Gabinet medycyny estetycznej - system rezerwacji
Dr Hanna Górska prowadzi gabinet medycyny estetycznej w Świdnicy - 1 lekarz, 1 kosmetolog, 180 stałych pacjentek. We wtorek rano zadzwoniła pacjentka z pytaniem o konsultację kwalifikacyjną przed botoksem na 3 obszary (czoło, kurze łapki, lwie zmarszczki - 3500 zł). Dr Górska wpisała ją ręcznie w kalendarz, potem spędziła 12 minut na telefonie tłumacząc wywiad medyczny (alergie, ciąża, leki). Tydzień później pacjentka wpłaciła depozyt 30% przez BLIK i pojawiła się punktualnie. Ale te 12 minut pomnożone przez 8-10 telefonów dziennie - to ponad 2 godziny pracy recepcyjnej.
Po wdrożeniu e-rejestracji pacjentów online pacjentki same wypełniają wywiad medyczny w formularzu (alergie, ciąża, leki przeciwzakrzepowe), rezerwują konsultację za 300 zł i wpłacają depozyt. Dr Górska odzyskała te 2 godziny na zabiegi - a kartoteka pacjenta online zawiera dokumentację medyczną zaszyfrowaną, z dostępem tylko dla lekarza.
Top zabiegi i jak je konfigurować w kalendarzu
Praktyka medycyny estetycznej w Polsce skupia się na 5-7 typach zabiegów. Każdy ma inny czas, cenę i wymagania logistyczne.
Botoks (toksyna botulinowa) - 30-45 min, 800-1500 zł za 1 obszar (czoło / kurze łapki / lwie zmarszczki). Wielo-obszarowy 2500-4500 zł. Pacjentki wracają co 4-6 miesięcy - najczęściej rezerwowany online.
Kwas hialuronowy (Juvederm/Belotero/Restylane) - 45-60 min, 1000-2500 zł za 1 strzykawkę. Usta 1500-3500 zł. Korekta warg, doliny łez, fałdy nosowo-wargowe. Pacjentki wracają co 9-12 miesięcy.
Mezoterapia - 30-45 min, 400-800 zł per sesja. Pakiety 3-5 sesji w odstępach 2-tygodniowych.
Peeling chemiczny (kwas glikolowy / TCA) - 30-60 min, 200-400 zł. Sezonowy szczyt jesień-zima. Pakiety 3-4 zabiegów co miesiąc.
Lifting nici PDO / collagen - 60-90 min, 1500-3500 zł. Premium zabieg, zwykle 1× na 12-18 miesięcy. Wymaga dokumentacji fotograficznej przed/po.
Laser frakcyjny CO2 - 60-90 min, 800-2500 zł. Pojedynczy zabieg lub seria 2-3 w odstępach 4-6 tygodni.
W kalendarzu pacjentów każdy zabieg ma osobny czas, cenę i dni dostępności. Botoks tylko w środy i piątki (farmaceutyka świeża). Konsultacje kwalifikacyjne codziennie 9:00-11:00.
Konsultacja kwalifikacyjna - wymagany krok przed zabiegiem
Każda nowa pacjentka przed pierwszym zabiegiem wymaga konsultacji kwalifikacyjnej. To wymóg medyczny - lekarz musi:
- Ocenić stan zdrowia ogólny (nadciśnienie, leki, ciąża, alergie)
- Sprawdzić kontraindykacje do konkretnego zabiegu
- Omówić oczekiwania pacjentki a realny efekt zabiegu
- Wykonać dokumentację fotograficzną „przed"
- Pozyskać świadomą zgodę pisemną
Konsultacja trwa 30-45 minut, kosztuje 200-400 zł (odlicza się od ceny zabiegu jeśli pacjentka kontynuuje). W systemie rezerwacji to osobna usługa - pacjentka rezerwuje konsultację kwalifikacyjną, po niej (jeśli zakwalifikowana) rezerwuje konkretny zabieg na inny termin.
W kalendarzu online pacjentka klika „Rezerwuj zabieg", widzi komunikat o wymaganej konsultacji, rezerwuje ją na najbliższy termin. Po konsultacji lekarz „kwalifikuje" pacjentkę w panelu - dopiero wtedy odblokowują się rezerwacje konkretnego zabiegu.
Bez tego pacjentki rezerwują „w ciemno" i czasem są dyskwalifikowane (nadciśnienie, ciąża, leki przeciwzakrzepowe). Marnujesz 30-60 min grafiku.
RODO i dokumentacja medyczna w gabinecie
Gabinet medycyny estetycznej to podmiot leczniczy - dane pacjentek podlegają RODO art. 9 (szczególne kategorie danych - zdrowie, historia zabiegów, fotografie przed/po). Dokumentacja medyczna przechowywana 20 lat zgodnie z Ustawą o prawach pacjenta.
Dokumentacja medyczna w postaci elektronicznej - każdy zabieg generuje zapis: data, lekarz, produkt (marka i numer serii Juvederm/Belotero/Restylane), miejsce iniekcji, ilość, dokumentacja fotograficzna. System rezerwacji powinien integrować się z EDM lub pozwalać na bezpieczne notatki w karcie pacjenta.
Fotografie przed/po - zgoda na przetwarzanie zdjęć wymaga osobnej podstawy prawnej. Pacjentka może wycofać zgodę na zdjęcia w dowolnym momencie (RODO art. 7 ust. 3). System musi umożliwiać oznaczenie i usunięcie fotografii na żądanie.
Kontrolowana komunikacja SMS/email - przypomnienia o wizycie nie powinny zawierać szczegółów typu „korekta warg, kwas hialuronowy". Bezpieczniej: „Twoja wizyta umówiona na środę 17:00. Pamiętaj o przyniesieniu listy leków."
Zaliczki i no-show - kontrola przepływu pacjentek
Pacjentka która nie pojawiła się na zabieg za 1500 zł - to utracona godzina pracy lekarza plus zmarnowany produkt (otwarty kwas hialuronowy nie czeka do jutra).
Mechanizm zaliczek w systemie rezerwacji:
Zabiegi 800-1500 zł (botoks, mezoterapia) - zaliczka 200-300 zł stała, pobierana BLIK przy rezerwacji online.
Zabiegi 1500-3500 zł (kwas hialuronowy, lifting nici) - zaliczka 30% ceny (450-1050 zł).
Z naszych obserwacji u klientów Terminarz24 - po wprowadzeniu zaliczek no-show spada kilkukrotnie. Pacjentka, która wpłaciła 600 zł depozytu na lifting, praktycznie zawsze przychodzi. Przy 4-5 zabiegach premium tygodniowo to realna różnica w grafiku.
Kontrolne wizyty po zabiegu
Botoks wymaga kontroli po 14 dniach (czy efekt jednorodny), wypełniacze - po 14 dniach (asymetria), lifting nici - po 7 i 30 dniach. W systemie rezerwacji online można automatycznie zaplanować kontrolę przy rezerwacji zabiegu głównego. Pacjentka rezerwuje botoks na środę 17:00 - system proponuje kontrolę 14 dni później. Jeden klik, drugi termin w grafiku, SMS przypominający o każdym.
Kontrole są bezpłatne (wliczone w cenę zabiegu) - nie generują przychodu, ale pacjentki które wracają na kontrolę rzadziej zgłaszają reklamacje i chętniej umawiają kolejne zabiegi.
Terminarz24 jest dedykowany dla gabinetów lekarskich, fizjoterapii i medycyny estetycznej - sprawdź funkcje dla gabinetów medycznych. Plan Starter 9 zł netto/mies wystarczy na start z jednym lekarzem - zarejestruj się bezpłatnie.