Polityka prywatności Terminarz24.pl
1. Informacje ogólne
1.1 Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania i ochrony danych osobowych przekazanych przez Użytkowników w związku z korzystaniem z serwisu internetowego Terminarz24.pl.
1.2 Administratorem danych osobowych zawartych w serwisie jest: JDPL Damian Lalewicz z siedzibą w Bolechowicach (32-082), ul. Siedliski 12B, NIP: 8661653884, REGON: 369145787 (dalej: "Administrator").
1.3 Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, że zbierane przez niego dane są przetwarzane zgodnie z prawem (RODO) i bezpiecznie przechowywane.
2. Cele i podstawy przetwarzania danych
Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w następujących celach i w oparciu o następujące podstawy prawne:
2.1 Świadczenie usług drogą elektroniczną (założenie i utrzymanie Konta, obsługa subskrypcji) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (niezbędność do wykonania umowy).
2.2 Realizacja obowiązków prawnych (wystawianie i przechowywanie faktur, księgowość) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
2.3 Obsługa reklamacji i zapytań (formularz kontaktowy, e-mail) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b oraz f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
2.4 Cele analityczne i statystyczne (analiza sposobu korzystania z serwisu w celu jego ulepszania) – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
2.5 Marketing bezpośredni własnych usług – podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
2.6 Administrator nie stosuje zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
3. Odbiorcy danych i transfer poza EOG
3.1 W celu prawidłowego działania Serwisu, Administrator korzysta z usług zewnętrznych podmiotów. Dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców:
- a. Dostawcy usług hostingowych i serwerowych (OVH SAS) – w celu przechowywania danych na serwerze.
- b. Dostawca przechowywania plików i kopii zapasowych bazy danych (Cloudflare, Inc. – usługa Cloudflare R2) – w celu przechowywania plików graficznych oraz backupów bazy danych.
- c. Operator płatności (ING Bank Śląski S.A. – usługa imoje) – w celu procesowania płatności za Subskrypcję (Administrator nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych).
- d. Biuro rachunkowe / System księgowy (np. wFirma) – w celu wystawiania faktur i rozliczeń podatkowych.
- e. Dostawcy narzędzi komunikacyjnych: JUSTSEND Sp. z o.o. (usługa JustSend) — wysyłka wiadomości SMS, Zoho Corporation B.V. (usługa ZeptoMail) — wysyłka wiadomości email transakcyjnych.
- f. Dostawca monitoringu błędów aplikacji (Functional Software, Inc. – usługa Sentry) – w celu wykrywania i naprawy błędów technicznych Serwisu.
- g. Dostawca ochrony przed nadużyciami (Arcjet Limited – usługa Arcjet) – w celu ochrony Serwisu przed automatycznymi atakami i nadmiernym obciążeniem (rate limiting).
- h. Dostawca usług analitycznych (Google LLC — usługa Google Analytics) — w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu i tworzenia statystyk odwiedzin.
- i. Dostawca session replay i heatmap (Microsoft Corporation — usługa Microsoft Clarity) — w celu analizy zachowań użytkowników i wykrywania problemów UX.
- j. Dostawca usługi kalendarza (Google Ireland Limited / Google LLC — usługa Google Calendar) — wyłącznie w przypadku Użytkowników, którzy samodzielnie włączyli opcjonalną integrację, w celu synchronizacji terminów rezerwacji. Szczegóły: § 10.
3.2 Transfer danych poza EOG. W związku z tym, że Administrator korzysta z nowoczesnych technologii (chmura obliczeniowa), niektóre dane mogą być przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (głównie do USA). Administrator zapewnia, że w takim przypadku przekazywanie danych odbywa się w oparciu o stosowne zabezpieczenia prawne, w szczególności na podstawie Standardowych Klauzul Umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską, co gwarantuje odpowiedni stopień ochrony danych. W przypadku transferów do Stanów Zjednoczonych, Administrator opiera się również na decyzji wykonawczej Komisji Europejskiej z dnia 10 lipca 2023 r. stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w ramach EU-US Data Privacy Framework (DPF), pod warunkiem że dany odbiorca jest certyfikowany w programie DPF.
4. Dane zbierane automatycznie
4.1 W trakcie korzystania z Serwisu automatycznie zbierane są następujące dane techniczne: adres IP, typ i wersja przeglądarki internetowej, system operacyjny, rozdzielczość ekranu, język przeglądarki, data i godzina odwiedzin, odwiedzone podstrony oraz adres strony, z której nastąpiło przekierowanie (referer).
4.2 Dane te przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu, bezpieczeństwa oraz analiz statystycznych.
5. Okres przechowywania danych
5.1 Dane osobowe przechowywane są przez okres niezbędny do realizacji celów, dla których zostały zebrane, a po jego upływie — przez okres wymagany przez obowiązujące przepisy prawa.
| Kategoria danych | Okres przechowywania |
|---|---|
| Dane konta Użytkownika | Przez czas trwania umowy + 30 dni po usunięciu konta |
| Dane fakturowe i rozliczeniowe | 5 lat od końca roku podatkowego (art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości) |
| Dane analityczne (Google Analytics) | 14 miesięcy |
| Dane analityczne (Microsoft Clarity) | 12 miesięcy |
| Kopie zapasowe (backupy) | 30 dni |
| Dane rezerwacji klientów końcowych | Do czasu usunięcia przez Użytkownika lub 30 dni po zamknięciu konta Użytkownika |
| Dane z formularza kontaktowego | Do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| Logi serwera | 30 dni |
| Dziennik audytu RODO (rejestr operacji anonimizacji i usunięć) | Bezterminowo (art. 5 ust. 2 RODO — zasada rozliczalności) |
| Dane sesji użytkowników (login, urządzenia) | Do wylogowania, maksymalnie 30 dni (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes, bezpieczeństwo) |
| Logi systemowe i audyt operacyjny aplikacji | 90 dni (art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes, bezpieczeństwo) |
| Dziennik zgód na cookies | 3 lata od ostatniej zmiany zgody (art. 7 ust. 1 RODO — okres dowodowy uzyskanej zgody) |
5.2 Archiwizacja kont nieaktywnych
Konta korzystające z planu darmowego (Free), w których żaden użytkownik nie zalogował się ani nie wykonał operacji w panelu przez 12 kolejnych miesięcy, są automatycznie archiwizowane. Procedura obejmuje trzy wiadomości e-mail wysłane z wyprzedzeniem (na 90, 30 i 7 dni przed archiwizacją), 30-dniowy okres karencji po archiwizacji z możliwością przywrócenia konta jednorazowym linkiem przesłanym e-mailem.
W trakcie okresu karencji Użytkownik może na żądanie skierowane na adres [email protected] otrzymać kopię swoich danych w formacie CSV (realizacja prawa do przenoszenia danych — art. 20 RODO). Po trwałym usunięciu konta dane osobowe są domyślnie anonimizowane w sposób nieodwracalny; na wyraźne żądanie Użytkownika realizujemy pełne usunięcie danych w miejsce anonimizacji (realizacja prawa do bycia zapomnianym — art. 17 RODO).
Dokumenty rozliczeniowe (faktury, dane płatności) są przechowywane niezależnie od archiwizacji konta przez okres 5 lat od końca roku obrotowego, zgodnie z art. 74 ust. 2 ustawy o rachunkowości — w tym okresie nie podlegają anonimizacji ani usunięciu.
Dla Kont znajdujących się w okresie próbnym (trial), na których nie odnotowano dotychczas żadnej płatności za Subskrypcję, dostępna jest dodatkowo ścieżka samoobsługowa, umożliwiająca samodzielne zgłoszenie żądania usunięcia Konta z panelu zarządzania. W tym przypadku dane są usuwane w całości, bez zastosowania anonimizacji, z zachowaniem 24-godzinnego okna umożliwiającego wycofanie żądania.
Pełna procedura jest opisana w § 8.4 Regulaminu (archiwizacja kont nieaktywnych) oraz w § 8.5 Regulaminu (samodzielne usunięcie Konta w okresie próbnym).
6. Prawa użytkownika
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące prawa:
6.1 Prawo dostępu do treści swoich danych.
6.2 Prawo do sprostowania danych (poprawiania).
6.3 Prawo do usunięcia danych ("prawo do bycia zapomnianym") – o ile nie stoją temu na przeszkodzie przepisy prawa (np. konieczność przechowywania faktur przez 5 lat). Dla Kont w okresie próbnym prawo to można zrealizować samodzielnie w panelu (Ustawienia → Ogólne → Strefa niebezpieczna) — szczegóły w § 8.5 Regulaminu. Pozostałe Konta — kontakt na adres [email protected].
6.4 Prawo do ograniczenia przetwarzania.
6.5 Prawo do przenoszenia danych.
6.6 Prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.
6.7 W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem: [email protected]
6.8 Użytkownik ma również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (PUODO), jeśli uzna, że przetwarzanie narusza przepisy RODO.
7. Pliki Cookies i Analityka
7.1 Serwis wykorzystuje pliki cookies (ciasteczka). Są to niewielkie informacje tekstowe, wysyłane przez serwer WWW i zapisywane po stronie użytkownika.
7.2 Administrator stosuje dwa rodzaje plików cookies:
- a. Cookies niezbędne (techniczne): Konieczne do prawidłowego funkcjonowania strony, logowania do Konta i utrzymania sesji Użytkownika. Tych plików nie można wyłączyć w ramach serwisu, gdyż uniemożliwiłoby to działanie aplikacji.
- b. Cookies analityczne (np. Google Analytics, Microsoft Clarity — session replay, heatmapy): Służą do tworzenia anonimowych statystyk oraz zrozumienia sposobu, w jaki Użytkownicy korzystają z Serwisu (kliknięcia, scrollowanie, frustracje typu rage clicks).
- c. Cookies marketingowe (opcjonalne): Wykorzystywane do prezentacji spersonalizowanych treści marketingowych oraz analizy skuteczności kampanii reklamowych. Aktualnie kategoria jest przygotowana pod przyszłe integracje (np. Meta Pixel, Google Ads remarketing) — w chwili obecnej Serwis nie aktywuje narzędzi marketingowych nawet po wyrażeniu zgody w tej kategorii.
7.3 Szczegółowa lista plików cookies stosowanych w Serwisie:
| Nazwa cookie | Cel | Czas wygaśnięcia | Kategoria |
|---|---|---|---|
| better-auth.session_token | Utrzymanie sesji logowania | 7 dni / do wylogowania | Niezbędne |
| cookieConsent | Zapamiętanie preferencji cookies | 1 rok | Niezbędne |
| cookie-consent-session-id | Anonimowy identyfikator sesji dla dziennika zgód cookies (art. 7 ust. 1 RODO) | 1 rok | Niezbędne |
| _ga | Identyfikator Google Analytics | 14 miesięcy | Analityczne |
| _ga_* | Utrzymanie stanu sesji GA | 14 miesięcy | Analityczne |
| _clck | Microsoft Clarity user ID | 1 rok | Analityczne |
| _clsk | Microsoft Clarity session | 1 dzień | Analityczne |
| MUID | Microsoft user ID | 12 miesięcy | Analityczne |
7.4 Użytkownik ma możliwość ograniczenia lub wyłączenia dostępu plików cookies do swojego urządzenia w ustawieniach przeglądarki internetowej. Zastrzega się, że wyłączenie plików niezbędnych może wpłynąć na niektóre funkcjonalności Serwisu (np. problemy z logowaniem).
8. Bezpieczeństwo danych
8.1 Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną.
8.2 Dostęp do Konta zabezpieczony jest hasłem. Komunikacja między urządzeniem Użytkownika a serwerem jest zaszyfrowana przy użyciu protokołu SSL (kłódka w przeglądarce).
9. Dane klientów końcowych (Rezerwujących Wizyty)
9.1 Serwis Terminarz24.pl pełni rolę wyłącznie dostawcy oprogramowania (SaaS) dla swoich Użytkowników-przedsiębiorców (np. właścicieli warsztatów, salonów, gabinetów, szkół, stacji kontroli pojazdów i innych firm usługowych).
9.2 W stosunku do danych osobowych klientów końcowych (osób rezerwujących usługi poprzez platformę), prawowitym Administratorem Danych w rozumieniu RODO jest konkretny Użytkownik (firma), do której umawiana jest wizyta.
9.3 Terminarz24.pl (Administrator Serwisu) pełni w tym procesie rolę Podmiotu Przetwarzającego (Procesora), któremu Usługodawca powierzył dane w celu technicznej obsługi Systemu Rezerwacji, na podstawie odrębnej Umowy Powierzenia Przetwarzania Danych.
9.4 Wszelkie wnioski o realizację praw (np. usunięcie danych rezerwacji, prawo dostępu do historii wizyt) osoby rezerwujące wizyty powinny kierować bezpośrednio do wybranej firmy, z którą zawierają umowę wykonania usługi.
10. Integracja z Google Calendar
10.1 Zakres i cel. Serwis udostępnia opcjonalną, domyślnie wyłączoną integrację z Google Calendar, uruchamianą wyłącznie na wyraźne żądanie Użytkownika (OAuth 2.0). Serwis wnioskuje o jeden zakres uprawnień — https://www.googleapis.com/auth/calendar.events — i wykorzystuje go tylko po to, aby zapisywać potwierdzone rezerwacje jako wydarzenia w kalendarzu pracownika oraz odczytywać jego istniejące wydarzenia i blokować odpowiadające im godziny w Serwisie, zapobiegając podwójnym rezerwacjom. Serwis nie uzyskuje dostępu do poczty Gmail, plików Google Drive, kontaktów ani innych danych konta Google.
10.2 Przechowywane dane. Adres e-mail połączonego konta Google, identyfikator kalendarza, tokeny dostępowe i odświeżające (szyfrowane AES-256-GCM), identyfikatory utworzonych wydarzeń oraz — dla wydarzeń pobranych z Google — datę, godzinę i tytuł wydarzenia niezbędne do zablokowania terminu. Opisy wydarzeń, załączniki i listy uczestników nie są pobierane. Odbiorca danych i zasady transferu poza EOG — patrz § 3 (pkt j. oraz 3.2).
10.3 Ograniczone wykorzystanie (Limited Use). Wykorzystanie i przekazywanie informacji otrzymanych z interfejsów API Google odbywa się zgodnie z Google API Services User Data Policy, w tym z wymogami Limited Use. Administrator nie wykorzystuje tych danych do celów reklamowych, marketingowych ani profilowania, nie sprzedaje ich i nie udostępnia podmiotom trzecim, brokerom danych ani sieciom reklamowym, nie wykorzystuje ich do trenowania zgeneralizowanych modeli sztucznej inteligencji ani uczenia maszynowego, a osobom fizycznym udostępnia je do wglądu wyłącznie gdy jest to niezbędne dla bezpieczeństwa, wymagane prawem lub gdy Użytkownik wyrazi na to wyraźną zgodę (np. zgłaszając awarię do wsparcia technicznego).
10.4 Odwołanie zgody. Użytkownik może w dowolnym momencie rozłączyć integrację w panelu Serwisu (Pracownicy → edycja pracownika → Google Calendar → Rozłącz) lub pod adresem myaccount.google.com/permissions. Rozłączenie — podobnie jak usunięcie Konta — trwale usuwa z bazy Serwisu tokeny oraz powiązania z wydarzeniami Google.
11. Postanowienia końcowe
11.1 Niniejsza Polityka prywatności stanowi integralną część zasad funkcjonowania Serwisu Terminarz24.pl i jest publicznie dostępna w celu realizacji obowiązku informacyjnego wynikającego z RODO.
11.2 Administrator zastrzega sobie prawo do zmian w Polityce Prywatności w przypadku zmian przepisów prawa lub rozwoju technologii. O istotnych zmianach Użytkownicy będą informowani mailowo lub poprzez komunikat w Serwisie.
11.3 Polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 27.03.2026 r. Ostatnia aktualizacja: 17.08.2026 r.