Rezerwacja masażu online: 4 sytuacje z dnia salonu

Sobota, 18:45. Anna prowadzi salon masażu i właśnie kończy lomi lomi za 380 zł - dłonie w olejku, klientka rozluźniona, w gabinecie ciemno i cicho. Telefon dzwoni piąty raz w ciągu pół godziny. Pan Marek, który miał o 19:00 gorące kamienie za 320 zł, jeszcze nie dał znaku życia. Dwa wolne terminy na poniedziałek zostają puste, bo osoby, które nie mogą się dodzwonić, rezerwują w innym salonie.

Dla salonu bez rezerwacji online to zwykły sobotni wieczór. Według Saloner wdrożenie rezerwacji online znacząco zmniejsza liczbę odwołanych wizyt i podnosi obłożenie grafiku.

Telefon dzwoni w trakcie zabiegu - kto wtedy rezerwuje?

Masaż relaksacyjny 60 min, cena rynkowa 120-200 zł. Klientka leży na stole, świeca pachnie lawendą, a Twoje ręce są w olejku. Telefon na biurku wibruje. Możesz go zignorować i potencjalny klient odejdzie do konkurencji albo przerwać zabieg, wytrzeć ręce i zepsuć klimat, za który płaci 180 zł.

Przy rezerwacjach online telefon może leżeć wyciszony. Klient wchodzi na wizytówkę salonu, widzi wolne terminy (kalendarz dzieli dzień na kratki co 15, 30, 45 lub 60 min), wybiera masaż klasyczny i godzinę. Rezerwacja trafia do Twojego kalendarza; domyślnie czeka na Twoje potwierdzenie, a po wyłączeniu ręcznego zatwierdzania potwierdza się od razu. W tym czasie Ty kończysz zabieg.

Voucher walentynkowy, Dzień Matki, Wigilia - sezonowość której nie da się obsłużyć ręcznie

Cztery dni przed Walentynkami w salonie masażu rozdzwania się telefon. Mężowie i partnerzy chcą kupić voucher na masaż dla dwojga, najlepiej lomi lomi 120 min (rynkowo 300-500 zł) albo gorące kamienie 90 min (220-400 zł). Bez systemu sprzedaż wygląda tak: telefon, ręczne wystawienie vouchera, mail, przelew, papierowy bon, wpisanie do zeszytu. 15 minut na jeden voucher. Dziesięć voucherów = 2,5 godziny pracy zamiast trzech zabiegów.

Z panelem i wizytówką online sprzedaż voucherów jest prostsza. Terminarz24 nie przyjmuje płatności za vouchery, więc zakup wygląda tak:

• Klient pisze lub dzwoni, a wizytówka salonu pokazuje mu ofertę usług o każdej porze
• Płaci przelewem albo BLIK-iem na telefon salonu
• Po wpłacie sprzedajesz mu pakiet usług w panelu
• Pakiet ma ustawioną ważność - rekomendowana to 6 miesięcy, bo krótsza presuje realizację, dłuższa rozmywa przychód
• Obdarowana osoba umawia termin online, a saldo pakietu widać w panelu

Walentynki, Dzień Kobiet, Dzień Matki, Mikołaj i Wigilia to pięć szczytów rocznie, w których voucher SPA jest produktem pierwszego wyboru na prezent. Salon z ofertą widoczną w internecie o każdej porze łapie klientów, którzy w tych dniach nie czekają na odebranie telefonu.

Przedsprzedaż voucherów to też zarządzanie ryzykiem. Jeśli sprzedasz 40 voucherów na lomi lomi w grudniu po 380 zł, masz 15 200 zł na koncie i jednocześnie 40 zabiegów po 120 min do oddania w ciągu pół roku. Saldo pakietów sprawdzisz w panelu, więc grafik zaplanujesz tak, żeby w marcu nie utonąć w realizacjach.

No-show w sobotę 19:00 - Pan Marek z 320 zł się nie pojawia

Wracamy do Anny. Pan Marek miał gorące kamienie 90 min za 320 zł. Nie przyszedł, nie zadzwonił. Anna ma 320 zł straty i pusty wieczorny termin, którego już nie zapełni.

Pierwsza obrona to zaliczka. Według Booksy wprowadzenie przedpłaty 50% zmniejsza no-show o około 50%. W Terminarz24 zaliczka jest opcją przy usłudze i włącza ją firma. Klient rezerwujący gorące kamienie 90 min widzi przy rezerwacji 160 zł, wpłaca je poza systemem (przelew albo BLIK na telefon salonu), a Ty oznaczasz w panelu status: oczekuje, wpłacona, zwrócona lub przepadła. Zwykła zaliczka podlega zwrotowi; przepada tylko zadatek albo kwota potrącona zgodnie z regulaminem salonu.

Druga warstwa to automatyczne przypomnienia. Jest jedno na wizytę, a jego czas ustawiasz sam, od 1 godz. do 30 dni przed terminem (domyślnie 24 godz.). Przykładowy SMS: "Dzień dobry, Panie Marku, jutro o 19:00 czeka Pana wizyta - gorące kamienie 90 min. Odwołaj lub przełóż: [link]". Link do zarządzania wizytą jest opcjonalny i włącza go firma. SMS kosztuje 0,12-0,18 zł netto, zależnie od pakietu, więc przy 200 wizytach miesięcznie to około 30 zł - mniej niż jeden uratowany masaż.

Trzecia warstwa to lista oczekujących, opcjonalna i włączana przez firmę. Gdy termin się zwolni, system powiadamia oczekujących SMS-em i e-mailem, a ten, kto zarezerwuje pierwszy, może go zająć. Sobota wieczorem w salonie masażu zwykle ma kolejkę - trzeba ją tylko mieć zapisaną.

Przeniesienie wizyty bez 6 SMS-ów w obie strony

Klient ma masaż sportowy w czwartek o 17:00 (rynkowo 200-250 zł). Pisze w środę: "Pani Aniu, czy da się przesunąć na piątek?". Bez systemu zaczyna się ping-pong: jaki piątek, którą godzinę masz wolną, nie pasuje, to może sobota, sobota mam, ale o 11, dobrze, ok, potwierdza Pani? Sześć wiadomości w obie strony, 20 minut Twojego czasu między klientami.

Z rezerwacjami online klient klika link z SMS-a (o ile salon włączył link do zarządzania wizytą) albo loguje się do panelu klienta, widzi swój termin, wybiera nową datę z wolnych terminów i przenosi wizytę sam. Termin zmienia się w Twoim kalendarzu bez rozmowy. Trzy minuty zamiast dwudziestu.

Co zmienia rezerwacja online w salonie masażu

Cztery sytuacje, jeden mechanizm: odbieranie telefonów i uzgadnianie przesunięć przestają zabierać czas spod rąk masażystki, a sprzedaż vouchera nadal prowadzisz sama, tylko umawianie jego realizacji przechodzi online. Anna z naszej scenki nie odbiera już telefonu w trakcie lomi lomi, bo klient widzi wolne terminy sam.

Terminarz24 jest dedykowany dla salonów fryzjerskich, kosmetycznych i SPA: Terminarz24.pl dla salonów urody.

Przetestuj Terminarz24.pl za darmo, bez zobowiązań - zarejestruj się bezpłatnie.