultacji lekarz sam ustala z pacjentką termin zabiegu i wpisuje go w kalendarz.

Bez tego pacjentki rezerwują „w ciemno" i czasem są dyskwalifikowane (nadciśnienie, ciąża, leki przeciwzakrzepowe). Marnujesz 30-60 min grafiku.

RODO i dokumentacja medyczna w gabinecie

Gabinet medycyny estetycznej to podmiot leczniczy - dane pacjentek podlegają RODO jako szczególne kategorie danych (zdrowie, historia zabiegów, fotografie przed/po). Dokumentacja medyczna przechowywana 20 lat zgodnie z Ustawą o prawach pacjenta.

Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej - każdy zabieg generuje zapis: data, lekarz, produkt (marka i numer serii Juvederm/Belotero/Restylane), miejsce iniekcji, ilość, dokumentacja fotograficzna. System rezerwacji powinien integrować się z EDM lub pozwalać na bezpieczne notatki w karcie pacjenta.

Fotografie przed/po - zgoda na przetwarzanie zdjęć wymaga osobnej podstawy prawnej. Pacjentka może wycofać zgodę na zdjęcia w dowolnym momencie. System musi umożliwiać oznaczenie i usunięcie fotografii na żądanie.

Kontrolowana komunikacja SMS/email - przypomnienia o wizycie nie powinny zawierać szczegółów typu „korekta warg, kwas hialuronowy". Bezpieczniej: „Twoja wizyta umówiona na środę 17:00. Pamiętaj o przyniesieniu listy leków."

Zaliczki i no-show - kontrola przepływu pacjentek

Pacjentka, która nie pojawiła się na zabieg za 1500 zł - to utracona godzina pracy lekarza plus zmarnowany produkt (otwarty kwas hialuronowy nie czeka do jutra).

Mechanizm zaliczek w systemie rezerwacji:

Zabiegi 800-1500 zł (botoks, mezoterapia) - zaliczka 200-300 zł stała, wpłacana przelewem lub BLIK-iem na telefon, poza systemem. W systemie ustawiasz ją przy usłudze, a wpłatę odznaczasz w panelu.

Zabiegi 1500-3500 zł (kwas hialuronowy, lifting nici) - zaliczka w wysokości części ceny, przy usłudze ustawiasz kwotę stałą albo procent ceny.

Pacjentka, która wpłaciła 600 zł depozytu na lifting, zwykle przychodzi. Przy 4-5 drogich zabiegach tygodniowo to realna różnica w grafiku.

Kontrolne wizyty po zabiegu

Botoks wymaga kontroli po 14 dniach (czy efekt jednorodny), wypełniacze - po 14 dniach (asymetria), lifting nici - po 7 i 30 dniach. Kontrolę umawia recepcja przy wizycie zabiegu głównego. Pacjentka na botoks w środę 17:00 wychodzi z terminem kontroli 14 dni później: jeden wpis, drugi termin w grafiku, a SMS z przypomnieniem dostaje przed każdą wizytą.

Kontrole są bezpłatne (wliczone w cenę zabiegu) - nie generują przychodu, ale pacjentki, które wracają na kontrolę rzadziej zgłaszają reklamacje i chętniej umawiają kolejne zabiegi.

Terminarz24 jest dedykowany dla gabinetów lekarskich, fizjoterapii i medycyny estetycznej - sprawdź funkcje dla gabinetów medycznych.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.