Firma ogrodnicza i pielęgnacja terenu - jak planować sezon?

Firma ogrodnicza pracuje inaczej niż większość usługodawców. Przez kilka miesięcy w roku telefon dzwoni bez przerwy, kalendarze się zapychają, a pracownicy biegają między zleceniami od świtu do zmierzchu. Potem przychodzi październik i robi się cicho. Jeśli nie zaplanujesz intensywnych miesięcy z wyprzedzeniem, tracisz klientów, pieniądze i nerwy.

Sezonowość w firmie ogrodniczej - wyzwanie planistyczne

Branża ogrodnicza ma dwa szczyty: wiosenny (marzec-maj) i jesienny (wrzesień-październik), a między nimi lato z regularnym koszeniem. W marcu klienci chcą porządków po zimie, przycięcia żywopłotów i pierwszego koszenia, a we wrześniu wraca zapotrzebowanie na przesadzanie bylin, sadzenie drzew i przygotowanie trawnika do zimy. Od listopada do lutego zostają małe zlecenia.

Klienci często dzwonią dopiero wtedy, gdy trawa im "urosła za bardzo". Bez harmonogramu reagujesz na problemy zamiast nimi zarządzać. Doświadczone firmy umawiają klientów na cały sezon z góry, jesienią lub zimą, kiedy jest czas na rozmowę.

Ustaw usługi z czasami trwania i widełkami cenowymi: koszenie trawnika około złotówki za m² z minimalną opłatą za zlecenie (np. 80 zł), cięcie żywopłotu zależnie od wysokości, sadzenie roślin rozliczane godzinowo. Działka 300 m² to 45 minut, a kompleksowa pielęgnacja dużego ogrodu z żywopłotem może zająć 3-4 godziny. Czas usługi wybierasz z gotowej listy (do 4 godzin co 15 minut, dłużej co 30), więc grafik nie rozjeżdża się w ciągu dnia.

Sezon dzieli się na cztery okresy. Wiosną (marzec-maj) dominuje sprzątanie ogrodu (grabienie liści, pierwsze cięcie, sadzenie) za 800-2000 zł za kompleksową usługę, latem (czerwiec-sierpień) regularne koszenie, jesienią (wrzesień-październik) sprzątanie za 600-1500 zł plus przygotowanie do zimy, a od listopada do lutego małe zlecenia, np. ścinka drzew. Przy większych pracach przygotuj kosztorys z podziałem na etapy, a po nasadzeniach protokół odbioru, żeby klient wiedział, za co płaci.

Jak ustawić cykliczne wizyty dla stałych klientów

Koszenie co dwa tygodnie od maja do września to 10 pewnych zleceń w sezonie od jednego klienta, bez wysiłku sprzedażowego.

Przyjmijmy, że Andrzej prowadzi firmę ogrodniczą z trzema pracownikami, kosiarkami, podkaszarkami, piłą spalinową i około 80 stałymi klientami. Pracuje na zeszytach i telefonach. W maju odbiera 20 telefonów dziennie i myli adresy, a w jednym tygodniu dwie ekipy przyjeżdżają do tego samego klienta, podczas gdy inny czeka daremnie. Ekipy stoją rano w bazie po 30 minut, bo trzeba ustalić, co dziś robią. Na początku czerwca przychodzą dwie reklamacje od stałych klientów, a jedna z klientek zatrudnia inną firmę, co przy 10 wizytach w sezonie po 120 zł daje 1200 zł mniej.

Gdyby Andrzej ustawił na początku sezonu wizyty cykliczne, klient wybierałby termin online, a ekipy widziałyby grafik na dwa tygodnie wprzód i planowały trasy po okolicy. Klient dostawałby SMS przed wizytą z nazwą usługi, a Andrzej nie tracił 30 minut dziennie na poranne ustalenia.

W praktyce umawiasz z klientem cały harmonogram, np. koszenie w każdą drugą sobotę, i wpisujesz go do systemu. Przed wizytą system wysyła jedno przypomnienie, a jego czas ustawiasz od 1 godz. do 30 dni, domyślnie dzień wcześniej. Ekipa jedzie na zaplanowaną trasę bez przerw na telefony i ustalanie, czy "dziś pasuje", co oszczędza poranne 30 minut postoju. Przyjmijmy trzech pracowników: to 90 minut dziennie.

Dobrym pomysłem są też wizyty sezonowe, np. "przygotowanie ogrodu na zimę" w październiku (600-1500 zł) dla stałych klientów. Propozycję z linkiem do rezerwacji możesz wysłać kampanią SMS lub e-mail do klientów, którzy wyrazili zgodę marketingową (maks. 100 odbiorców naraz, 1 kampania na 24 godziny), i zobaczyć, ile osób zapisze się bez telefonu.

Zarządzanie sezonem szczytowym - marzec-maj i wrzesień-październik

W szczycie największy problem to nie brak zleceń, ale brak kontaktu z klientem. Ktoś pisze na Facebooku, ktoś SMS, ktoś dzwoni i wszystko ginie w szumie. Kiedy grafik jest pełny, nie masz czasu odbierać każdego telefonu.

Rezerwacje online przejmują część tego ruchu: klient widzi dostępne terminy i sam się zapisuje, a Ty wieczorem zatwierdzasz nowe rezerwacje i planujesz następny dzień. Pomaga też minimalne wyprzedzenie rezerwacji online. Przy ustawieniu 2 dni klient, który zapisuje się w poniedziałek, dostanie najwcześniej termin na środę, a Ty masz czas na przejazd, narzędzia i pytania o zakres prac. Zlecenia dodawane w panelu możesz wpisać na dowolny termin.

Dla ekip terenowych przydatne jest zarządzanie pracownikami i przypisywanie pracowników do zleceń: jeden specjalista od nasadzeń, jeden brygadzista od koszenia (każdy jako osobne stanowisko), a grafik nie miesza ich bez powodu.

Komunikacja z klientami przed i po wizycie

Klient firmy ogrodniczej rzadko jest w domu podczas wizyty ekipy: zamawia usługę, podaje dostęp do ogrodu i czeka na efekt.

Przed wizytą wyślij przypomnienie SMS z datą, godziną i nazwą usługi. Eliminuje to sytuację, gdy ekipa przyjeżdża, a furtka jest zamknięta, bo właściciel zapomniał. Po wizycie wyślij krótką wiadomość z opisem wykonanych prac. Opcjonalna prośba o opinię (włącza ją firma) kieruje klienta do oceny na wizytówce Terminarz24, więc jeśli coś poszło nie tak, dowiesz się od razu, a nie z negatywnej opinii tydzień później.

Do stałych klientów możesz dołączyć link do odwołania lub przełożenia wizyty, na przykład: "Następne koszenie za 2 tygodnie - kliknij, żeby zmienić termin". Taki link w SMS-ie jest opcjonalny i włącza go firma.

Jak pozyskiwać nowych klientów na usługi ogrodnicze online

Wiele firm ogrodniczych zdobywa klientów z poleceń. To dobre źródło, ale na dłuższą metę niewystarczające: klienci wpisują "firma ogrodnicza Kraków" albo "koszenie trawnika Poznań" i klikają w wynik, który budzi zaufanie. Zaufanie buduje możliwość natychmiastowego działania, czyli sprawdzenia dostępności i umówienia wizyty bez telefonu, a do tego widoczna oferta z cenami lub widełkami, zdjęcia z realizacji i opinie klientów. Strona z przyciskiem "Zarezerwuj termin" zwykle sprawdza się lepiej niż napis "prosimy o kontakt telefoniczny w godzinach 8-16".

Terminarz24 jest dedykowany dla ekip montażowych, fachowców i firm sprzątających: Terminarz24.pl dla firm serwisu domowego.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.